Ricoh Mexicana presentó la nueva solución documentalPay Control, que permite eficientar los procesos del área de Cuentas por Pagar de las empresas, relacionando todos los documentos inherentes a una factura. Además aporta visibilidad y disponibilidad instantánea y los usuarios pueden obtener informes precisos.
Actualmente, las empresas reciben facturas en formatos en PDF o por correo, situación que hace que el negocio sea poco eficiente, a menos que se cuente con una solución de captura de datos para identificarlos, extraerlos y convertirlos automáticamente, de otra forma, la información se tiene que integrar manualmente. Un tiempo prolongado de procesamiento de facturas trae como consecuencia perder descuentos por pronto pago, hacer pagos tardíos, cobro de intereses y molestia a los proveedores, lo que evitará que las empresas puedan negociar mejoras en términos y condiciones de entregas y precios.
Al implementar Pay Control, Ricoh proporciona a las empresas un ahorro significativo en tiempo y dinero, evitando así procesos manuales con la captura automática de facturas con Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) total o por zonas. Paralelamente, las empresas lograrán tener una gran eficiencia y les ayudará a reducir costos con el almacenamiento electrónico centralizado. Por otro lado, tanto el área de Cuentas por Pagar como las áreas implicadas en la autorización y control, podrán compartir el mismo proceso e información, teniendo acceso a facturas, pedidos, órdenes de compra y entregas con información actualizada.
Referente a la seguridad, Pay Control otorga derechos deacceso basados en la jerarquía de la empresa para mejorar la confidencialidad, el cumplimiento normativo, la confianza de los clientes y proveedores.
Redacción Pymempresario
Mejora los procesos del área de cuentas por pagar
