Las herramientas colaborativas son alternativas para que las pequeñas y medianas empresas eleven rápidamente su productividad, al tiempo que eliminan los reprocesos y las pérdidas de tiempo. Estas plataformas impulsan el trabajo en equipo, al utilizar tecnologías en la nube para que los colaboradores compartan información, accedan a los mismos documentos para editarlos al mismo tiempo y centralicen todos los datos que utilizan. Algunas de esas herramientas además impulsan el bienestar de los empleados y el ahorro de costos.
El uso de herramientas colaborativas ofrece varias ventajas para toda clase de empresas, de forma práctica y económica. Raju Vegesna, Jefe Evangelista de Zoho Corporation, proporcionó cinco beneficios clave que estas plataformas generan tanto para los pequeños empresarios, como para la industria colombiana en general.
- Incentiva el trabajo remoto: está comprobado que una gran cantidad de empleados del país prefiere trabajar desde la casa, por lo menos unos días de la semana. Según un estudio realizado por Cifras y Conceptos, y la Universidad del Rosario, cerca del 55 % de la población colombiana se inclina por laborar en un modelo híbrido. Esta es una virtud de las aplicaciones colaborativas, pues los usuarios solo necesitan un dispositivo conectado a Internet (incluso su célular funciona) para acceder a los recursos que requieren, sin estar amarrados a una oficina.
- La nube es el modelo adecuado: la forma de consumir tecnología en las empresas ha cambiado radicalmente. Las PyMES ya no deben ‘comprar’ cajas de software para instalar y actualizar en cada equipo. Graciasal Cloud Computing, las empresas tienen la flexibilidad para seleccionar las herramientas colaborativas que usará cada integrante, pagar solo por su uso y recibir el soporte directo del prestador de servicio (sin requerir áreas técnicas dedicadas). Tal y como lo dijo Gartner, “para 2025 las plataformas nativas de la nube servirán como base de más del 95 % de las nuevas propuestas digitales”.
- Tiene un impacto en el país: mecanismos de trabajo como estos son fundamentales para el desarrollo de una pequeña o mediana empresa. El ahorro en costos, la estructura que se construye y la proyección que se alcanza son algunas de las ganancias que se consiguen. Por ello, su impacto positivo en el país puede ser notable, en la medida en que las MiPyMEs generan más del 80 % de empleo en Colombia, según el Departamento Administrativo Nacional de Estadística.
- Mejora la comunicación: las herramientas colaborativas ayudan a que la transmisión de información sea más asertiva porque permite que los empleados trabajen en grupo con más facilidad. A través de ellas, el acceso a datos es más práctico porque todo está almacenado virtualmente. Algunas plataformas, como Zoho Workplace, además incluyen aplicaciones para videollamadas, reuniones virtuales y chat empresarial dedicado, privado y seguro.
- Reduce tiempos de ejecución: la inmediatez es un factor clave para aumentar la productividad. Por esta razón, para un empresario es muy valioso que sus empleados estén alineados y que en el menor tiempo posible puedan ejecutar estrategias robustas para su modelo de negocio. Esto se garantiza con aplicaciones colaborativas porque se eliminan procesos innecesarios que ralentizan la gestión de la organización.
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