Si una empresa desea un crecimiento ordenado, tener una mayor visibilidad de su información, controles en cuanto a sus procesos operativos, una mejor planeación y sobre todo la disponibilidad de analizar los resultados y estadísticas en un solo clic, una solución sin duda, es implementar un sistema administrativo.
Sin embargo, esto suele ocasionar incertidumbre y preocupación con el simple hecho de imaginar que de esta herramienta dependerá la efectividad de la operación diaria.
Por estos motivos, es necesario conocer de forma precisa y detallada el tipo sistema administrativo que se estará contratando, sus alcances, limitaciones, opciones de crecimiento, actualizaciones, el tipo de servicio que el proveedor ofrece, es decir el acompañamiento antes, durante y después de una implementación.
Aquí te ofrecemos en 6 simples pasos a considerar, lo que un consultor deberá ejecutar para poner en marcha y de manera exitosa un sistema administrativo:
1.- Conocer los procesos actuales. Es decir, ¿Cómo se hacen actualmente las cosas?, cada empresa tiene sus formas de trabajar, sus costumbres y sus vicios, el entender y responder preguntas: ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo? y ¿Por Qué?, en una palabra, las políticas de operación de la empresa, esto le ayuda al consultor a elaborar a detalle un plan de acción que incluirá la nueva forma de operar, los tiempos de ejecución, las áreas involucradas, el personal asignado al proyecto y su respectivo líder o líderes. Esta información deberá ser entregada por escrito y con la autorización de las personas responsables, se podrá inicia con la ejecución.
2.- Instalación y configuración. Con base a lo previamente diagnosticado y consensado por parte de los principales involucrados en la empresa, se hacen las cargas de los sistemas y su parametrización inicial, respetando en todo momento lo acordado y establecido en el documento.
En esta etapa también se realizan y personalizan los formatos de impresión, se cargan información inicial como catálogos de productos y clientes y se corren simulaciones en diferentes ambientes de prueba.
3.- Capacitación al personal operativo. La etapa de mayor importancia, donde cada colaborador, deberá conocer y familiarizarse con la nueva herramienta, así como establecer el paso a paso de los diferentes casos de uso, excepciones y políticas aplicadas. En este paso nos podemos encontrar con dos aspectos críticos. El primero será la detección de puntos de mejora o vicios ocultos, es decir circunstancias muy específicas que no se tenían considerados y que pueden afectar de manera significativa la operación y el segundo, la alta resistencia al cambio, la cual, en la mayoría de las ocasiones, es el resultado de prácticas de robo o beneficios adicionales de la persona o personas quienes no desean perder sus ingresos extras.
El Consultor al detectar alguna de estas dos situaciones, deberá notificar a los responsables del proyecto, para decidir al respecto y definir si será necesario cambiar el plan original.
4.- Saldos iniciales. Cuando se determinaron los alcances del proyecto, también se estableció una fecha para el arranque del nuevo sistema administrativo. Por lo tanto, una vez superadas las etapas anteriores y sin ningún cabo suelto por amarrar, es tiempo de cargar al sistema lo que se denomina como saldos iniciales, es decir, la información al cierre, datos que se tienen unas horas antes de la puesta en marcha, como son créditos de los clientes, montos del inventario en costo y unidades, etc. De tal forma que se tenga la información necesaria para operar.
5.- Puesta en marcha. El momento de la verdad, el resultado del buen o mal trabajo realizado en los pasos anteriores y se verá reflejado aquí, cuando la empresa inicia operaciones sobre la nueva aplicación. En la mayoría de los casos las dudas se hacen presentes y el acompañamiento cobra mayor relevancia al tener que hacer pequeños ajustes, pulir algún detalle y recordar al personal operativo lo visto en la capacitación. El consultor deberá tener la habilidad para convertirse en el proveedor de soluciones inmediatas para que lo más importante ocurra, que la operación diaria de la empresa no se vea afectada y mucho menos colapsada.
6.- Soporte técnico. Se terminó el arduo camino, se logró el objetivo y los sistemas se encuentran en operación, el personal ahora conoce y empieza a dominar la herramienta y los procesos nuevos, la calma y estabilidad regresan al día a día, sin embargo no olvidemos que las empresas son seres vivientes y evolucionan, cambian y se adaptan por lo que esto no ha terminado, será necesario contar con apoyo continuo, capacitación y actualizaciones.
Contar con un sistema administrativo será de gran ayuda para solucionar diversas problemáticas, mejorar las operaciones, optimizar los recursos con los que se cuentan y sobre todo y lo más importante, es la guía y el respaldo perfecto para cualquier toma de decisiones.
“Por lo tanto el acompañamiento y apoyo de consultores especializados y comprometidos con los objetivos de la empresa, que cuente con experiencia suficiente determinará el mayor aprovechamiento de la inversión”, concluyó Israel Coto, director de la oficina de Microsip en Ciudad de México.
Redacción
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