De acuerdo con el Centro de Desarrollo para la Competitividad Empresarial, en México solo el 25% de las PyMEs sobreviven a los primeros dos años de creación, y uno de los principales factores que inducen al cierre de las mismas es la falta de gestión administrativa, siendo la parte contable una de las más importantes, ya que indica la buena o mala salud financiera de la empresa y de su manejo dependerán los recursos con los que se cuenten para seguir operando.
De acuerdo con Aspel de México –firma en soluciones tecnológicas para la automatización de los procesos administrativos de las compañías–, en su sondeo realizado, reveló que el 32% de las PyMEs en nuestro país no mantienen un eficiente control de su operación contable, debido a la ausencia de un sistema que las apoye a lograr una mejor gestión.
Cada día, más y más negocios encuentran en la tecnología una herramienta para evolucionar en la atención de las necesidades de sus clientes y proveedores; en este contexto, es fundamental conocer cuáles son los principales beneficios que la automatización de procesos administrativos puede brindar al crecimiento y consolidación de las PyMEs
Por ello, con la finalidad de ayudar a hacer frente a los desafíos que enfrenta todo negocio en sus primeros años de vida, Aspel comparte los 5 errores contables a evitar para no poner en riesgo la supervivencia y crecimiento.
- No estar al día con los deberes tributarios
Es necesario realizar el pago de impuestos y contribuciones de manera periódica (mensual, bimestral y anual), así como cumplir con otras obligaciones fiscales y legales relacionadas con la operación del negocio, como facturar electrónicamente, emitir recibos de nómina digitales y llevar contabilidad electrónica. Si se omite el registro oportuno de cada operación en el momento en que se realiza, se volverá complicado tener tu información actualizada y disponible para el momento que se requiera, lo que generará tiempo adicional invertido en el reproceso de la información, así como posibles pagos adicionales por multas, actualizaciones y recargos.
- Carecer de controles financieros
Uno de los errores más comunes es no llevar el registro sistemático y cronológico de todas las operaciones del negocio, por lo que al final de cada día, semana, quincena, mes o año, no se tendrá la certeza de contar con toda la información para su adecuado registro contable y formulación de estados financieros básicos que permitan conocer con exactitud la situación del negocio, generando con ello incertidumbre en cuanto a los flujos de recursos, tanto ingresos como erogaciones y gastos, lo que puede llevar a la toma de decisiones equivocadas y falta de liquidez.
- No respaldar información
Por muy sencillo que esto parezca, es una de las omisiones que más pueden afectar a la empresa, ya que toda organización es susceptible a perder información debido a fallas en los servidores o incluso a desastres naturales, como inundaciones, incendios, etc.; por lo que es fundamental contar con un sistema tecnológico que realice copias de seguridad de los datos, lo que ayudarán a conservar los registros para eventuales revisiones de información de las diferentes autoridades administrativas, laborales y fiscales.
- No hacer un análisis estratégico
Si se usa un servicio tercerizado para el control contable, es necesario que al momento de que se reciba la documentación mensual, quincenal o anual, verificar que tanto los ingresos como los gastos se registren en las cuentas, división de negocio o departamentos correctos, que no exista ninguna omisión y que no se hayan duplicado registros. De esta manera, ahorrará tiempo a largo plazo en reclasificaciones de partidas, depuración de cuentas o ajustes contables en general.
- No contar con herramientas tecnológicas
Llevar el registro de las operaciones contables de forma manual en hojas de datos incrementa la probabilidad de que se cometan errores u omisiones. La incorporación de tecnologías específicas para la administración empresarial ayuda a automatizar los procesos, a tener precisión en la información, a cumplir con las disposiciones fiscales y permite usar mejor los recursos y tiempos de la empresa, lo que conlleva a tener un mayor enfoque en el negocio y en el desarrollo de estrategias, mejorando así la productividad.
“Es imprescindible que toda Pyme complemente su estrategia de negocio con herramientas tecnológicas y asesoría profesional, con la finalidad de crear una sólida plataforma administrativa que permita tomar decisiones clave para la empresa, generar ventajas competitivas y asegurar su permanencia en el mercado”, destaca Luis Velasco, Estratega Contable de Aspel.
Para atender las necesidades que las compañías demandan, el portafolio de soluciones administrativas de Aspel brinda un ágil procesamiento e integración de toda la información contable y fiscal de la empresa de forma segura, confiable y actualizada. El sistema COI, por ejemplo, proporciona diversos reportes, documentos y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización, con la posibilidad de enlazarse con otras aplicaciones para intercambiar información.
Redacción
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