El papel de un departamento de finanzas ha evolucionado rápidamente. Antes se dedicaban únicamente a la gestión del flujo de caja, las nóminas y la presentación de informes. Eran tareas duras y frías, sin necesariamente tener nexo alguno con el resto de departamentos en la empresa.
Eso cambió para siempre al dejar de lado las tareas repetitivas y mundanas y seguirá así para el 2023. Actualmente el 76% de las empresas manifestaron confiar en la automatización de procesos para mejorar sus gestiones.
Hoy se confía en los equipos financieros por su experiencia en la asignación de presupuestos, el rendimiento y las previsiones futuras para ayudar a preparar a la empresa tanto para los escenarios esperados como para los inesperados. Sin embargo, hay que quitarles peso sin importancia para que focalicen su energía en lo que cuenta.
Como líder de tu empresa, debes asegurarte de que el departamento financiero funcione de la mejor manera posible y que empleen los sistemas más actualizados. Por ello, vamos a repasar las 6 maniobras infaltables para que tu departamento de finanzas destaque su labor y optimice de la mejor forma sus resultados. ¿Listo? ¡Empecemos!
Las 6 maniobras infaltables para los equipos financieros
1. Usar un buen software de tesorería
Al confiar plenamente en tecnología de tesorería automatizada, tus equipos tendrán la oportunidad de contribuir más ampliamente al éxito general de tu empresa en lugar de centrarse en tareas repetitivas y que realmente no suman a largo plazo.
Esto permitirá el funcionamiento de un departamento fluido y bien engrasado, que podrá centrarse en tareas como la previsión y la asignación de presupuestos. Centrarse en tareas que realmente merecen dedicación y creatividad. Automatizando las tareas financieras podrás:
- Automatizar pagos y cobros
- Digitalizar y centralizar la facturación
- Gestionar presupuestos
- Optimizar y regular el flujo de caja
- Programar alertas para vencimientos de pagos a proveedores, asociados y empleados
- Emitir informes sobre rendimiento general y resultados
Los líderes que asignes para el departamento de finanzas no deben tener miedo de delegar funciones en un software de tesorería. Aceptar y confiar en este cambio permitirá que todos se centren en utilizar conocimientos y experiencia donde realmente se necesita.
2. Actualización constante de informes
Debe existir una visibilidad total de las finanzas de toda la empresa, asegurándose de que todos los datos recopilados, los informes creados y los presupuestos son concisos y están actualizados.
Si tu equipo de finanzas elabora un informe usando sistemas manuales, puede quedar desactualizado rápidamente ya que las cifras cambian constantemente. Esto puede llevar a que los equipos superiores presenten información antigua y puedan guiar a la empresa en una dirección errónea.
La información, que incluye los gastos de la empresa y de los empleados, los pagos y los gastos generales, puede actualizarse automáticamente y predecir los presupuestos futuros, así como prever el rendimiento de la empresa en los próximos meses e incluso años.
Los equipos superiores tendrán entonces la tranquilidad de saber que la información que están viendo es actual y que pueden tomar decisiones informadas basadas en ella. Es decir, la información que comparte el equipo financiero proporciona claridad a los responsables de la toma de decisiones. Esto es clave para el resto de procesos.
3. Reducir tiempos de gestión
Optimizar el tiempo es el origen y destino de un departamento financiero. Si ya cuentas con un software que se encargue del papeleo administrativo y has entendido cómo innovar tu negocio, ahora el foco es reducir el tiempo de dedicación en cada tarea.
La aceleración de procesos da a tu negocio acceso a mejores decisiones, más certeras y más precisas. Cuando tu empresa quiere hacer cualquier inversión, se apoya en el equipo de finanzas para que le ayude a entender el impacto financiero de esa decisión. De esta forma es importante que ese entendimiento no se pierda en el resto de procesos.
El uso de planes antiguos, informes desfasados, datos financieros anticuados, presupuestos históricos y otros datos del pasado podría llevarte por el camino equivocado. Sin embargo, cuando los procesos financieros son rápidos, esas decisiones se toman con un conocimiento más informado.
Acelerar los procesos permite tener siempre a la mano:
- Informes financieros
- Cierres y conciliaciones mensuales
- Ciclos de planificación anual
- Presupuestos y previsiones financieras, mensuales y trimestrales.
Quitar tiempo muerto a estos procesos no sólo proporciona información más oportuna, sino que le va a permitir a tu equipo dedicar más tiempo a las decisiones estratégicas importantes. Ayuda también a que los informes normativos y de cumplimiento se presenten a tiempo y con menos esfuerzo.
4. Recortar costos innecesarios
Sí, cortarle el flujo infinito de dinero al departamento de finanzas es un beneficio importante a largo plazo.
Si ya estás usando un software para agilizar procesos y te has enfocado en disminuir la rapidez de entregas, naturalmente lo siguiente es recortar los costos operativos. A todo equipo financiero le interesa el resultado final, por lo que reducir los costos de cualquier proceso alivia en gran medida a tu empresa y es parte de una sobrevivencia financiera a largo plazo.
Reducir la inversión en los procesos financieros puede convenir en la reducción del esfuerzo manual de tus trabajadores y te brinda el espacio para reconsiderar salarios. Es decir, se trata de dejar de gastar en lo que no va a retornar e invertir en tu equipo humano directamente.
Redundar procesos también genera costos excesivos. Profundizar en los procesos financieros, desde la auditoría hasta la contabilidad, puede poner de manifiesto las tareas que requieren un esfuerzo innecesario, o en las que los errores exigen con frecuencia un nuevo trabajo.
Para eliminar ese solapamiento es necesario obtener visibilidad de todos los procesos existentes, de modo que se pueda ver dónde se produce la duplicación y, a continuación, solucionarla.
5. Monitorear y acompañar al equipo financiero
Procura tener instancias constantes de capacitación y acompañamiento. Esto no sólo es para asegurarte de que tus empleados de finanzas estén haciendo lo que deben, sino para que realmente sientan un apoyo desde arriba. Hay una gran diferencia entre el liderazgo persecutor y el proactivo.
Hablar con otros líderes financieros y leer orientaciones sobre cómo asegurarse de que un equipo reciba suficiente apoyo es algo que siempre debes tener en cuenta. Entre las aptitudes que debe tener un líder, la preocupación por el bienestar del equipo está entre las primeras.
6. Planificar y proyectar
Dos años de pandemia demostraron a todo el mundo que tener un plan de contingencia es clave para evitar daños catastróficos si algo sale fuera de lo previsto. Saber en qué se emplean los presupuestos y los gastos es algo a lo que el equipo financiero debería poder acceder con sólo pulsar un botón, por lo que los informes en tiempo real resultan ciertamente útiles.
No sólo hay que hacer previsiones para los próximos años, sino también a corto plazo, en las próximas semanas y meses. La pandemia ha animado a los profesionales de las finanzas a estar preparados para predecir lo imprevisible.
Desglosar los informes de anuales a mensuales, e incluso diarios, significa que los equipos financieros pueden ayudar a una empresa a planificar con mucho más detalle. Si ya contamos con sistemas automatizados, esto será pan comido.
Optimizar más, gastar menos
Crear una gestión financiera eficaz implica investigar las herramientas y los procesos existentes, además de las actitudes y los comportamientos del equipo y la experiencia que se pone sobre la mesa. Con base en esto no te olvides de:
- Usar un software automatizado para el control de la tesorería: ingresos y pagos, digitalización de la facturación y todo lo referente al papeleo administrativo que sostiene la gestión financiera general
- Mantener actualizados los informes financieros que dirigen la toma de decisiones de toda la empresa
- Acortar el tiempo que tardan todos los procesos generales: menos tiempo en lo administrativo deja el espacio para tomar decisiones acertadas donde se necesite
- Reducir la inversión en cada proceso: al reducir los tiempos de gestión y automatizar tareas, esto ocurrirá naturalmente
- Apoyar a los empleados de finanzas: como líder estar siempre disponible, empaparse en las tareas del día a día y hacer sentir al personal que tienen tu apoyo sin importar qué
- Actualizar constantemente los protocolos de planificación y proyección: estar preparados para cualquier contingencia es lo que salvará tu empresa cuando las cosas no salgan como las planeaste
Ya tienes toda la información necesaria para que empieces el 2023 con los mejores indicadores financieros que tu empresa ha visto. La organización, planificación y ejecución organizada son claves. El resto queda en que pongas ya en marcha esta nueva forma de liderar tu equipo financiero.
Guillermo es un redactor de contenidos SEO, venezolano y vive entre Uruguay y Argentina. Actualmente crea contenido SEO de alto rendimiento para marcas B2B SaaS con Skale y sus artículos han llegado a más de dos millones de personas en toda América. Es un firme creyente del amor, el dulce de leche y Kelly Clarkson.
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