¿Qué cuestiones debe tener en cuenta una empresa antes de seleccionar soluciones tecnológicas? Es importante tomar en cuenta el proyecto como un todo y tener una visión estratégica de largo plazo. La consigna es identificar cómo podemos montar un sistema (hardware, software, telecomunicaciones, redes, sistemas de copia, formación) que nos retroalimente y permita que la organización efectivamente se despliegue y crezca en base al uso eficiente de la tecnología.
Esto se logra con un buen modelo de gestión, que elimine el anonimato y promueva la participación y colaboración de los miembros de la organización. Por eso conviene tener claro estos elementos antes de definir con qué solución tecnológica se abordarán los procesos en una empresa, también es muy significativo el cambio en el uso de la tecnología que provocaría cambios en nuestros procesos empresariales.
Sin embargo, es relativamente frecuente que cuando una organización se plantea introducir soluciones tecnológicas en sus procesos, se centre en la tecnología y no en su poder de transformación. Esto supone asumir un enfoque meramente instrumental que reduce considerablemente las posibilidades de éxito, el aprovechamiento del potencial de las TIC y, finalmente, el alcance de los resultados dentro de la empresa.
Es imprescindible elaborar correctamente el caso de negocio. Por caso de negocio, me refiero a entender y consensuar con los actores más importantes de la organización qué es lo que se busca con la utilización de soluciones tecnológicas. Y entender y consensuar si los actores involucrados están dispuestos a hacer algunos sacrificios (económicos, pero también de muchos otros tipos) para lograr lo que buscan. Implementar soluciones tecnológicas no es gratis: se perderán algunos beneficios que otras modalidades permitían, se modificarán ciertos procesos de trabajo, se deberán sumar nuevos actores. Tener claro el mapa de influencias en el proceso y consensuar con cada una de ellas, es crítico.
En todo proceso de elegir equipo tecnológico hay proveedores y el proveedor debe tener la capacidad, el conocimiento y la experiencia suficiente para entender las necesidades reales del cliente en profundidad, para poder proponer al cliente las opciones más ajustadas a sus objetivos y realidad contextual, y explicar con claridad los pros y contras de cada uno, para acompañar la toma de decisión.
Una vez asumido que las TIC son algo más que una mera introducción de herramientas, aplicaciones, dispositivos o conexiones, es el momento en el que deben plantearse diferentes aspectos:
a) Contar con el apoyo de la dirección de la organización, en cuyo caso, es muy probable que se disponga de los recursos (económicos, humanos y materiales) y de las condiciones favorables (cultura enfocada a la innovación, flexibilidad laboral y organizativa, sistemas de reconocimiento y participación, sistemas de carrera profesional, etc.) para asegurar el éxito de la iniciativa.
b) Centrarse en los recursos que van a ser necesarios, analizando previamente el equipo de personas y las infraestructuras y equipamientos disponibles, para asegurar una buena gestión del ciclo de vida de la tecnología seleccionada, y qué tipo de costes genera. Es necesario plantearse cómo incide esa tecnología en la estructura de costes de la organización ya que puede generar costes fijos, costes variables o introducir nuevos costes en la organización. Estas variables van a orientar la decisión que se tome hacia soluciones de externalización o hacia proyectos de desarrollo interno.
c) Un aspecto de carácter más operativo es el nivel de uso de la tecnología en otras áreas de la institución: administración, finanzas, producción, marketing y comunicación, etc. Esto ayudará a introducir tecnología con un nivel de complejidad similar al que las personas están acostumbradas a utilizar y, por tanto, se reducirá la probabilidad de resistencia ante el cambio en los sistemas.
d) Considerar el rol que se va a asignar a la tecnología dentro de la empresa, es decir, qué usos se le va a dar. No es lo mismo plantearse una simple distribución de contenidos que una aplicación basada en la interacción y la colaboración entre los participantes. Los requerimientos de las herramientas y los aspectos formativos y organizativos son completamente distintos.
En definitiva, no se trata solo de tecnología, sino de una oportunidad para adoptar un nuevo enfoque empresarial que, con soporte en las TIC, sea capaz de impulsar la estrategia y contribuir a mejorar los resultados.
Manuel Ballester
Socio Director Área de Consultoría Auren
Vicepresidente Academia Mexicana Ciencia Sistemas
Tal vez también te interese
