Gestionar tu empresa puede volverse un trabajo pesado cuando estás comenzando. Hay muchas cosas que se deben tomar en cuenta y, probablemente, el tiempo nunca será suficiente para cubrir todas las necesidades al momento.
Por eso, es importante aprender a optimizar tu trabajo en la mayor cantidad de ámbitos posibles. Las nuevas tecnologías te ofrecen programas de gestión empresarial que son una herramienta muy útil para conseguirlo.
Dependiendo del programa que utilices, podrás manejar distintos aspectos de tu empresa de forma eficiente y sencilla.
Este software de gestión empresarial es uno de los más completos y actualizados. Ofrece diferentes opciones que hacen que el proceso de gestionar tu empresa sea mucho más eficiente. Y empezar es fácil, ya que puedes importar toda tu información usando plantillas de Excel.
Facturación
Todo lo que corresponde al proceso de facturación de una empresa, puede ser gestionado a través de este programa. Desde la personalización de facturas, su envío y hasta el seguimiento de su pago.
Es posible personalizar las más de 40 plantillas de facturas que están disponibles. Esto significa que puedes modificarlas a tu gusto para que representen fielmente la identidad de tu marca, usando tu logo y colores corporativos.
De la misma manera puedes crear presupuestos y proformas a medida, y establecer fechas de envío automáticas para cada uno de estos documentos.
CRM
La gestión comercial y la atención al cliente están también cubiertas con esta herramienta. Con el CRM de Holded es fácil tener una visión general de cómo se encuentran tus procesos de venta porque te permite personalizar tus embudos.
Este programa ofrece la posibilidad de visualizar a tus clientes de acuerdo a las etapas del proceso en las que se encuentran. Puedes asignar responsabilidades, marcar oportunidades ganadas o perdidas y calcular la probabilidad de cierre.
Recursos humanos
Es posible optimizar tus procesos en cuanto a la gestión de equipo a través de este software. Te permite contabilizar las nóminas de tus empleados y sincronizarlas con tu contabilidad.
Tu equipo puede comunicarse contigo a través del portal del empleado para solicitar ausencias laborales, y el encargado de ello puede aceptarlas o rechazarlas fácilmente. Este tipo de posibilidades digitales agilizan enormemente los procesos de coordinación de equipo, lo cual a largo plazo ahorra tiempo y dinero.
Inventario y gestión de proyectos
Para gestionar tu inventario, el programa permite hacer un seguimiento en tiempo real de tus ciclos de venta. Puedes organizar los productos del inventario de acuerdo a sus características, y administrarlos de la forma que se adapte mejor a tus necesidades.
Holded te permite localizar todos tus productos utilizando los números de referencia de cada uno. Por eso, puedes tener un control absoluto de cómo se movilizan y en qué momento. Llevar un e-commerce con este programa es fácil porque sus integraciones te permiten conectar con Amazon, Shopify y PrestaShop.
Además de esto, ofrece varias opciones de gestión de proyectos. Es posible asignar tareas a diferentes miembros del equipo, así como identificar cuánto tiempo se está dedicando a cada una de esas tareas. Cuando termina el proyecto, podrás facturar fácilmente las horas trabajadas.
Todo esto implica que la herramienta te permite gestionar todas las áreas requeridas para que el funcionamiento general de tu empresa sea eficiente.
- Oracle Netsuite
Es un software de gestión diseñado para adaptarse a las necesidades de empresas medianas y grandes. Ofrece una enorme gama de posibilidades en cuanto a facturación, contabilidad, y gestión en general de tu empresa.
Contabilidad
Netsuite te ayuda a sincronizar todo el proceso financiero de tu empresa. Desde las órdenes de compra, hasta la facturación y el reconocimiento de ingresos. Este programa te permite mantener un monitoreo a tiempo real de tus gastos e ingresos. Esto hace que sea mucho más rápido saber el estado de las finanzas de tu empresa, cada vez que lo necesites.
Gran alcance
Es un programa de gestión empresarial enfocado en el desarrollo de empresas de alto alcance. Por eso, es bastante reconocido y utilizado por muchas empresas a gran escala. Esto significa que es capaz de manejar la planificación de recursos, inventario, facturas, CRM (Customer Relationship Management) de empresas multinacionales.
Está preparado para gestionar transacciones en monedas diferentes así como para integrar normas y requisitos fiscales de diferentes ubicaciones geográficas.
Por eso, es recomendable para las empresas más desarrolladas, que alcanzan los 250 trabajadores y un volumen de ventas superior a los 50 millones de euros.
Automatización
Netsuite ofrece automatización en la gran mayoría de sus servicios. Esta característica implica mucha más eficiencia en el sistema de gestión, lo cual es beneficioso para los empresarios que necesitan encontrar un lugar que les permita coordinar sus proyectos de forma sencilla.
- Invoice Ninja
Es un programa de gestión integral pensado para autónomos y pequeñas empresas. Es un compendio de herramientas online enfocadas a manejar aspectos financieros, gestión de clientes y coordinación de tareas de pequeños empresarios.
Medida del tiempo
Una de las características particulares de este software de gestión empresarial es que cuenta con una herramienta para medir el tiempo de las diferentes tareas que necesites realizar. Está inspirado en la necesidad de muchos proyectos de mantener un seguimiento del tiempo invertido en cada tarea. Por lo tanto, los usuarios podrán descargar una aplicación de escritorio o utilizar directamente en la web la herramienta que les permitirá medir el tiempo de cada tarea.
Esto permite al empresario conocer con más exactitud el tiempo que requiere cada proyecto, y así poder gestionarlo adecuadamente. Además de esto, es posible convertir la información obtenida de la herramienta de seguimiento del tiempo, en facturas o albaranes. De esta manera se pueden establecer proyectos directamente gestionados a partir de una relación entre el tiempo y las ganancias.
Gestión de proyectos
Invoice Ninja ofrece también distintas formas de gestionar proyectos. Para los autónomos o pequeñas empresas es fundamental organizar los distintos flujos de trabajo que se deben dar en cada proyecto. Por eso, los tableros de organización de tareas que ofrece este programa pueden representar una gran ventaja.
Permite añadir distintos usuarios externos a los tableros de trabajo, adjuntar archivos, hacer listas y establecer alertas para indicar cuándo una fecha límite se está acercando. Además, en general, es posible personalizar gran parte de todos estos aspectos.
Puedes, también, integrar otras plataformas al sistema para trabajar de manera libre, así como establecer distintos permisos de acceso a los tableros.
Propuestas
El usuario cuenta con diversas posibilidades para crear propuestas, facturas e informes de distintos tipos. El diseño de estos elementos permite añadir imágenes y utilizar varios formatos diferentes. Esto puede ser interesante para las personas que deseen establecer una imagen de marca en todos los documentos que tengan que ver con su empresa o negocio.
- Alegra
Alegra es un sistema de facturación y administración para pymes. Funciona en la nube y ofrece la automatización de los procesos financieros de tu empresa, de forma sencilla y práctica.
Conciliación bancaria
Al contar con conciliación bancaria, los movimientos financieros, gastos e ingresos, se procesan de forma rápida. Esto hace que el usuario se desentienda de actividades que le quitarían mucho tiempo de manera manual.
Es posible acceder a un formulario de creación de facturas en el que puedes seleccionar diferentes opciones. Esto significa que puedas crearlas fácilmente y de la forma que se adapte mejor a tus necesidades.
Reportes
Como muchas otras aplicaciones de gestión, Alegra ofrece la posibilidad de generar reportes en tiempo real. Esto es funcional para entregar a tus clientes información sobre algún procedimiento o proyecto. Así como para contar con un registro de los avances en tu empresa.
Ofrece también control de inventarios y facturación con TPV, que puede ser utilizado desde la nube, sin necesidad de ningún tipo de instalación.
Además de esto, la página web de Alegra cuenta con explicaciones y tutoriales bastante específicos del uso del programa. Esto es bastante beneficioso para los usuarios que no tienen suficiente tiempo libre como para aprender a manejar un programa complejo y difícil de entender, o que requiere de servicio técnico.
- Flowlu
Es un software de manejo empresarial con un diseño moderno y agradable a la vista. Es bastante versátil, con múltiples funcionalidades que lo hacen adaptable a todo tipo de empresas.
Mapas mentales
Una característica particular de este software ERP es que cuenta con una herramienta de creación de mapas mentales. Esto puede resultar útil para la organización de proyectos y tareas. Así como para gestionar y visualizar más claramente el avance de distintos aspectos de tu empresa.
Puede ser también beneficioso para el trabajo en equipo, ya que todos pueden participar, modificar el mapa, comentar al respecto, todo en tiempo real.
Chat grupal
Ofrece también la posibilidad de contar con un chat para comunciarse con todos los empleados. Es versátil, puedes crear diferentes grupos de comunicación, y podría agilizar algunos procesos de gestión.
Colaborativo
En general, el programa ofrece variadas formas para hacer que el trabajo en equipo sea fluido. Puedes conectarte a programas como Google Drive, y extraer documentos desde allí. También tienes a tu disposición distintos tipos de tablas de asignación de tareas, para coordinar equipos, medición del tiempo y notificaciones automáticas.
- Oneup
Este programa está enfocado en facturación, inventario y contabilidad para empresas pequeñas y medianas. Es particularmente conveniente para empresas o autónomos que manejan ventas de productos, porque las gestión de inventario es uno de sus puntos fuertes.
Facturación
Garantiza un seguimiento completo del proceso de facturación de tu empresa. Desde el inicio de la orden de compra hasta la gestión final cuando las facturas han sido pagadas. En el proceso, puedes personalizar las facturas, agregarles tu logo y escoger el formato que prefieres.
Te permite enviar estas facturas por email rápidamente. Luego de esto, puedes mantener un monitoreo general de cómo se encuentran los tiempos y fechas límite de cada factura. Finalmente, cuando están listas, se actualizan automáticamente en tus registros contables.
Cuentas con un formato de facturas predeterminado, fácil de editar y de enviar directamente a quien necesites. Esto hace que el proceso que solía hacerse con herramientas como excel se optimice por completo.
Inventario
Cuenta con diferentes herramientas para registrar todo el proceso de inventario y base de datos en tu empresa. Puedes sincronizar tu inventario a partir de un archivo CSV o con otras aplicaciones. Esto significa que el proceso de registrar tus productos es fácil y rápido. Además de esto, ofrece la posibilidad de hacer órdenes cuando tu inventario se esté acabando, que llegarán directamente a tus proveedores.
- Brightpearl
Este programa integra distintos aspectos de la gestión empresarial para conseguir aligerar el trabajo de autónomos y empresarios. Está dirigido particularmente a negocios de ecommerce y servicios de venta de productos.
Gestión de almacenes
Debido a su enfoque en empresas de venta de productos, cuenta con herramientas especializadas en la coordinación de múltiples almacenes. De la misma manera, ofrece diversas posibilidades de gestión de inventario. Puedes hacer un seguimiento de la cadena de suministro de principio a fin, así como utilizar los datos obtenidos de tus movimientos para optimizar los procesos futuros.
Administración y pagos
Brightpearl permite generar reportes y hojas de balance de acuerdo a tus transacciones. Además, ofrece automatización en los pagos, ya que puedes realizarlos de manera programada desde el software. Esto implica que quedan registros instantáneos de todos tus movimientos, y puedes guardar a tus clientes recurrentes para que sea más fácil trabajar con ellos en el futuro.
Conclusión
Este tipo de programas ofrecen enormes ventajas para los empresarios y autónomos cuando se trata de mejorar la calidad de trabajo. Manejar una empresa no es un proceso sencillo, requiere de la participación de muchas personas y de la coordinación de muchos aspectos diferentes. Por eso, el uso de las nuevas tecnologías para agilizar los procesos es fundamental para lograr los objetivos más eficientemente.
Redacción
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