El proceso natural de todo negocio genera información de gran valor para las empresas, sin embargo, pocas son las que gestionan correctamente un proceso adecuado para identificar, documentar y controlar aquellos datos clasificados, los cuales de acuerdo a la Ley Federal de Protección de Datos Personales es necesario resguardar, físicamente o en formato digital.
Uno de los grandes problemas en las empresas o mejor dicho “la piedra en el Zapato”, como lo indica Jorge Micelli; director Comercial de Ricoh en México es la falta de visión sobre la información generada por las compañías y principalmente las PyMEs, las cuales no observan sus datos como un activo importante, porque muchas tiene carácter legal, transaccional o de procesos internos, por ello es necesario seguir los siguientes pasos a fin de establecer un cause adecuado de gestión.
1.- Identificar la información importante para la organización de acuerdo a prioridades y clasificarla.
2.-Gestionar la información mediante un flujo de trabajo, es decir, una vez generada, revisada y aprobada, dónde deberá resguardarse y quien será el responsable, que en otros términos es Control y Reporte.
Respecto al manejo de la información en papel, el directivo menciona que hoy el principal problema es el almacenamiento y el costo que esto genera; mientras que la información digital debe gestionarse de forma ordenada y clara, a fin de siempre estar disponible, porque ante grandes volúmenes el problema es encontrarla, pues siempre debe estar Integra, Segura y Disponible.
Micelli también agrego que un buen manejo de la información en las empresas evita costos monetarios, así como ahorro de tiempo respecto a los empleados, lo cual se traduce en un efectivo servicio a los clientes y… en asuntos legales eliminar sanciones o multas.
Fernando Heredia