En materia contable, las áreas de las empresas dedicadas a esta práctica se encuentran en la misión de cerrar las cifras de todas las actividades y registros financieros realizados durante el 2018, con la finalidad de conocer cuál ha sido el resultado del ejercicio, es decir, saber si han obtenido ganancias o pérdidas, transformándose en uno de los mejores momentos para revisar aspectos de evaluación financiera para este nuevo ciclo.
Con los registros de todos los movimientos de la empresa al corriente, las buenas prácticas y la legislación señalan los aspectos que se deben reunir, entre otros, la siguiente documentación:
- Comprobantes fiscales, facturas recibidas y emitidas. Todos los comprobantes por operaciones con empresas nacionales deben estar en formato electrónico .xml y validados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para que sean deducibles de impuestos.
- Nóminas y recibos de sueldos y salarios. Estos comprobantes deben incluir el dato de cuotas al IMSS, INFONAVIT y Retiro en Cesantía y Vejez (RCV) efectuadas en el año.
- Relación de activos fijos. Es necesario actualizar la deducción de las inversiones (activos fijos, cargos y créditos diferidos) y para calcularlas se requiere el Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC).
- Papeles para pagos provisionales. Se debe verificar que se hayan acumulado correctamente los ingresos en el cálculo de nuestros pagos provisionales, para conocer el monto de Impuesto sobre la renta (ISR) que se pagó durante el año de forma anticipada y acreditarlo contra el cálculo del impuesto anual.
- Cálculo de saldos promedio de créditos y deudas para la determinación del ajuste anual por inflación acumulable o deducible del ejercicio para fines del ISR.
- Declaraciones anuales de impuestos de ejercicios anteriores Para conocer si se tienen pérdidas en ejercicios pasados pendientes de amortizar contra utilidades fiscales futuras.
- Papeles de trabajo para la determinación de pérdidas fiscales. Considera las pérdidas fiscales pendientes de amortizar y actualiza los montos pendientes de amortizar con base en los índices nacionales de precios al consumidor (IPC).
- Catálogo de cuentas y Balanza de comprobación mensual y anual. Se debe enviar al SAT como primer paso para cumplir con la obligación del envío de la contabilidad electrónica, además es útil para detectar errores de registro contable de las operaciones.
- Estados financieros básicos. Para llenar la declaración anual y cumplir con las obligaciones mercantiles de la materia.
- Conciliación contable y fiscal. Se deben tener identificados rubros y conceptos en los que difiere la contabilidad financiera con los ingresos y/o deducciones fiscales.
Es vital realizar un autoexamen con la finalidad de verificar que todos los registros en la empresa cumplan con las normas de información financiera (NIF), misma que será la pauta de todas las guías para el registro de las transacciones financieras de la empresa. El juicio profesional del contador es uno de los ejes más importantes en materia del cierre contable y fiscal además de una adecuada documentación y su registro contable. Todo lo anterior, garantiza un cierre contable y fiscal adecuado.
Recuerda que en 2018 hubo cambios fiscales importantes, que requieren de atención para vigilar su cumplimiento y que no representen un retraso para concluir con tu cierre contable en tiempo y forma.
Se volvió obligatoria la nueva versión 3.3 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que trajo consigo el complemento de recepción de pagos; posteriormente entró en vigor el nuevo modelo de cancelación para facturas electrónicas, ahora un CFDI sólo puede ser anulado con previa autorización del receptor. Por esto, deberás tener en cuenta que en los últimos días del ejercicio fiscal, el proceso de cancelación de CFDI pudo resultar en un atraso y disminuir los ingresos que ya se habían registrado cuando se emitió originalmente el comprobante. Estas situaciones también entran dentro del ejercicio del cierre contable y deben ser registradas durante el periodo de ajustes, que se realiza en el primer trimestre de cada año.
Una de las grandes inquietudes de las micro, pequeñas y medianas empresas es la complejidad de la contabilidad fiscal en nuestro país, que hoy en día se basa en los CFDI; por lo cual, contar con un sistema adecuado para automatizar los procesos contables y de facturación es imprescindible para registrar las operaciones de manera adecuada y eficiente. Los nuevos sistemas contables y de facturación como los que se encuentran dentro del portafolio de Aspel, ya cuentan con las adecuaciones necesarias para poder efectuar tu facturación y apoyarte para la preparación de tu declaración anual de impuestos de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes y agilizar los temas de registros y cierres financieros.
Luis Velasco, Estratega Contable de Aspel
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