5 Consejos para ahorrar en impresión en 2012

1. Implemente políticas de ahorro por niveles

Las necesidades de impresión no son iguales en los departamentos de las empresas. La gente de diseño necesita pruebas de color y el departamento legal que los contratos queden bien claros, cada uno de los departamentos puede tener niveles asignados a una misma impresora. Permitiendo que los diseñadores Jr. Por ejemplo, solo hagan una impresión y que el Director sea el único que pueda mandar a imprimir el proyecto completo. Esto ayudará a que los empleados generen una cultura de ahorro en las impresiones,

2. Optimice la disposición de sus dispositivos

Una buena idea, es instalar los dispositivos en lugares idóneos para garantizar que los volúmenes de impresión sean los correctos. Una gestión proactiva de la base de impresoras puede suponer un ahorro hasta del 30% en costos.

3. Mejore la administración diaria de los dispositivos

Son muchas las empresas que aún no saben cuántos consumibles diferentes gastan por mes; de igual manera, muchas empresas tienen varios modelos de impresoras y los consumibles tienen a desperdiciarse o confundirse. Optimizando la arquitectura y administración de sus equipos, (eligiendo un máximo de dos modelos por empresa), se podrá mejorar la eficiencia en sus procesos de servicio y mantenimiento.

4. Implemente equipos con soluciones precargadas

Con un volumen de impresión medio de 1.000 páginas mensuales por empleado(1), es imperativo encontrar equipos que puedan manejar trabajos de flujo de documentos sin necesidad de imprimir. Busque y elija equipos que cuenten con soluciones precargadas que ayuden, por ejemplo, al llenado de formularios, escaneando una identificación y enviando los datos sensibles a un documento digital sin necesidad de imprimirlos.

5. Transforme sus procesos de flujo de trabajo

El envío de documentos a múltiples destinos o la provisión de formularios pre-impresos entorpecen el flujo de trabajo; además, la ineficiencia causada por la pérdida de documentos y los errores derivados de la entrada manual de datos perjudican la productividad y debilitan la capacidad de reacción de una empresa. Identifique cuál es el flujo de documentos de su empresa, o mejor aún, busque un proveedor que no solo ofrezca equipos, sino que además cuente con la capacidad de ofrecer asesoría para identificar sus cuellos de botella y su empresa pueda dedicarse a su negocio principal, sin necesidad de distraerse.

Pablo Márquez, Director de Ventas y Servicios Corporativos en Lexmark México