Por lo general, cuando las empresas comienzan a incrementar sus ventas y a tener un crecimiento constante, el siguiente paso es abrir una o varias sucursales.
Sin embargo, si en los procesos del negocio aún existen fallas como el mal control del inventario, errores en la distribución de tareas para el personal y en el control del mismo, los errores se duplicarán con cada apertura de una nueva sucursal.
“Uno de los errores más comunes que se cometen al adquirirlo es el poco conocimiento del producto. No conocer la herramienta a profundidad implica que no se aprovechará en su totalidad las capacidades que el sistema puede ofrecer o viceversa que éste no se ajuste a nuestras necesidades por falta de funcionalidad; y los errores en la adquisición de equipos de cómputo, como impresoras o lectores de códigos de barras”, mencionó Israel Coto, Director de la Oficina Microsip Ciudad de México.
A pesar de esto, siempre se pueden tomar consideraciones para aprovechar al máximo las capacidades de los sistemas y así mejorar el desempeño en tu punto de venta.
. Selección del sistema. Elige el producto correcto, aquel que resuelva nuestras necesidades y del que estemos seguros sobre sus alcances y funciones.
. Catálogos de artículos. La descripción de cada producto debe ser homologada, es decir clasificada por marca, modelo, color, talla, descripción y características; así como el registro de sus claves correspondientes, como el código de barras, el código alfanumérico, o el número de parte; de igual forma definir las diversas unidades de medida.
. Políticas de negocio. Manejo de diferentes listas de precios, establecer si hay descuentos, si se maneja trato especial para algunos clientes, si hay ofertas de temporada, etcétera, con el fin de quitar decisión al operador.
. Elección de infraestructura tecnológica: Conocer qué equipos son los adecuados y contar con las mejores herramientas dependiendo el giro, por ejemplo red cableada, impresoras adecuadas o lectores de códigos de barras idóneos al tipo de producto que ofertemos.
. Flujo de atención a clientes: Dependiendo del tipo de negocio, se debe tener una buena distribución en el servicio a los clientes para evitar largas filas y eficientar el tiempo de atención, esto lo lograrás al distribuir las actividades de atención a clientes, selección de mercancía, probadores, pedido, pago, facturación, entre otros, tomando en cuenta no afectar la operación de la tienda.
. Capacitación al personal: Una vez instalado y configurado tu sistema es necesario que el personal conozca las capacidades y funcionamiento operativo de la herramienta, para saber cómo deben operar, cómo hacer las cuentas o cómo buscar algún producto. También es importante que se les enseñe sobre los productos, el manejo de la lista de precios, las herramientas de venta, sobre los dispositivos de cómputo, e inclusive cómo tratar al cliente, entre otros.
. Establecer controles: Finalmente se deben establecer procesos de control en cada departamento de la empresa, como en los almacenes con las salidas y entradas de producto, los procesos de compra, los registros contables, entre otros, siempre tomando en cuenta que esto no debe afectar a los clientes.
. Jerarquías: Es importante distribuir las funciones y los permisos a tu personal operativo, definir sus responsabilidades con el fin de evitar que tomen decisiones sin consultar.
En definitiva, las herramientas tecnológicas son un factor crítico e indispensable para una mejor atención al cliente, controles para la empresa, el manejo de productos, y sobretodo toma de decisiones. Si bien el éxito se logra con la constancia y dedicación, este tipo de soluciones te ayudarán a reducir errores y pérdidas y a volver a tu empresa más eficiente.
Redacción
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