Cuando una organización crece, es señal de que el trabajo y el esfuerzo de todo un equipo está dando grandes resultados y es cuando se incrementa la complejidad de operación.
Debido a esta razón, Kronos comparte una serie de tips para identificar los 7 peligros que los negocios en crecimiento pueden enfrentar:
1. La nómina toma días para procesar, en lugar de horas: Cuando las empresas crecen, también aumenta el número de empleados y con esto la complejidad en el número de contratos de pago y el tiempo requerido para ejecutar la nómina.
Los procesos manuales para capturar, aprobar y procesar el tiempo de trabajo, así como usar hojas de asistencia en papel, hojas de cálculo, ya no se utilizan, ya que son susceptibles a errores y fraudes.
Actualmente, el 40% de las áreas de Nómina pasa más de 2 horas realizando tareas de administración, de acuerdo al reporte de 2016 dl Workforce Institut: “¿El compromiso de los empleados es el motor del éxito?.
La solución: Automatización de la administración del tiempo y asistencia, al minimizar el tiempo de procesamientos de la nómina y erradicar costosos errores.
2. Los gerentes pasan demasiado tiempo en tareas administrativas y poco tiempo centrados en los clientes: La planificación de personal, el responder a las preguntas sobre el trabajo de los colaboradores, así como tratar el tema de las enfermedades, manejo de hora extras, solicitudes de vacaciones, la firma de hojas de trabajo y otra lista de actividades interminables puede quitarnos el enfoque de atención al cliente.
El 43% de los empleados en niveles gerenciales desean tener una mayor visibilidad del ausentismo que los ayuden a manejar mejor los horarios y los turnos.
La solución: Reducir el tiempo de los gerentes que se utiliza en tareas administrativas mediante la simplificación de los procesos relacionados con el trabajo.
3. Incompleta visibilidad de la presencia y las actividades del personal: A medida que los negocios crecen, la capacidad de los gerentes para saber quién está presente y en qué puestos o roles de trabajo se está desempeñando, disminuye.
La falta d visibilidad puede afectar la productividad, así como el servicio al cliente y los costos. La compañía puede estar pagando por las personas que están ausentes e incurrir en costos innecesarios por concepto de tiempo extra.
La solución: Visibilidad en tiempo real de la presencia, disponibilidad y la actividad de sus equipos, para garantizar altos niveles de productividad y un mejor servicio al cliente.
4. La programación de los empleados para satisfacer las demandas de los clientes se está convirtiendo en un proceso largo y complicado: Cuando la demanda de los clientes aumenta, se recomienda a las empresas asegurarse de contar con las personas idóneas, en el lugar y el momento correcto, a un costo adecuado, esto es fundamental para tener un buen funcionamiento.
Entre más personal, mayor será la complejidad de las planilla.
La solución: Simplificación en la planificación del equipo, ayudando a los gerentes a poner fácilmente a las personas adecuadas, con las habilidades necesarias, en el lugar y en el momento adecuado para satisfacer la demanda de los clientes.
5. El equipo de Recursos Humanos y de Nómina se atoran en el papeleo: ¿Se les está dificultando manejar las tareas básicas de recursos humanos, reclutamiento , embarque, compensación, exámenes de rendimiento, habilidades y certificaciones? Aquí resulta crucial pagarle al personal con precisión y de forma puntual.
El 73% de los gerentes reportan la pérdida de productividad debido a la falla de los sistemas manuales.
La solución: Un único expediente por empleado y una sola fuente para todos los expedientes relacionados con la nómina, y así garantizar el cumplimiento de las normas así como ofrecer el acceso simple en tiempo real de los informes.
6. Se está desperdiciando tiempo de los empleados y gerentes con consultas relacionadas a la fuerza laboral: Los sistemas manuales y anticuados están causando errores de nómina y le dificultan a los empleados y gerentes tener acceso a los datos básicos relacionados con la fuerza laboral, tales como saldos de vacaciones, acumulaciones flexibles, calendarios, horarios de trabajo planificados, horas extra trabajadas, etc.
La solución: Los autoservicios de los empleados (a través de teléfonos móviles, tabletas, terminales PC o Kronos In Touch), permiten que los empleados tomen un mayor control de su vida laboral, es decir, se desperdicia menos tiempo preguntando a sus directores o al departamento de RRHH/Nómina.
7. Los sistemas obsoletos ponen en riesgo la nómina: Pagar por el personal con precisión y puntualmente es fundamental para todas las empresas, ya que si se equivocan, se arriesga la reputación del negocio y el respeto de los equipos.
Ejecutar sistemas viejos y no soportados pone en riesgo el fallo del software y el hardware. Se necesita una solución que sea fácil de usar; con respaldo en la nube, el cual evitará dolores de cabeza con la instalación y el mantenimiento, además de contar con actualizaciones del sistema de manera frecuente, al mismo tiempo que le permite al personal de TI enfocarse en las iniciativas empresariales esenciales para el negocio.
La solución: Una solución basada en la nube simple de configurar, rentable y disponible. Las empresas ya no se tienen que preocupar por comprar y mantener servidores, y actualizar software. Ahora Kronos de encarga de todo eso.
Más información: www.kronos.mx
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