Para evitar el fracaso en un proyecto es esencial que se tenga un panorama claro de su estado, es decir, darle un seguimiento apropiado y preciso en cualquier momento para que así se concluya en tiempo y forma. Sin embargo cuando se es líder de una empresa, se deben coordinar distintos proyectos por lo que se olvida de otros que ya habían iniciado.
Cada uno de los objetivos puede ser distintos, si cuesta trabajo el terminar un proyecto, es recomendable terminar uno para iniciar con otro, de esta manera los proyectos no se confunden y se le da el seguimiento necesario para poder concluirlo.
La Universidad Politécnica de Madrid publicó un artículo en el que sugiere los pasos a seguir para darle seguimiento a un proyecto de manera eficiente:
- Definir el proyecto: antes de elaborarlo, se debe decidir en qué va a consistir, cuál será su alcance y qué espera alcanzar con el proyecto.
- Durante el paso de planeación, es importante definir los objetivos, los supuestos y las limitaciones.
- Planear las actividades: analizar las principales actividades implicadas, la mayoría de los proyectos fracasan debido a que el líder de dicho proyectos, no considera a tiempo el alcance del trabajo que implica la creación del proyecto.
- Definir fases y tareas.
- Mostrar la organización.
- Duración.
- Programar tareas.
- Crear interrelaciones entre proyectos.
- Planificar y adquirir recursos: para este momento ya se logró identificar el alcance del proyecto, pues se creó la lista de tareas y su duración.
- Planear los costos del proyecto: sin una clara idea de este paso, éste podría fracasar y volverse económicamente inviable. Los costos se componen de todos los recursos necesarios incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo y los materiales que se necesitan.
- Estimar costos.
- Definir información de costos.
- Preparar su administración.
- Calidad y riesgos: la calidad es un aspecto básico que afecta directamente a los clientes o usuarios, sin un plan de riesgos el proyecto puede sufrir problemas inesperados.
- Comunicación y seguridad.
- Optimizar el proyecto: cuando se inicie el proyecto, es necesario revisar el desarrollo del mismo y ajustar las tareas, recursos y/o costos.
- Optimizar para cumplir con la fecha de finalización.
- Optimizar para los recursos.
- Optimizar para cumplir con el presupuesto.
Es parte importante estar informado de lo que ocurre con el proyecto, realizar reuniones de manera continua para conocer el seguimiento y resolver los problemas que puedan ocurrir para cumplir con la fecha final para llevarlo a cabo.
Redacción
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