Una empresa mal estructurada es sinónimo de caos y falta de eficiencia. Los dueños de una MiPyME, tienen un trabajo muy desafiante, la mayor parte del tiempo, los dueños necesitan cumplir muchos roles: visionario, desarrollo de productos, publicista, contable, secretario, conserje y más. Es por esto que el sentirse abrumado es algo que puede ocurrir en cualquier momento.
Se entiende por organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Por ello, una buena organización en la empresa es fundamental para conseguir las metas propuestas.
1. Tener claro los objetivos. Una vez claros estos aspectos, se podrá definir qué funciones o tareas son claves para lograrlos.
2. Tener claros los recursos de la empresa. El segundo paso consiste en examinar a sus trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si está empezando, ver cuantos necesita y cuáles son sus capacidades y talentos. También deberá tener claras las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.
3. Haga una lista con las actividades a realizar. Una vez claros los objetivos a alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o tareas de la empresa. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad.
4. Divida estas actividades en unidades. Especifique en qué consisten, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de la empresa.
5. Asigne cada actividad a la persona idónea. Elija a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tarea, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones.
6 Desarrolla un equipo, incluso el dueño más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede venir en la forma de empleados u otro tipo de ayuda subcontratada. No puedes ser un experto en todo y si lo intentas perderás el foco de por qué empezaste ese negocio en primer lugar
7.- Documenta tus procesos, los negocios pequeños pueden convertirse en grandes negocios, revisa los procesos y procedimientos que cada uno en tu organización lleva a cabo y documéntalos. Lo cual te ayudara a:
- Ser capaz de ver cualquier brecha o mejora en las áreas que necesiten ser tomadas en cuenta. Además contar con procedimientos documentados garantiza consistencia en las políticas.
- Tener la habilidad de manejar la situación cuando alguien se vaya.
- Poder entrenar a las personas para fortalecer la empresa.
- Hacer crecer el valor del negocio; la mayoría de los inversores de negocios no quieren comprar una empresa si toda la información está en la cabeza del dueño.
Felipe Torres
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