Nos acercamos al inicio de una nueva década y, como es natural al concluir un ciclo, la reflexión de lo aprendido, lo alcanzado y lo que queremos lograr en un futuro cercano es inevitable. Esto no es diferente para las organizaciones, y en un contexto donde las cadenas de suministro, la relación con proveedores y socios comerciales es cada vez más estrecha, es el momento ideal para identificar qué se ha hecho bien y qué queremos mejorar con uno de nuestros elementos cruciales: el área de proveeduría.
Tener una visión o estrategia 2020 en el ámbito de adquisiciones es fundamental, sobre todo cuando vemos que los directores de finanzas tienen entre sus prioridades la reducción de costos y optimización de recursos. Sin embargo, se ha observado que muy pocas empresas a nivel global, cuentan con procesos digitalizados o herramientas tecnológicas que permitan alcanzar los objetivos de esta área.
El momento VisiCalc en las adquisiciones
Existe una serie de podcasts de la BBC llamada “50 cosas que hizo la economía moderna”. Uno de los episodios trata sobre la primera hoja de cálculo (VisiCalc), la cual tomó por asalto al mundo de la contabilidad a principios de los 80 con una matriz en la pantalla de una computadora. Gran parte de lo que hacían los contadores en aquella época, era literalmente usar libros de contabilidad: agregar más libros, copiar el número de uno a otro y, cuando un número cambiaba, volver a hacer sus cálculos.
Cuando la hoja de cálculo se lanzó por primera vez, hizo que 400 mil contadores ya no tuvieran que realizar tareas tan simples, haciendo actividades más estratégicas y que aportaran valor a sus compañías. El mundo de las adquisiciones necesita su momento VisiCalc.
Hoy en día, tenemos dos ejemplos claros en los que aún estamos actuando como en la época previa a la hoja de cálculo:
Tengamos en mente una típica RFP (o solicitud de propuesta, por sus siglas en inglés), donde se determinan y se estipulan todas las necesidades del negocio para solicitar a los proveedores que las cumplan. Sin duda, el verdadero valor que aporta la tecnología en este proceso es entender la cadena de valor, los objetivos de la compañía, y con este análisis realizado, compartir con proveedores potenciales lo requerimientos que se necesitan, con el objetivo de que presenten propuestas alineadas a las que buscamos. Con herramientas tecnológicas como Inteligencia Artificial y Blockchain, las compañías podrían reducir el tiempo que toman los RFPs, así como, hacer más transparente el proceso de adjudicación.
El segundo ejemplo es automatizar el “gasto de larga cola” o conocido como long tail spend, que se refiere al 20 por ciento del gasto que generalmente no se administra en las organizaciones y donde la regla 80/20 se aplica más que nunca, asignando recursos costos en el área de adquisiciones, perdiendo credibilidad en este proceso.
Para resolver este problema, el proceso de adquisiciones debe reinventarse, pasando de la “era del mandato” a la “era de la orientación”. Estas son algunas formas prácticas de promover este cambio:
- Acepte los marketplaces como opciones viables para su proveeduría. El e-commerce ofrece la oportunidad de encontrar miles de proveedores y millones de artículos, siempre cuidando los lineamientos de seguridad que su compañía requiere. De esta forma, la experiencia de compra de los responsables del área será como cuando ellos mismos compran en la tranquilidad de su casa
- Simplifique las aprobaciones para artículos pequeños, haciendo que la Inteligencia Artificial y políticas de compras alineadas se encarguen de identificar malas prácticas en el uso de recursos
- Existen productos específicos o especializados que sólo conocen los usuarios finales de éstos. Permita que ellos seleccionen los proveedores con los que quieren hacer negocios con base en el análisis de diferentes propuestas técnicas y económicas
- Finalmente, genere una experiencia de navegación simple y móvil para que puedan comprar estén en donde estén.
El uso de tecnología en cualquier área de nuestras compañías no debería estar aislada del factor humano. Debemos entender que las soluciones como Machine Learning, Inteligencia Artificial, Realidad Aumentada, Internet de las Cosas y Blockchain son aliadas para crear mejores experiencias entre nuestros colaboradores, al tiempo que nos permiten reducir gastos innecesarios y elegir mejor a nuestros socios de negocio.
Por Eric Rossati, director de SAP Ariba y SAP Fieldglass en México
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