Existe desde siempre el famoso problema de la comprobación de gastos, ya sea por representación de ventas, misiones comerciales, de negocios etc. De acuerdo con Edenred siete de cada diez viajeros de negocio tienen problemas para recabar sus facturas de gastos de viaje.
Según la empresa, un proceso que pudiera ser sencillo en realidad afecta a la mayoría de las empresas mexicanas. El esquema de recaudación de facturas, posterior a un viaje de negocio es un asunto complejo. El empleado que realiza el gasto en un restaurante, hotel, línea aérea, etc. debe:
- Entregar su RFC, domicilio fiscal y email al establecimiento donde realizó el gasto
- Esperar a que la factura llegue a su buzón
- Corroborar en el portal del SAT que la factura sea válida
- Agregar el comprobante fiscal en su relación de gastos
- Solicitar la aprobación del gasto ante su jefe inmediato
- Enviar comprobantes y relación de gastos al área contable de la compañía
Para Areli Nava, Socio consultor de Expense Reduction Analysts México las empresas y los empleados dedican un tiempo valioso a este proceso, el cual tiene un muy bajo aporte en la cadena de valor de productividad; en nuestra experiencia hemos identificado que 7 de cada 10 empleados de empresas mexicanas presentan problemas al momento de realizar estos trámites. Además de distraer a los empleados de actividades clave, la mayor parte de las veces no logran reunir todos los comprobantes correctamente, lo que afecta la contabilidad de la compañía ya que éstos se convierten en gastos no deducibles de impuestos.
Tomando en consideración esa problemática, Edenred México lanzó su solución Ticket Empresarial, que es el sistema “Invoice Collection”, con el cual se reducen al mínimo los trámites administrativos de los viajeros de negocio, para que estos puedan dedicarse a tareas que realmente agregan valor a su organización.
Datos señalados por la firma, Ticket Empresarial permite administrar los gastos de viáticos, representación y caja chica antes, durante y después del viaje, ya que combina una robusta plataforma de administración con un medio de pago nacional e internacional.
El sistema Invoice Collection de Ticket Empresarial funciona de la siguiente manera:
- Cuando los empleados reciben su tarjeta Ticket Empresarial, también reciben una cuenta de correo específica para recibir facturas.
- El empleado paga sus gastos de viaje con Ticket Empresarial, entrega al comercio los datos fiscales de su empresa y el correo específico asignado por Edenred.
- Invoice Collection recibe la factura del comercio, la vincula al gasto de la tarjeta Mastercard del empleado en función del monto, fecha y transacción e inmediatamente procede a validarla en forma automática en el portal del SAT.
- Una vez validada, se cargará la factura en la plataforma usuario de Ticket Empresarial, directamente en el sistema de reporte de gastos del empleado.
- El usuario termina su viaje, ingresa al portal Ticket Empresarial y encuentra las facturas ya cargadas en su sistema de reporte, solicita vía digital la aprobación de los gastos ante su superior y posteriormente envía al área de Contabilidad.
- En caso que la factura no hubiera llegado, Invoice Collection envía alertas tanto al empleado como a los administradores del sistema, notificando que hay gastos pendientes de comprobar.
Fernando Heredia
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