… tú y las nubes me van a matar… así rezan los primeros acordes de la afamada canción de José Alfredo Jiménez, que nos evoca involuntariamente la necesidad de la pequeña y mediana empresa de hacer una completa reingeniería de sus negocios y empezar la aventura de emplear las nuevas tecnologías de la información.
“La Nube” es la traducción de lo que en inglés se llama “Cloud Computing”, y que se refiere a una modalidad tecnológica que ha crecido paralelamente a la disponibilidad de conectividad de internet de banda ancha, y que ha sido descrita como la gran solución de la reconversión tecnológica de las Pymes, por su facilidad de adopción y porque sustituye buena parte de la infraestructura informática que tradicionalmente debía ser adquirida por las empresas.
La oferta de “Nubes” y la decisión de qué es lo que más conviene a una empresa pequeña se ha convertido hoy en un dolor de cabeza a la hora de tomar decisiones de los empresarios: ¿debo pagar un servicio completo que usaré sólo parcialmente? ¿Qué aplicaciones en la Nube me conviene adoptar? Al mudar a mi empresa a las tecnologías en la Nube, ¿tengo que modificar las políticas y procedimientos?
Esta tecnología abre un nuevo horizonte para las Pymes, ya que evita la necesidad de invertir dinero en equipamiento y licencias (computadoras, servidores, software, bases de datos) y la capacitación del personal resulta más accesible. Solamente se contratan los servicios de un proveedor que aporta asesoría, capacitación y la plataforma idónea para el giro y tamaño de la empresa.
La adopción de aplicaciones y programas de la Nube puede abaratar los costos tecnológicos y de operación hasta en un 63%.
¿Cómo funciona?
El funcionamiento y uso de esta tecnología es sencillo: sólo se conecta una computadora a Internet y esta conexión va directamente a La Nube que es un servidor donde se puede alojar la información de la empresa, así como las aplicaciones que se requieran para la operación cotidiana.
De acuerdo con los estudios de mercado de Zoho Corp., el 30% de las PyMEs mexicanas usan Cómputo en la Nube. Esta tendencia ha ido en aumento en los dos últimos años debido a su facilidad. Si usted usa por ejemplo, WhatsApp, Facebook o Twitter, usted está utilizando ya la tecnología en la Nube.
Zoho también indica en sus estudios que los sectores de las Pymes mexicanas que más utilizan esta tecnología son el de servicios y el de venta al menudeo (retails). En América Latina los países que más utilizan esta tecnología son: México, Chile y Brasil.
Existen en el mercado muchas compañías que ofrecen aplicaciones y herramientas en la Nube para las PyMEs, inclusive de manera gratuita. Para elegir la mejor opción, el empresario deberá decidir tomando en cuenta: el costo – beneficio y la seguridad que le ofrece para su información.
Aplicaciones básicas en La Nube para PyMEs:
- CRM (Customer Relationship Management por sus siglas en inglés) es una de las mejores y más completas aplicaciones para los negocios. Provista de diversas herramientas, permite administrar de forma más organizada la relación con clientes, facturación y contabilidad, correo electrónico, ventas, marketing, administración de bases de datos como por ejemplo inventarios, y hasta interacción con clientes o prospectos de clientes en Redes Sociales.
“Para elegir la mejor opción, el empresario deberá decidir tomando en cuenta: el costo – beneficio y la seguridad que le ofrece para su información”
- Contact Manager. Esta herramienta es ideal para llevar el control de las actividades de todos los clientes, proveedores o socios de una Pyme, ya que de manera fácil y rápida se pueden compartir datos de contacto, o dar seguimiento a las tareas, reuniones, correos electrónicos de cada contacto.
- Forms. Aplicación que permite construir y compartir formularios y administrar los flujos de trabajo de todo el personal de la empresa, generar reportes y notificaciones, así todos los integrantes saben qué está haciendo cada quién, sin necesidad de reuniones o juntas, ya que puede ser utilizada en cualquier dispositivo móvil.
- Invoice. Permite elaborar fácilmente facturas, generar informes de ventas y pagos y acepta pagos por Internet, entre otras ventajas para la administración.
Existen cientos de aplicaciones en el mercado, las sugeridas aquí ayudarán al empresario a iniciar su conocimiento y uso de La Nube y optimizar sus procesos de las áreas de ventas, marketing, administración, contacto con clientes y proveedores y contacto con los empleados de la empresa para conocer el avance en sus tareas asignadas.
Recomendaciones para los pequeños y medianos empresarios
1.- La adopción de las herramientas y aplicaciones en la Nube
disminuye los tiempos de comercialización de los productos, por ejemplo, utilizando la opción del e-comerce (ventas por Internet) se pueden generar ventas de forma más rápida.
2.- La instalación y operación de la Nube reduce hasta en un 63% el gasto en infraestructura tecnológica de una empresa.
3.- Conocer los servicios que ofrecen las compañías de tecnología en la Nube y elegir la que más se adapte a las necesidades de la empresa
4.- Aprender a utilizar esta nueva tecnología que se está convirtiendo en la manera de hacer más eficientes a los negocios en el mundo.
5.- Pedir a la compañía elegida: capacitación, asesoría y acompañamiento en todo el proceso de instalación y operación.
Modernizar tecnológicamente a las PyMEs es la nueva manera de generar negocios más productivos, competitivos y sin necesidad de grandes inversiones de dinero. Hoy todos pueden utilizar la Nube que durante algún tiempo estuvo reservada solamente para las grandes empresas o compañías.
Los negocios del siglo XXI funcionan mejor desde la Nube.
Ing. Miguel Ángel Arce, Strategic partner de Zoho en México
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