El inventario es una relación detallada y ordenada de los bienes tangibles con los que cuenta una empresa para desarrollar su actividad. El estudio “Líderes Empresariales” de la firma PricewaterhouseCoopers (PwC) reveló que los altos ejecutivos buscan estar atentos a los cambios estructurales en la economía mundial a través de una mejor colocación de inventarios.
Este registro es uno de los activos más valiosos de una compañía y también uno de los más costosos, ya que significa tener una fuente directa y continua de abastecimiento en cualquier momento para asegurar que se prestará un servicio constante y eficiente al cliente; no tenerlo pone a una empresa en riesgo de frenar la producción o negar ventas por exceso de demanda.
De acuerdo con la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios (Condusef), el control de inventarios es una de las principales omisiones que cometen las Pymes, lo que las lleva a tener fallas en la operación de su organización. Debido a su relevancia, los empresarios deben centrar gran parte de su atención en llevar una gestión eficiente del inventario, pues esto permitirá que sus negocios cumplan con la demanda y compitan dentro del mercado.
La administración efectiva de inventarios implica tener un plan de acción para cumplir las prioridades competitivas de la compañía y así evitar consecuencias negativas, como la pérdida de ventas, estancamiento en la producción, retrasos y pérdidas financieras, etc. Por lo tanto, con el fin de prevenir este tipo de contratiempos, es fundamental considerar los siguientes puntos:
Determinar existencias: lo principal es saber con qué cantidad de cada artículo contamos en nuestro inventario.
Buena contabilidad: la correcta gestión de inventarios requiere de una contabilidad rigurosa, ya que de existir algún error en la valuación del inventario, éste se vería reflejado en los valores del costo de mercancías vendidas, la utilidad bruta en ventas y en el ingreso de todo el periodo.
Control de pérdidas: si bien éstas son inevitables, es importante concientizar a todos los involucrados en el proceso de inventario acerca de la importancia del control, a fin de minimizar el efecto negativo derivado de las mermas.
Uso de tecnología: actualmente, existen diferentes opciones de software especializado en la gestión de inventarios, lo que facilita esta tarea al permitir tener control por categorías y determinar todas las variables que afectan el costo de los productos.
Elegir colaboradores: es necesario que el personal dedicado a esta actividad sea metódico, riguroso, detallista y, sobre todo, confiable.
Estandarizar descripciones: al utilizar términos similares para describir todos los artículos, se garantiza que ningún producto sea registrado dos veces, con códigos diferentes; de esta forma será más fácil controlar el flujo de mercancías, además de evitar errores y excesos en el manejo del inventario.
Evaluar demanda: realizar periódicamente una solicitud para calcular los parámetros de la planificación, permite asegurar que no sobren o que falten productos en el inventario.
Conocer la temporalidad: identificar los momentos en los que las ventas son más altas y aquellos en los que bajan; por ejemplo, en fin de año, en el verano, etc. Para este punto sirven de apoyo los históricos de ventas de años pasados.
Ajustar la rotación: mantener un inventario excesivamente grande puede implicar un enorme capital ocioso. Por ello, se debe equilibrar el cálculo de la existencia para lograr que el tiempo promedio de almacenaje sea el mínimo y con ello se inviertan menos recursos en este activo. Una de las preocupaciones que las Pymes tienen en común es el riesgo de negar ventas, de manera que optan por contar con un gran inventario, esta práctica la mayor parte del tiempo desemboca en la falta de liquidez; para evitar esta eventualidad, es necesario considerar un periodo adecuado de rotación de inventarios, donde el principal factor a considerar es el tiempo que le toma a la empresa adquirir el nuevo pedido. La rotación no debe ser tan alta para que se comprometa la disponibilidad de producto, ni tan baja para que implique tener productos almacenados por largo tiempo.
Recordemos una frase muy puntual: “sin inventarios, simplemente, no hay ventas”. Por lo tanto, el correcto control del inventario es un asunto de vital importancia para cualquier negocio, ya que implica una mejor toma de decisiones, reducción de costos, mayor rentabilidad y clientes más satisfechos.
Brian Nishizaki, director de ventas de Aspel
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