Llevar un control de costos y gastos en un negocio es esencial para mantener su rentabilidad, pero no diferenciar entre unos y otros es uno de los errores más comunes en la administración de una empresa.
Entendiendo que los costos son aquellos en los que incurre una empresa para fabricar o comprar los productos que vende, y los gastos son todos los desembolsos que genera la actividad propia de la venta, ya sea la mercadotecnia, la renta de una tienda, los sueldos y comisiones de los vendedores, por mencionar algunos, a partir de estos dos conceptos se fija el precio de venta de los productos o servicios para que una empresa pueda registrar utilidades.
De 10 empresas nuevas que nacen en México, 9 son PyMEs. El 80% de las que hoy existen no llegará al 2020, por cometer alguno de los siguientes errores:
En el control de costos:
.Compra de insumos sin la debida cobertura
. No anticipar la demanda y acumular inventarios que no se mueven
. Descuidar la productividad de los empleados, pues si producen menos aumenta el costo por unidad
. No supervisar la calidad de los productos, los cuales pueden ser motivo de devoluciones o cancelación de pedidos
. No ofrecer un ambiente laboral óptimo, con la capacitación y las condiciones adecuadas para que haya menor rotación de personal y éste sea más productivo
. No dar el mantenimiento adecuado a la maquinaria y equipo, una falla o descompostura puede alterar todo el proceso y afectar los costos.
En cuanto al control de gastos, cuidar los destinados a:
. Distribución y ventas
. Mercadotecnia
. Viajes y viáticos
. Administración y cobranza
. Servicios profesionales
¿Cómo ser parte del 20% con posibilidades de sobrevivir?
Primero hay que aprender sobre los conceptos básicos de costos y gastos, y luego cómo se puede ejercer control sobre ellos. Establecer sistemas y procesos administrativos para el control de los gastos empresariales incluye la elaboración de presupuestos para cada una de estas áreas y una gestión transparente y cuidadosa de los recursos.
Asimismo, considerar que a mayor demanda se diluyen más los costos de operación y los gastos, por lo que podrán ser mayor las utilidades de la empresa, así como establecer precios competitivos para animar la demanda entre los consumidores e impulsar las ventas.
Las mediciones del retorno de inversión en los esfuerzos de marketing, los sistemas de automatización de la facturación y cobros, y las herramientas para la gestión de gastos empresariales como Ticket Empresarial de Edenred, ayudan a controlar este tipo de gastos variables para que la rentabilidad de la empresa no se vea afectada.
No forme parte del 80% de las empresas que quebrarán por un mal manejo de sus recursos. Aproveche las ventajas que la tecnología le ofrece para implementar sistemas de control de costos y gastos en todas las áreas de su organización.
Aurelie Bagard, Directora PyMEs – Edenred México
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