Un gasto, es una erogación (salida de dinero), necesaria y fundamental para el adecuado desarrollo o funcionamiento operativo de una empresa, puede ser de tipo administrativo o de venta, y en ambos casos, su recuperación debe estar directamente relacionada con los ingresos generados durante el periodo en el que fueron incurridos.
Es muy importante entender que, entre más erogaciones, menos utilidad, y que su control y gestión, es un asunto muy delicado para cualquier organización, por esta razón hay que identificarlos perfectamente, y saber que incurrir en ellos, es por una causa justificada.
Aquí algunas recomendaciones de cómo llevar el control de gastos en una empresa:
1.- Hay que preguntarse si el gasto, es realmente necesario, si contribuye al funcionamiento operativo de la empresa, y que sin él, no es posible llevar adecuadamente la gestión de administración o de venta.
2.- Debemos saber perfectamente, en qué área de la organización se está efectuando la erogación, pues de esto depende un adecuado registro contable.
3.- Antes de realizar cualquier gasto, se debe saber si en la empresa podemos reutilizar recursos ya existentes.
4.- Cualquier gasto, debe estar contemplado en el presupuesto del área, y si éste es espontaneo o de emergencia, se debe incluir en el presupuesto del siguiente periodo.
5.- Es muy importante analizar y cuestionar el gasto, ya que si es posible, se debe eliminar, pero cuidando de no escatimar recursos para el adecuado funcionamiento del área en cuestión.
6.- Es un verdadero peligro, eliminar gastos sin antes analizar su optimización, pues es muy común que, con la intención de incrementar utilidades, se recorten gastos que puedan generar problemas en la operación de la empresa.
7.- El gasto debe estar directamente relacionado con el ingreso que se genera en la empresa, pues de esto depende que el flujo de efectivo de la organización sea positivo.
8.- Se debe cuidar que los gastos nunca superen a los ingresos, pues esto genera un déficit en el flujo de efectivo, lo que provocaría buscar otras fuentes de ingresos como préstamos que generan intereses, mermando la utilidad.
El control de gastos debe ser una función prioritaria en la empresa, fácil y que permita la adecuada identificación de cada uno de ellos, pues de esto depende saber si la organización utiliza adecuadamente sus recursos en la operación, y cómo contribuyen a la generación de utilidades.
Por Mtra. Ángel Méndez Mercado Líder de opinión y Maestro en Finanzas en la Facultad de Negocios de la Universidad La Salle
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