Por lo general para realizar el pago a sus empleados las empresas deben realizar diversas tareas de forma manual, como la impresión de documentos y la entrega de estos a cada trabajador para conseguir la firma del correspondiente recibo, proceso que resulta ineficiente y costoso.
La empresa EDICOM llevó a cabo un estudio según el cual el 90% del gasto que conlleva gestionar una nómina se va en la impresión, entrega y resguardo del documento.
Detalla que una PyME debe procesar alrededor de mil 400 documentos de tramitación de nómina, invertir 52.5 horas al mes y contratar entre una y 12 personas para realizar el proceso cuyo costo puede alcanzar los 41 pesos.
Además de los gastos implicados, la gestión manual de las nóminas conlleva ineficiencias operativas y costos de oportunidad, por ejemplo el que los trabajadores tengan que abandonar temporalmente sus actividades para recibir su nómina y firmar sus recibos, proceso que en el 5% de los casos debe volver a realizarse porque se ha extraviado el documento o los datos no son correctos.
Para evitar los errores y lograr eficiencia, la compañía propone una solución electrónica que afirma permite ahorros de hasta un 62% por documento, al hacer innecesario el uso del papel, automatizar la entrega, firma y resguardo de la nómina.
A través de la suite de soluciones los empleados tienen acceso a un archivo seguro para su documentación, reduciendo costos asociados a la entrega de las nóminas. Al respecto Rafael Zanón, Director Comercial para México, Centroamérica y el Caribe de EDICOM, dijo, “los clientes nos solicitaban una solución para la dispersión de la nómina, el problema era que no había un marco jurídico respecto a los procesos de forma electrónica, con la reforma a la ley laboral podemos hacer más eficientes los procesos”.
Se trata de un servicio de renta por usuario a través de la nube que evita la inversión en servidores y actualización, “lo que hacemos es implementar una interfaz de comunicación que envía la información cifrada. Cada empleado entra al sistema con una clave y firma electrónicamente”.
Sobre los costos, el directivo advierte que el retorno de inversión es más rápido en empresas con un mayor número de trabajadores, pero explica que sí es rentable para una PyME que usualmente tiene que entregar dos recibos de nómina al mes, sumar compensaciones, tener constancia de retenciones y obtener la firma de recibido.
Zanón apuntó, “es cambio de paradigma hay que capacitar al área de recursos humanos y acostumbrar a los empleados pero aporta mayor seguridad al proceso con comparación con los sistemas basados en papel, con un amparo jurídico al ser sometidos a NOM151”.
Ariadna Cruz
