El éxito de las iniciativas en una empresa se ve afectada, generalmente, por la falta de planeación, cambios de requerimientos, ausencia de soporte ejecutivo así como la nula participación de las áreas involucradas; en cambio, a través de la implementación de mejores prácticas para alcanzar metas y objetivos, la detección y atención adecuada a las áreas de oportunidad generan iniciativas sólidas, factibles y con resultados tangibles para las organizaciones, además de optimizar procesos, reducen costos y favorecen la mejora continua.
Antes de mencionar algunas de las habilidades que debe tener un Analista de Negocios o BA (Business Analyst), es necesario definir al análisis de negocio como el conjunto de tareas y técnicas utilizado para servir de enlace entre los involucrados con el fin de comprender la estructura, políticas y operaciones de la organización y para recomendar soluciones que permitan a las organizaciones alcanzar sus metas.
Con esto en mente, el analista de negocio es un agente de cambio; que debe analizar y sintetizar la información proporcionada por un gran número de personas que interactúan con el negocio, tales como clientes, empleados, profesionales de TI y ejecutivos para definir las soluciones que maximizarán el valor de la organización.
Los analistas de negocios trabajan en todos los niveles de la organización y pueden estar involucrados en todo, desde la definición de la estrategia a la creación de la arquitectura de la empresa, hasta tomar un papel de liderazgo en la definición de los objetivos y los requisitos para los programas y proyectos, además del apoyo a la mejora continua de su tecnología y procesos y ser un facilitador de éstos para la organización.
Características de un BA facilitador
La implementación de esta neutralidad es una compleja combinación de doce rasgos de la personalidad que tiene el BA facilitador con el fin de dirigir la reunión sin pronunciar la solución:
1. El igualitario. Establece las reglas de la reunión para garantizar que todos los asistentes son igualmente respetados y valorados.
2. El orquestador. Genera la participación a través del contacto visual y pide la contribución de todos los asistentes. Establece una atmósfera positiva a través de la conducta y promueve un diálogo cara a cara.
3. El enfocado. Mantiene el foco en la agenda. Usa gráficos para identificar las preocupaciones, asuntos que no están en la agenda y asuntos sin resolver. Mantiene el seguimiento del tiempo, elimina las conversaciones fuera de tema y pide contribuciones.
4. El oyente. Utiliza la escucha activa y saca las colaboraciones de los asistentes. Hace frente a los participantes y presenta un lenguaje corporal atento. Reafirma las opiniones para cualquier aclaración resultante.
5. El cuestionador. Guía la reunión a través de preguntas en lugar de ofrecer opiniones.
6. El parafraseador. Asegura que los asistentes sepan que han sido escuchados a través del uso de sus propias palabras para aclaraciones.
7. El resumidor. Ofrece sumarios durante la reunión para marcar el progreso de la misma.
8. El sintetizador. Forma ideas innovadoras a través de la combinación de los comentarios de los asistentes y la construcción de un consenso.
9. El validador. Confirma acuerdos con los asistentes con un registro exacto de sus contribuciones y acuerdos.
10. El interventor. Reconoce el conflicto abierto y trabaja con asistentes interesados en resolver problemas entre ellos.
11. El documentador. Destaca las contribuciones en algún medio visual usando las propias palabras de los actores para enfatizar su propiedad. Asegura que los resultados de la reunión sean documentados y distribuidos a los asistentes.
12. El inspector. Pide retroalimentación a los asistentes sobre el ritmo, enfoque, tiempo, proceso y contenido de la reunión.
En resumen el BA facilitador tiene un papel complejo y puede perder la neutralidad en forma involuntaria solamente con un comentario de uno de los asistentes como: “¡Buena idea!”. Este comentario es esencialmente un juicio y puede causar la pasividad de otros asistentes. También las opiniones de los expertos en la materia pueden causar escenarios de riesgo como la pérdida de participación y confianza de los involucrados.
No hay una solución única para todos. Por eso existen numerosos métodos, herramientas, estrategias y áreas de conocimiento. Cada empresa y cada sector son diferentes. Lo que algunas personas ven como ventajas anteriormente podrían ser percibidos como desventajas y viceversa. Flexibilidad y capacidad de adaptación han sido siempre puntos fuertes de los mejores analistas de negocio – independientemente de la estructura de informes o la jerarquía corporativa.
Por Praxis
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