Ante la creciente necesidad de las empresas de reducir costos y aumentar la productividad, las áreas responsables del manejo de viajes deben garantizar la correcta gestión de este tipo de gastos a través de la visibilidad y control de cada paso. Las áreas que han implementado soluciones tecnológicas para optimizar este proceso cuentan con información en tiempo real y análisis acertados que propician una mejor toma de decisiones para obtener ahorros significativos; asimismo, se vuelven agentes de transformación digital para sus compañías.
En este contexto, los viajes corporativos representan un costo operativo indispensable para ciertas compañías e industrias. Sin embargo, la gestión de este rubro puede llegar a ser un reto para las áreas involucradas, ya que implica, desde la planeación de presupuestos, cumplimiento regulatorio y pago de impuestos, e incluso salvaguardar la seguridad del colaborador.
“En el actual panorama de los negocios, la innovación es un elemento clave para lograr la tan deseada competitividad y aumentar la productividad. Las empresas requieren total visibilidad de los procesos en tiempo real y garantizar la transparencia. En SAP innovamos para que nuestros clientes sean más eficientes en el proceso completo de gestión de gastos de viajes, desde la reservación hasta la elaboración de reportes”, señaló Ángel Morfín, director general de SAP Concur en México.
Un estudio de la compañía demuestra que el 55% de los colaboradores en México espera que sus empresas les brinden mejores soluciones tecnológicas para la gestión de viajes de negocios. Ante esta creciente expectativa en la Economía de la Experiencia, la solución en la nube, SAP Concur, permite digitalizar, automatizar e integrar la administración de este tipo de gastos, ofreciendo mayor visibilidad, control y transparencia. Estos beneficios se ven en todo el proceso del usuario, desde la búsqueda de las mejores opciones de servicios hasta la recuperación de comprobantes y reporte de gastos en su dispositivo móvil.
Entre los beneficios inmediatos que las compañías obtienen con el uso de la tecnología en la nube de SAP Concur se encuentran:
Cumplimiento de políticas y reducción de riesgos
Con SAP Concur, las empresas aumentan en 94% el cumplimiento a sus políticas de viajes y gastos de la empresa, ayudando a incrementar en un 28% la eficiencia y productividad del equipo de auditoria.
Al respecto, Lizbeth Gómez, gerente de Aplicaciones y Desarrollo de Productos Rich indicó “Necesitábamos implementar una solución de fácil acceso en dispositivos móviles debido a que nuestros colaboradores utilizan más estos equipos cuando están de viaje. Asimismo, nos permite tener visibilidad de todos los gastos y con esto, cumplir con nuestras políticas internas.” Por otro lado, Gómez reafirmó que contar con el ERP de SAP fue de gran ayuda para facilitar la implementación de esta herramienta.
Control de todo:
Los gerentes de viajes y financieros tienen visibilidad y control total de cada peso invertido en este rubro. Asimismo, el pago a proveedores es 33% más rápido y la eficiencia del personal de cuentas por pagar se incrementa 30 por ciento.
Experiencia del colaborador:
La productividad del usuario final o colaborador también incrementa, ya que el tiempo que utiliza para reservar un viaje, por ejemplo, se reduce 78%. El número de comprobantes extraviados se reduce 67% y el tiempo para preparar un reporte de gastos se reduce 60 por ciento.
“En Grupo Bimbo buscamos la mejora continua y SAP Concur nos lo ofrece como el socio de negocio que es para nosotros. Utilizar esta solución ha sido una buena experiencia y esto nos permite permear las mejores prácticas en gestión de gastos a otras áreas” comentó Fabián Milla, líder global de Gastos de Viaje de Grupo Bimbo.
Por su parte, Ivonne Córdova, Travel Manager de Nissan Mexicana concluyó, “Como empresa, uno de nuestros objetivos principales es brindar la mejor atención al cliente y exceder su satisfacción; lo mismo buscamos al interior de la compañía con nuestros colaboradores y el uso de herramientas como SAP Concur, que ha resultado ser mucho más que un método de control, permitiendo una gestión de viajes corporativos más eficiente e inteligente, otorgando así un mejor servicio a nuestros clientes internos y ahorros anuales de entre 6 y 12 millones de pesos”.
Redacción
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