Uno de los elementos del sistema de control interno de una empresa es la delimitación de los roles o funciones que cada uno de las personas va a cumplir. Es tal su importancia porque promueve la eficiencia. Así los directivos de una empresa deben crear un ambiente de control.
Control en el sentido de hacerle saber a los colaboradores cuál es su función dentro de la institución.
La delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad deben marcarse para que las personas sepan exactamente dónde inicia y dónde termina su obligación.
A continuación enumeramos los principales puntos para mantener un control interno favorable:
1.- Acotar autorización para algo en específico.
2.- La separación de funciones entre los distintos rangos.
3.- Selección de personas para los puestos idóneos.
4.- Definición de objetivos de la empresa. Esto dará lugar a que todos trabajen bajo una misma meta.
5.- Dictar las instrucciones por escrito (siempre será mejor, puesto que es una forma de que ellos mismos recuerden cuáles son sus funciones).
6.- Identificación de puntos que permitan identificar y tener control en los procesos o actividades.
7.- Rotación de deberes cuando así se requiera.
8.- Es importante que el personal sepa cuáles son las razones por las que se hacen de determinada manera las cosas. No ser autoritarios en ese sentido, sino compartir las razones. De esta forma no sentirá que sus labores son automáticas.
9.- Es recomendable que quienes lideran las empresas hagan saber a sus trabajadores que su trabajo es efectivo y que le dan un valor.
10.- Un error que cometen quienes son gerentes de organizaciones, por ejemplo, es realizar tareas que le pertenecen a sus trabajadores y es un error. El líder fue colocado en dicho puesto para pensar y crear una logística de tal forma que logre los demás trabajen en su rol. Y así, éste pueda atender otros asuntos como saber si el cliente fue bien atendido o en una oficina saber que todo marche bien. Desde luego hay algunas excepciones.
Norma Martínez
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Diplomado especialista en administración de recursos humanos
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