En las empresas existen herramientas que sin duda son factores para mejorar la productividad de los equipos de trabajo; sin embargo, si no hay reglas claras sobre su uso, pueden convertirse en distractores para los empleados.
Para comenzar, es conveniente hacer un trabajo de concientización para que sea claro que, sin bien la empresa tiene la obligación de aportar ciertos instrumentos, el trabajador tiene la responsabilidad de utilizarlos conforme a su naturaleza y de acuerdo a la tarea que se le ha encomendado. Si las reglas son claras desde que un colaborador se une al equipo, será más fácil tomar medidas para limitar su uso en caso de que fuera necesario.
Adecco México hace una lista de estos instrumentos y los riesgos que existen:
– Teléfono fijo. Sin duda, un elemento fundamental para las buenas comunicaciones organizacionales. En muchas empresas se suelen limitar las llamadas a teléfonos celulares y larga distancia. No obstante, algunos colaboradores pueden usarlos para hacer largas llamadas personales.
– Teléfono inteligente. Muchos colaboradores requieren este medio de comunicación para sus tareas. El problema radica cuando perdemos el control de las llamadas y las aplicaciones que son usadas en este aparato. Actualmente los teléfonos inteligentes pueden utilizarse para un sinfín de actividades y el usuario debería tener muy claras cuáles son las que competen a su actividad profesional.
– Computadora con acceso a internet. Es un básico en la mayoría de las organizaciones y que tradicionalmente se ha venido controlando a través de filtros que impiden el acceso a sitios impropios. A pesar de ello, la proliferación de páginas en la red es tan amplia que la creación de filtros parece ser una tarea imposible de completar. Y en relación con los medios electrónicos debemos hacer énfasis en dos muy comunes:
- Chats. Hoy en día existen muchas alternativas de comunicación electrónica y los colaboradores suelen usarlas para mantenerse en contacto con la gente de la oficina… y con los amigos también. Si bien es una alternativa de bajo costo que puede impulsar la comunicación en la empresa, también es un canal abierto al mundo.
- Redes sociales. La mayoría de nuestros colaboradores conocen las bondades de las redes sociales. En algunas actividades (como la investigación o el monitoreo de información) podría justificarse su uso para el trabajo, en otros, su uso definitivamente podría convertirse en un distractor.
Así, Adecco hace algunas recomendaciones para un uso adecuado de estas herramientas:
– En primera instancia, es muy importante que el colaborador comprenda los usos que tiene el instrumento de trabajo que se le otorgue.
– También es fundamental establecer límites claros de lo que constituye un mal uso de las herramientas de trabajo.
– Colaborador y empresa deben saber que el mal uso de un instrumento de trabajo pone en riesgo no sólo la productividad, sino también la integridad de las personas.
Además, en algunas organizaciones se establecen en su Reglamento Interior de Trabajo, sanciones para el caso de incumplimiento, lo cual es una buena idea para proteger los recursos de la empresa.
Redacción
