Reporte de gastos de una empresa ¿Cuándo contabilizar costos?

Llevar un cuidadoso control de gastos de una empresa es la clave para alcanzar y mantener la rentabilidad, aún más para la PyME y es que en cualquier empresa, grande o pequeña, establecida o de reciente creación, la gestión óptima de los recursos permitirá invertir de manera inteligente, ya sea para el desarrollo de nuevos productos, la promoción de los existentes o la ejecución de los planes estratégicos de crecimiento.
Son las áreas de contabilidad a las que les corresponde elaborar un reporte de gastos de la empresa que permita ejercer un control de pérdidas y ganancias y detectar posibles problemas de manera oportuna. La periodicidad con que se realice esta labor influirá en la planeación de gastos en la empresa, ya que alertará cuando los recursos se estén malgastando o los resultados no sean los esperados.
Tipos de contabilidad de costos
Para que en la empresa tome la decisión sobre si hacer la contabilidad de costos cada día, cada mes o cada trimestre, debe considerar las implicaciones de cada una.
Diariamente
Aunque puede resultar un poco tedioso, es una manera muy eficiente de detectar casi de inmediato las variaciones en los costos que pueden tener un impacto importante en la rentabilidad y ponerle remedio rápidamente.
Mensualmente
Un poco menos eficaz que la contabilidad diaria, este método también permite atajar y solucionar problemas de gastos de forma oportuna. Una ventaja es que se puede hacer coincidir con los reportes de gastos empresariales de los empleados, para así realizar la conciliación y justificación de manera casi simultánea y confirmar que se cumpla el reglamento de la empresa al respecto.
Trimestralmente
Quita menos tiempo al personal de contabilidad, pero puede coincidir con periodos de carga de trabajo extrema, como es el cierre de operaciones al final de año. Su principal desventaja es que, para cuando se realice y se detecte una anomalía de costos, puede ser demasiado tarde para solucionarlo fácilmente.
En cualquiera de los tres casos, por lo arduo de la tarea, se requiere de herramientas tecnológicas que automáticamente registren los gastos dependiendo de las diversas variables. Y es que la tarea se facilita cuando, por ejemplo, en el caso de asignación de gastos de representación otorgas al personal una tarjeta de servicio como Ticket Empresarial, la cual no solo registra automáticamente los desembolsos a nombre de la empresa, sino también permite confirmar que la documentación comprobatoria sea la requerida por las autoridades fiscales y realizar la deducibilidad cuando aplique.
Hacerlo ahora o después
Sea cual sea el tipo de contabilidad de costos que se considere adecuado para la empresa, tomando en cuenta su tamaño y etapa de desarrollo, lo cierto es que controlar los gastos sigue siendo la clave para que tu negocio crezca. Por lo que hay que recordar que todo gasto debe pasar por un proceso de análisis y justificación antes de hacerlo, y de evaluación de resultados después. Así mismo, es vital en esta era digital, contar con la tecnología y herramientas adecuadas para automatizar los procesos tanto como sea posible.
Por Aurelie Bagard, Directora de PyME, Edenred México