Los gastos empresariales representan un importante desembolso para cualquier empresa y pueden salirse fácilmente de control e inclusive llegar a presentar discrepancia fiscal, por ello, es importante informes bien a tus empleados de cuáles son los viáticos deducibles y cuáles son los requisitos para deducir gastos estipulados por las autoridades hacendarias.
Lo primero que debes dejar claro a todo tu personal, cuáles son considerados gastos empresariales deducibles y cuáles no.
Requisitos de deducibilidad para que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) reconozca la deducibilidad de los desembolsos, estos deben realizarse:
. Con un propósito meramente empresarial y por personas que laboren directamente para tu empresa o tengan un contrato de prestación de servicios empresariales con la misma.
. A una distancia mínima de 50 kilómetros del domicilio fiscal de tu negocio. Recabando comprobantes que cumplan con los requisitos fiscales del SAT, si se hacen dentro del país, o documentación comprobatoria clara y completa si se llevan a cabo en el extranjero.
¿Qué incluyen los viáticos deducibles?
La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) estipula claramente como gastos de viaje deducibles los que se hacen por concepto de:
. Alimentación
. Hospedaje
. Transporte
. Utilización temporal de automóviles (cuando se usan como parte del viaje)
Pero en cada región hay límites de cantidades dependiendo de si se trata de viajes nacionales o internacionales, y en todos los casos debe existir documentación que compruebe que se haya realizado el viaje, como facturas de hospedaje, transporte y/o alimentación.
Límites en viajes nacionales
En el caso de desplazamientos dentro del país la LISR establece los siguientes límites de gasto:
. Hospedaje nacional no tiene límite establecido
. Hasta $750 pesos diarios por persona para alimentos, los cuales deben pagarse con una tarjeta empresarial
. En renta de autos, solo se deducirán hasta $850 pesos diarios. Si el empleado usa su propio vehículo, se deducirán los gastos en gasolina y los correspondientes al servicio mecánico de la unidad hasta por $.93 centavos por cada kilómetro recorrido. ( Si es propiedad de la empresa, no hay límite por kilómetros recorridos)
Límites en viajes al extranjero
Para cuando el ejecutivo o empleado viaja fuera del país, los límites se amplían y son los siguientes:
. Hasta $1,500 pesos diarios por persona por concepto de alimentación
. Hasta $3,850 pesos diarios por hospedaje
. La deducibilidad del gasto en autos rentados se limita igualmente a $850 pesos diarios
En ninguno de los dos casos se estipula un límite al gasto en el medio de transporte comercial utilizado por la persona que viaja, por lo que no importa si lo hace vía terrestre o aérea, o en clase económica o en primera clase.
Para facilitar tanto al empleado como a la empresa, la comprobación de los gastos ante el SAT, lo más práctico es que otorgues a tus empleados tarjetas de servicio que permitan gestionar los gastos antes, durante y después de realizarlos, teniendo un total control de los recursos con un ahorro significativo del tiempo invertido. Un ejemplo es Ticket Empresarial, de Edenred.
Además de administrar mejor el presupuesto de los viajes, esta herramienta es una garantía de que las autoridades hacendarias reconocerán los desembolsos como hechos por tus empleados y esto te permitirá agilizar el trámite de deducibilidad de los viáticos.
Finalmente, te sugerimos crear una política clara sobre cuáles son los gastos empresariales deducibles y los requisitos que deben cumplir, e informa perfectamente de ello a tus empleados para que evites contratiempos posteriores.
María Fernanda Guerrero Díaz, Marketing Ticket Empresarial
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