Los trabajadores gastan mucho de su tiempo en reuniones. ¿Y por qué no? En teoría, las reuniones cumplen el objetivo de mantener a los equipos de trabajo en contacto, actualizar otros departamentos sobre el progreso logrado gracias al esfuerzo y, en general, cumplen el objetivo de mantener los canales de comunicación abiertos. En teoría.
¿Cuál es su estilo de reunión? Tome el Desafío ShoreTel Reunión de Negocios y descúbralo.
En realidad, el tiempo de las reuniones de trabajo no está bien utilizado. Considere:
- Según cálculos, se llevan a cabo 25 millones de reuniones a diario tan sólo en Estados Unidos.
- De acuerdo con el la empresa de software Atlassian, la mayoría de los empleados asisten a 62 reuniones al mes y consideran que 31 horas de ellas fueron tiempo desperdiciado.
- ¿Por qué desperdiciado? En primer lugar, el 91% de los encuestados afirmó no tener su atención puesta en el tema durante algún momento de la juntas, el 73% dijeron realizar otros trabajos y el 39% admitió haberse dormido.
- Alrededor del 41% se quejó de las reuniones como mayor factor de desperdicio de tiempo en la oficina.
- Todos estos números reflejan un costo económico real, específicamente $37 mil millones en costes salariales se desperdician cada año en reuniones innecesarias.
¿Quién tiene el control aquí?
Una de las razones de que las reuniones sean improductivas es el hecho de no utilizar la tecnología correcta. Con los trabajadores actuales, más móviles y ubicados en diferentes zonas geográficas, se ha vuelto esencial tener la plataforma de encuentro correcta. Por ejemplo, la tecnología de comunicación como la de ShoreTel Conect ayuda a las personas a colaborar y comunicarse desde una computadora portátil, tablet, smartphone, teléfono de escritorio y softphone. Este proporciona una experiencia de encuentro que permite compartir la pantalla, co-navegar la web, calendarizar, mensajear instantáneamente, establecer agendas y más.
Pero aún así no todo el mundo aprovecha las nuevas tecnologías para sus reuniones como ShoreTel Conect, e incluso si lo hacen, hay otras cuestiones que hacen una reunión ineficaz. Así que nos quedamos con la pregunta: ¿Todas estas reuniones valen la pena?
Un problema es que a menudo estas reuniones son mal ejecutadas. Según algunas estimaciones, el 25% del tiempo de reuniones ejecutivas se gasta en cuestiones irrelevantes. El diario The Wall Street Journal sugiere que el 80% del tiempo que se toma para una junta de trabajo puede reducirse con sólo seguir una agenda detallada. En otras palabras, las reuniones que tengan un objetivo claro y sean bien ejecutadas pueden ser enérgicas, productivas y relativamente indoloras.
Según NPR, una de las razones por las que las reuniones se alargan es por la llamada “Ley de Parkinson”, que establece que las tareas suelen tomar todo el tiempo que usted planea para ellas. Por lo tanto, si programa dos horas para una conversación, dos horas es el tiempo que va a estar hablando.
Pero hay dos lados de la moneda, dice Steven Rogelberg, profesor de Ciencias de la Organización en la Universidad de Carolina del Norte – Charlotte. Tome la misma agenda pero dele la mitad del tiempo, “y he aquí, cuando se les da la mitad del tiempo desde el inicio, ¡terminan en la mitad del tiempo! Y la calidad de la reunión es igual de buena”, dijo a NPR.
Entonces, nosotros establecimos 3 puntos:
- Se gasta mucho tiempo en reuniones de trabajo.
- Ese tiempo no suele ser bien usado.
- Se puede cambiar esa situación si se quiere.
Utilice reuniones para lograr un objetivo específico, tenga una agenda clara, adhiérase a ella y programe menos tiempo para cada una. Es probable que usted utilice menos energía tratando de mantenerse despierto y más tiempo en realizar el trabajo real.
ShoreTel dará lugar a un divertido reto que identificará su estilo de reunión de negocios. Tome el Desafío ShoreTel Reunión de Negocios para averiguar si usted es un Meeting Maverick (disidente de las reuniones), Meeting Multitasker (quien realiza multitasking en las reuniones), o un Meeting Maximizer (quien maximiza las reuniones).
Por: Jesus Ochoa, Director de Canales de Distribución de ShoreTel Lationamérica
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