La regulación y los trámites emitidos por el SAT incrementan cada año y algunos más significativos son: Ley Outsourcing, CSF, NOM 035, Ley del Teletrabajo, Nómina Electrónica, Carta Porte, entre otros. Esto aumenta la complejidad, trabajo operativo, horas del personal del 50 al 200 por ciento, costos directos, riesgos humanos, potencial de recibir multas y reducen capacidad estratégica de la administración y flexibilidad.
No obstante, el SAT tomó la decisión de establecer una nueva prórroga para la entrada en vigor del CFDI 4.0, la cual está teniendo un fuerte impacto en la gestión fiscal, administrativa y contable de millones de contribuyentes en el país y entrará en vigor a partir del primero de enero de 2023.
A pesar que México es referente en facturación electrónica a nivel global, la automatización de finanzas empresariales sigue rezagada en México. Por ello, los expertos de Listo.mx exhortan a empresas a capitalizar las ventajas ocultas del nuevo CFDI 4.0 para automatizar sus finanzas empresariales para evitar multas y sanciones y señalan que aprovechar este nuevo régimen con herramientas digitales podría ahorrar de 50 a 90 mil millones de pesos al empresariado mexicano en el 2023.
Evgeny Pervago, cofundador y CEO de Listo.mx, y Juan Antonio Pliego, Presidente del Comité Técnico Nacional de Finanzas Corporativas del IMEF hablaron sobre la necesidad de automatizar procesos de facturación y cobranza ante la obligatoriedad de entrar en un nuevo régimen fiscal asociado a la facturación 4.0.
“Cuando se habla de la evolución de gestión de finanzas empresariales, pagos y cobranzas se habla de tres pasos: papel, electrónica y automatización. Sin embargo, sólo el 10 % de las empresas han migrado y adoptado la automatización, pero de forma parcial y este rezago les cuesta a las empresas y a México como país”, recalca Evgeny Pervago.
“Uno de los factores por los cuales las empresas restantes no han adoptado la automatización son: la resistencia al cambio, otro factor es la tecnología; los colaboradores no se sienten cómodo pero la información les pueda servir a las empresas para crear el gigante de la automatización, gastar menos tiempo en los procesos administrativos y dedicarse más al tiempo de su negocio”, afirma Pervago.
Según datos de Listo.mx, la cantidad que se pierde en las empresas y el país es entre $50 a 90 Mil Millones de pesos de valor y 300 a 500 Millones de horas y sus causas son: error humano en facturas, conciliación manual, refacturación, falta en cumplimientos de pago, descuentos por PP y multas por lo que conlleva a conciliación manual, matching , llamadas, correos, reuniones y disputas.
Revertir este rezago es imperativo
Como perspectiva
• 1 de cada 20 facturas se tiene que ajustar de alguna forma después de su emisión
• 3% de facturas emitidas se cancelan
• 2% de facturas se les emite una nota de crédito
• Más de 10% de los complementos de pago contienen errores, 4% de alta severidad
• Se desperdician 80 horas promedio por empresa en errores humanos prevenibles
Beneficios de automatización
- 82% reducción en el costo integral de emisión de factura
- 44% reducción de los retrasos y la falta de emisión de Complementos de Pago de proveedores
- 50% reducción de fallas en los complementos
- Reduce 90% el tiempo dedicado a la emisión
- 82% reducción de horas dedicadas a errores prevenibles
- 50% reducción en facturas retrabajadas
Eliminar los errores humanos, retrabajos, burocracia y retrasos asociados a los procesos actuales de facturación y pagos de la mayoría de las empresas, la adopción de automatización tiene el potencial de ahorrar hasta 500 millones de horas hombre al año y generar ahorros económicos de 50 a 90 MMP para las empresas.
De los tres pasos mencionados anteriormente por Pervago, hay un cuarto paso: inteligencia de negocio que genera:
● Indicadores
● Planeación
● Estrategia competitiva
● Estrategia fiscal
● Auditoría
● Proyecciones y escenarios
“Nos tenemos que enfocar en las cosas importantes que podamos controlar y en este rubro está la automatización para eficientar el negocio, reducir los errores y los costos que implica y utilizar los datos limpios y confiables y a tiempo para crecer el negocio”, explica Pervago.
Por su parte el modelador Adrián Díaz, consultor y colaborador sobre Finanzas Personales en medios de comunicación, presentó al panelista Juan Antonio Pliego quien precisó que: “la obligatoriedad del CFDI 4.0 es un hecho inevitable e impostergable. La estrategia es convertir esta resolución en una ventaja estratégica y operativa y a través de esta herramienta, las empresas tienen la clave de la claridad financiera para tomar mejores decisiones.”
Los expertos coincidieron en que si bien el CFDI 4.0 ha sido controversial dado que genera costos y burocracia adicional que tendrán que absorber las empresas, existen aspectos técnicos aprovechables para las empresas mexicanas que elijan tecnificar sus finanzas desde procuración, facturación y pagos e incluso, ante la incertidumbre y turbulencia actual, los panelistas explicaron en que la adopción universal del CFDI, facturación electrónica en nuestro país, es un “antídoto”.
Los panelistas destacaron que el cumplimiento con el nuevo régimen es casi imposible sin automatización, y que las multas y sanciones por incumplimiento son significativas. Pero señalaron que más allá de evitar multas, generar ahorros y transparencia, la automatización AP Automation genera grandes beneficios individuales y colectivos para México.
Pervago concluye: “Nos enfocamos a todos los tamaños de empresas, hemos trabajado con empresas, desde dos personas a grandes corporativos e incluso con empresas que cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores, con startup en tecnología que, sin tener una sala de juntas, ahora tienen cientos de empleados y lo hemos seguido acompañado. En cuanto al modelo de comercialización, alineamos nuestra flexibilidad en cuanto al tamaño de las empresas y utilizamos SaaS, lo que significa que es una renta mensual depende de la funcionalidad contratada y tamaño de la empresa, empezamos con cantidades accesibles para un micro empresario y vamos creciendo con las necesidades de la empresa y sin cambiar de herramientas que vayan requiriendo.”
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