Para evitar retrasos permisibles en el pago de nómina te olvidas de los conflictos con los empleados. Las personas que manejan la nómina deben tener un conocimiento mínimo del lenguaje que se maneja en la elaboración de la misma. Debe saber términos como ISR, monto gravable, monto exento, calcular los impuestos, salario mínimo, etc.
Israel Coto, Director de la Oficina de Ciudad de México de Microsip, comenta que “las empresas tienen que estar conscientes de los problemas que puede traer consigo un manejo incorrecto de la nómina y también necesitan saber cómo llevarla a cabo con un proceso eficiente y sin errores que les permita evitar cualquier situación con sus empleados y con las autoridades”.
¿Quién debe calcular la nómina dentro de la Empresa?
El perfil del encargado de la nómina regularmente está dentro del área de Recursos Humanos, y es preferible que sea un auxiliar contable que esté directamente asesorado por el área de contabilidad.
Durante el proceso de planeación de la nómina, el apoyo del contador de la empresa es fundamental, pues es quien debe ayudar a definir desde el inicio la estrategia tanto fiscal como legal y es quien puede realizar los ajustes correspondientes a las reformas fiscales.
Esto permite evitar problemas de cálculos incorrectos, revisiones y auditorías de las autoridades.
El papel del contador se ha reivindicado mucho en este sentido pues su consultoría puede prevenir grandes problemas a corto, mediano y largo plazo. Además de ser la persona indicada para asesorar adecuadamente al empresario para que pueda pagar correctamente a sus empleados en tiempo y forma.
Para definir un proceso de nómina, es importante establecer generalidades como las prestaciones de Ley, las ramas de seguro que van a ser cubiertas, factores de riesgo de trabajo, afiliación al Infonavit, prima vacacional, etc.
Posteriormente, dar de alta al trabajador de acuerdo a distintos factores como el tipo de contrato (de planta, de base, semanal, de jornada reducida, con tipo especializado), los tipos de salario (variables, fijo o mixto), el cálculo del reparto de utilidades para cada empleado, etc.
¿Cómo mantener un proceso de nómina estable?
El retraso en el pago o corrección de un salario a un empleado puede ocasionar graves problemas. Para evitarlos, es fundamental tener un flujo adecuado del proceso de nómina, para el cual, el primer paso es establecer fechas de corte que se respeten al pie de la letra.
1.- En un flujo operativo normal, consiste en dar de alta y baja a los empleados, ver sus incidencias, incapacidades, cambios de sueldos y establecer fechas límite de corte.
2.- Capturar las percepciones y deducciones individuales como faltas, eventos excepcionales, comisiones y demás. En este paso es muy importante ser muy cuidadosos con la información capturada pues añadir un cero a la comisión de un empleado puede poner en problemas tanto al área contable como a la empresa.
3.- Hacer el cálculo de IMSS y los impuestos correspondientes, los cuales deben hacerse de acuerdo a los salarios de cada empleado, dependiendo de los aumentos que puedan tener, para que al final del año fiscal, no haya deudas de impuestos no pagados que sea necesario saldar con el SAT.
4.- Es indispensable timbrar, imprimir y mandar por correo los recibos correspondientes a cada empleado, con la fecha de pago de la nómina y posteriormente hacer las transferencias bancarias.
Cuando las nóminas son timbradas después de pagarse, puede generar problemas con el SAT y habrá que hacer las correcciones y aclaraciones pertinentes.
El pago de la nómina puede llevarse a cabo en efectivo, en cheque, en transferencia electrónica a una tarjeta bancaria de nómina, o cualquier forma de pago siempre y cuando el empleado firme su recibo de nómina en regla y al día.
Todo este proceso y la información generada deben estar respaldada y asegurada para evitar pérdidas de información por robo, fuga o cualquier otro factor.
Santiago Eguía
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