Beneficios de digitalizar documentos

De acuerdo con Víctor Loyola, Gerente de mercadotecnia y ventas internas de América Latina de Fuijtsu, son muchos los beneficios que una PyME obtiene al digitalizar documentos en lugar de seguir manejándolos en papel; de entrada, ahorro en tiempo, dinero y espacio. Para quienes dedican gran parte de su tiempo a administrar documentos aquí tienen una alternativa de escáner portátil y que incluye software para enviar las imágenes a la nube, por correo electrónico e incluso a un celular.

Se trata de la línea de escáneres ScanSnap, compuesta de tres productos con diversas prestaciones. El común denominador de estos productos es que vienen con un conjunto de programas que facilitan el manejo de los documentos, como envío de las imágenes a servicios en la nube como Evernote, Google Docs o Dropbox; envío automático a correos electrónicos o dispositivos portátiles Android o Apple; y conversión de documentos escaneados a documentos de paquetería de oficina, para su rápida manipulación.

Loyola comenta que estos productos ya han demostrado ser herramientas efectivas para empresas medianas: “Tenemos el caso de una compañía de retail de ropa y calzado en Medellín, Colombia, que tiene 16 tiendas en toda la ciudad. Metieron escáneres de este tipo en cada tienda, y se hicieron más productivos; aumentaron las ventas porque antes de vender escáneres tardaban una semana, ahora los otorgan en una hora o máximo hora y media. La gente llega, le digitalizan sus documentos, en automático se envían al departamento de crédito, se analizan y se aprueba el crédito. Las ventas subieron en la compañía, alrededor del 36% debido a que se agilizó el proceso para otorgar créditos y la cartera vencida bajó alrededor de 76%”.

Entre las compañías que podrían beneficiarse de utilizar un producto como este se encuentran aseguradoras, notarías, tiendas de retail, y toda aquella que requiera administrar y procesar una gran cantidad de documentos día con día. Puedes encontrar más información sobre los escáneres ScanSnap aquí.

“Las PyMEs requieren ser productivas porque no necesariamente tienen todo el personal adecuado. Esta solución ahorra tiempo y dinero, pues no se requiere poner atención al manejo de documentos por lo que la gente puede concentrarse en cómo hacer crecer su negocio”, concluyó Loyola.

Itzel Castellanos