Entre las principales quejas que las organizaciones reportan son los fraudes y malas prácticas en los departamentos de compras ya que estos factores conllevan a pérdidas de capital en las empresas y representan altos niveles de riesgo.
Sergio Almaguer, CEO y Co-fundador de Yaydoo, afirma que “muchas de las compañías con quienes trabajamos nos han compartido que padecen de distintos fraudes en el departamento de compras pues los colaboradores de esta área se enriquecen de forma ilícita utilizando de manera inadecuada los recursos económicos de la empresa, ya sea recibiendo fondos o extrayéndolos ilegalmente”.
“El departamento de compras -continúa Almaguer- es un área muy sensible de la compañía, por lo que es fundamental conocer los tipos de fraudes e irregularidades posibles, y tomar las medidas precautorias correspondientes”, añade Sergio Almaguer.
De acuerdo con expertos y clientes, a continuación se se enlistan algunos pasos para la prevención de fraudes.
- Fomento a una educación financiera
El primer paso para la prevención de fraudes en el departamento de compras es el fomento de una cultura de responsabilidad y educación financiera al interior de la compañía, en la cual esté incluida la capacitación del personal para que los distintos miembros del área financiera sean capaces de identificar a tiempo los síntomas previos a un probable fraude.
“Es fundamental, por ejemplo, identificar y proteger los puntos vulnerables de los flujos de compras y tomar las medidas preventivas necesarias para evitar cualquier situación de riesgo o transacción irregular”, apunta el ejecutivo.
- Añadir el proceso de 3-Way.Matching
También sugieren establecer una clara división de responsabilidades y funciones, de manera que quienes aprueban los presupuestos sean distintos a quienes efectúan las compras y quienes realizan los pagos, y sumar al proceso controles de compra y flujos de aprobación, consistentes en límites de ejercicios de presupuesto para las distintas áreas de la compañía.
“Una estrategia muy efectiva para evitar fraudes en el departamento de compras es añadir al flujo de compras un proceso de 3-Way-Matching, que consiste en cotejar y auditar todas las órdenes de compra con sus respectivos comprobantes de recibo y facturas de pago. Este procedimiento facilita mucho la prevención de transacciones ilícitas o fraudes, garantizando efectivamente que todo lo que se ha comprado ha llegado a la empresa”, advierte Almaguer.
- Proveedores certificados de confianza
Otro punto muy importante a considerar, es contar con una lista de proveedores certificados. Es fundamental estar seguros que sean empresas de confianza, que además de entregar productos y servicios de calidad en tiempo y forma, estén al día en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
El SAT publica con regularidad un listado de empresas que están dentro de los Artículos 69-CFF y 69-B, lo cual significa que son compañías que han incurrido en irregularidades fiscales o han llevado a cabo operaciones de compra-venta inexistentes para deducir impuestos de forma ilegal. Verificar que los proveedores estén fuera de este listado es fundamental para la salud financiera y la seguridad fiscal del negocio.
Yaydoo es una plataforma de software como servicio que facilita y automatiza el flujo de compras en las compañías a través de un sistema de fácil acceso para los encargados de finanzas, reduciendo todo el proceso de asignación, aprobación y ejercicio de presupuestos a cuatro sencillos pasos.
Es un marketplace B2B que combina una serie de soluciones de compras de mayor visibilidad y control de flujo de adquisiciones a través de un dashboard en el que los usuarios pueden tener visibilidad de los montos y límites de presupuesto que tienen disponibles, así como una lista de más de 60 mil productos con acuerdos pre-negociados con proveedores calificados y verificados en toda su situación fiscal, en México y Estados Unidos, de manera que puedan adquirir fácilmente y con seguridad toda clase de insumos de oficina en general, desde equipo y accesorios de cómputo hasta productos de limpieza o snacks de cafetería, simplificando todo el flujo de compras para conseguir mayor control y eficiencia.
Redacción
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