Los principales problemas a los que se enfrentan los organizadores de juntas son: la disponibilidad, la sincronización de agendas y el desplazamiento de los convocados al sitio de la reunión; por ello es que en los últimos años el trabajo remoto, el home-office o la colaboración a distancia se han convertido en una práctica empresarial muy recurrida.
En la mayoría de las empresas mexicanas se sufre de juntitis. Tal vez bastaría con decir que son muy comunes las juntas de trabajo en este país, pero la terminación “titis” nos remite a una enfermedad, un síndrome o un vicio, y es que se ha podido demostrar que al menos un tercio de estas reuniones afecta directamente a la productividad de las empresas, según un reciente estudio que realizó la firma Robert Half International.
Dicho escrutinio reveló que los empleados pasan entre cuatro y seis horas semanales en juntas, y que hay semanas en que éstas abarcan hasta el 50% del tiempo laboral, de las cuales un 28% no tiene razón de ser. Por su parte, la Asociación Mexicana de Trabajo en Equipo (www.amte.org.mx) demostró que entre 25% y 50% de dichas convocatorias son improductivas, además de que los gerentes y directivos de las organizaciones emplean un promedio de 21 semanas en reuniones de trabajo, cifra que representa la mitad de las que realizan durante todo el año.
Números más o números menos, el caso es que la percepción de que muchas de las juntas de trabajo no se justifican o son ineficientes obedece a la reincidencia de errores comunes; por ejemplo, cuando asisten directivos o comités con diversos intereses y egos muy fuertes; cuando falta claridad en los temas a tratar; cuando se tocan puntos no previstos en las agendas originales o la toma de decisiones se realiza sin métodos, plazos ni mecanismos para medir resultados, todo lo cual es avalado por Ernesto Weissmann, director de Tandem Soluciones de Decisión, una firma de consultoría dedicada al asesoramiento estratégico y el desarrollo organizacional.
Citar a quienes no están directamente involucrados con los asuntos a tratar o convocarlos al término de su horario habitual de trabajo son otros dos de los factores que hacen de las juntas una actividad desordenada, aparte de que la premura o el carácter de “urgente” es -para muchos- sinónimo de peleas o regaños, por lo que su asistencia a las mismas les resulta un verdadero vía crucis.
Se presume que el número de reuniones de trabajo a la semana se incrementa según la jerarquía del ejecutivo, así que los dueños de las empresas son asistentes ineludibles, quienes curiosamente son los primeros en desvalorarlas si no encuentran los resultados que buscan, sumado al hecho de considerar que sus “comidas de negocios” son más productivas cuando se trata de hacer relaciones públicas, convencer o ganarse la confianza de los clientes y/o potenciales asociados.
Una opción tecnológica
Ya que tocamos el asunto del desorden, quizás uno de los principales problemas a los que se enfrentan los organizadores de juntas sea la disponibilidad, la sincronización de agendas y el desplazamiento de los convocados al sitio de la reunión; por ello es que en los últimos años el trabajo remoto, el home-office o la colaboración a distancia se han convertido en una práctica empresarial muy recurrida. Al respecto, la firma Regus, especializada en centros de negocios, calcula que cuatro de cada cinco empresas mexicanas ofrecen hoy la opción del trabajo remoto como parte de sus políticas, y no sólo se refiere a los grandes corporativos sino a que un 90% de los pequeños y medianos negocios (PyME) ya han adoptado esta práctica.
Considerando lo anterior, resulta inaceptable imaginar que los directores, gerentes y empleados ejecutivos no aprovechen las tecnologías de comunicación a distancia para también realizar sus juntas de trabajo, aunque un reciente escrutinio reveló que en nuestro país las juntas virtuales, las teleconferencias o las conferencias web representan hoy en día casi un tercio de todas las reuniones, reconociendo, sin embargo, que se sigue cayendo en la improvisación, pues casi 35% de las mismas no fue programado ni de carácter formal.
Dentro de este entorno, el uso de la tecnología para la comunicación remota (lo que incluye software de colaboración o aplicaciones para enlazar dispositivos fijos o móviles como los teléfonos inteligentes y las tabletas) se presenta como una buena alternativa para abatir la “juntitis” o reemplazar las prácticas tradicionales de reunión, procurando que estas herramientas sean cada vez más fáciles de usar y que proporcionen una experiencia constante en cualquier ubicación o plataforma, ya sea en una sala de juntas o considerando la red, el protocolo, la aplicación o el dispositivo elegidos.
Con acceso remoto desde todas las plataformas y dispositivos, además de disponibilidad en más de 30 idiomas, herramientas como ISL Groop, de ISL Online, son un claro ejemplo de cómo la tecnología permite realizar reuniones y webinars a distancia, inclusive mediante la utilización de dispositivos móviles, facilitando igualmente la retroalimentación en tiempo real vía chat.; posibilita compartir escritorios y contenidos, hacer presentaciones en PowerPoint, así como utilizar las bondades del audio y el video para abordar proyectos de trabajo con alcance internacional u organizar reuniones con un mayor número de asistentes.
Cinco tips para lograr juntas productivas
Antes de entrar a la parte de las recomendaciones, oportuno es concluir con una contundente frase que Laura García, consultora de recursos humanos en Manpower, expresó en una reciente entrevista: “La juntitis es producto de la incapacidad de tener reuniones efectivas dentro de las empresas”. Es por todo esto que debemos aprovechar al máximo el tiempo que les dedicamos a las juntas tanto presenciales como en remoto, para lo cual sugerimos plantearse tres preguntas de cajón: qué hacer, quién hace y cuándo habrá resultados, además de tomar en cuenta los siguientes cinco tips:
1 Las reuniones laborales sólo tienen sentido si existe una razón que las justifique, y quien convoque deberá planificar una agenda de trabajo y enviarla con anticipación a los asistentes para que éstos no lleguen ni salgan con las manos vacías.
2 Terminar la reunión cuando se haya alcanzado los objetivos y, de ser necesario, programar otra junta pero asegurándose de respetar el horario y la agenda.
3 Evitar las presentaciones tipo “monólogo”; mostrar apertura y no estar siempre a la defensiva. En la medida de lo posible, debemos volver opcionales algunas juntas y hacer que cada participante tenga un rol activo. Al respecto, Richard Axelrod, fundador de The Axelrod Group, señaló que “es importante involucrar a los participantes en el diseño de la reunión, pues si ellos crean la junta sentirán que son responsables de la misma y, por tanto, les importará su éxito”.
4 Durante una reunión virtual o incluso en una conference call debe invitarse a oyentes y/o tomadores de notas para descubrir cómo se está recibiendo el mensaje, además de capturar los puntos clave o comentarios con mayor detalle de lo que puede lograr quien está dirigiendo la reunión, según sugiere Carlos Ruiz, profesor del IPADE.
5 Aparte de la puntualidad, debe promoverse el respeto: evitar discusiones, recibir y/o hacer llamadas en el teléfono celular, consultar correos, salir constantemente o mantener conversaciones al margen de la reunión, por ejemplo.
Es difícil controlar todos y cada uno de estos aspectos, en especial cuando se trata de reuniones virtuales en las que las distracciones están a la orden del día, pero estamos seguros de que mientras los directivos y participantes den seguimiento a los compromisos establecidos o mientras tomen decisiones consensuadas y definan las acciones a ejecutarse la percepción de que las juntas son una pérdida de tiempo cambiará hasta que sean entendidas como verdaderas estrategias empresariales de valor.
Por último, si enmarcáramos las reuniones de trabajo dentro de una fórmula de Retorno de Inversión, quizá las dos principales variables a considerar serían el tiempo y los resultados, pero los expertos sugieren que -dependiendo de los objetivos y del medio- las juntas no deben rebasar los 45 minutos, mientras que los encuentros virtuales no mayores a 15 minutos están presentando excelentes resultados a nivel global.
Por: Fausto Escobar, Director General de HD México y HD Latinoamérica. fescobar@hdmexico.com.mx
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