Es muy común que en México los empresarios convivan con el enemigo bajo su propio techo y que no lo sepan.
En la actualidad las empresas pierden entre el 5 y 6% de sus ventas anuales por los crímenes financieros, fraudes y corrupción. En el 85% de los casos, sus mismos empleados, de acuerdo a las estadísticas de la asociación de examinadores de fraudes certificados (ACFE), la principal organización anti-fraude en el mundo.
“Aunque ninguna empresa está exenta de sufrir algún tipo de robo o fraude, las PyMEs son las más vulnerables porque en la mayoría de los casos carecen de controles o sistemas que les permita a los empresarios tener el control absoluto de los cobros de sus clientes, de los pagos a sus proveedores y de su inventario”, explicó Ignacio Vizcaíno Tapia, creador del sistema empresarial Crescendo y Director General de CresCloud.
De acuerdo a los especialistas de CresCloud, estos son los casos más frecuentes de robo o abuso por parte de los empleados, y la manera como lo puedes evitar:
. Departamento de Compras: Durante las compras se podría presentar colusión entre el comprador y el proveedor, ya sea en el precio de la mercancía, las condiciones de pago o la necesidad real del inventario.
En este caso, el ERP garantiza que se tomen decisiones adecuadas para el negocio, ya que brinda la información referente a cuándo, cuánto y qué productos se tienen que comprar para evitar excedente en el inventario.
. Departamento de Ventas: En este caso se puede dar la complicidad entre el cliente y el empleado para llevar a cabo una venta exorbitante a través de su crédito, para luego desaparecer sin pagar su deuda.
Para evitarlo, los especialistas recomiendan contar son un sistema de información que proporcione “control de créditos”. El sistema Crescendo, por ejemplo, genera en automático líneas de créditos variables para cada cliente, y les aumenta o disminuye periódicamente, dependiendo de su comportamiento de pago.
Cabe destacar que aunado a los controles que ofrecen los ERP, es importante que los empleados tengan estipulados políticas y procedimientos de seguridad que los prepare para evitar situaciones de fraude.
. Departamento de Cobranza: En este proceso llega a ocurrir que el encargado de esta área no reporta todas las cobranzas, sobre todo las cuentas de mayor antigüedad de pagos pendientes.
Ante esta situación, se recomienda que el ERP de la empresa sea capaz de enviar de manera automática, tanto a la empresa como al cliente, un mensaje que reporte dicho pago.
“Sin lugar a dudas, alinear y sincronizar la operación de una empresa con un sistema empresarial garantiza el éxito del negocio”, finalizó Vizcaíno Tapia.
Redacción
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