Las reuniones híbridas se implementaron en una apresurada vida laboral digital que la pandemia por COVID-19 instaló sin reparar en diversas problemáticas que la mayoría de las personas nunca había enfrentado: entre ruidos de ambiente, fallos en la conectividad de internet y micrófonos encendidos por error o que se rehusaban a ser funcionales, los trabajadores navegaron sobre aguas desconocidas que poco a poco aprendieron a domar.
Los avances tecnológicos han llegado a tal grado que, en los últimos tiempos, ha sido cada vez más fácil adaptarse a los distintos cambios que se presentan. Sin embargo, siempre son bienvenidos los consejos profesionales para mejorar. Con estas ocho sugerencias será posible que las reuniones híbridas de trabajo y hasta las clases a distancia se desarrollen sin problema y de forma puntual.
- Evitar las fuentes directas de luz:
El truco está en que las ventanas o lámparas no se ubiquen detrás de las personas, pues esto genera que la saturación de iluminación proyecte una imagen parcial de ellas. Es preferible colocarse de frente a la luz para que quienes se encuentren del otro lado de la pantalla puedan ver con claridad a quien proyecta.
- Reducir los ruidos de fondo:
Es difícil para la mayoría de las personas que trabajan a distancia encontrar lugares 100% libres de ruido ambiental. Silenciar el micrófono en una reunión o clase cuando no se tiene nada que decir es la mejor opción para evitar que todos los participantes se abrumen y distraigan con fuertes ruidos ajenos a lo importante.
- Invertir en una cámara web:
Las reuniones y clases a distancia son mucho más agradables cuando se puede ver a los demás. También permite un desarrollo mucho más profesional al mejorar la comunicación entre las personas, sin las cámaras se pueden perder importantes detalles de la comunicación no verbal.
- Prevenir el desorden de fondo:
Utilizar un fondo virtual discreto o uno borroso ayuda a evitar distracciones de ambos lados de la pantalla y concentrarse en los objetivos de la reunión. La sobrecarga de información visual también puede resultar en la pronta frustración de las personas.
- Tener una conexión estable a Internet:
Contar con una buena cantidad de megabytes de velocidad en el servicio de internet puede ahorrar momentos de estrés por imágenes congeladas o audio retrasado, pues en estos momentos, por más breves que sean, puede perderse información valiosa.
- Evitar distracciones:
Durante la reunión o clase se necesita que la concentración esté enfocada en ella. Apagar dispositivos extras a la computadora como la televisión y el teléfono móvil, cerrar otras pestañas del navegador de internet, redes sociales y el correo electrónico es una buena forma de evadir desatenciones.
- Vestir para la ocasión:
Usar ropa de colores vivos, pero a su vez discretos permite dar una mejor imagen a todos los participantes de las reuniones o clases. Evadir estampados recargados o que distraigan la atención de los demás es importante, a no ser que se trate de una reunión virtual con alguna temática especial.
- Comprobar la configuración:
Realizar una prueba de audio y video antes de la reunión puede ser útil para prevenir fallas técnicas en momentos importantes. También es importante para brindar confianza y seguridad a las personas, pues sabrán que nada va a salir mal.
“Asegurarse de verse bien ante la cámara trabajando desde casa, o incluso en clases, será lo principal cuando todas las demás preocupaciones técnicas están cubiertas. ClickShare le permite un pleno desarrollo en sus reuniones híbridas, convirtiéndolas en sesiones interactivas, inmersivas y productivas. Asimismo, preocuparse por la calidad de audio y video será cosa del pasado, pues con la sincronía de dispositivos que ofrece esta solución estos problemas quedarán resueltos. Con ClickShare de Barco y los consejos enlistados sus reuniones híbridas serán todo un éxito”, finalizó Cornejo.
Rodrigo Cornejo, Director General México y Director de Canales para Latinoamérica en Barco
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