El cambio en cómo y dónde trabajan los empleados puede que algunos estén deseando volver a la oficina, que otros no lo hagan nunca, y que muchos tengan la opción de trabajar de forma híbrida, yendo a las instalaciones de la compañía sólo cuando tenga sentido hacerlo.
Los sectores regulados y los que implican un gran volumen de movimiento de productos tales como los servicios financieros, de salud y la logística, siguen dependiendo de la impresión de archivos.
Si un documento debe imprimirse desde aplicaciones que se ejecutan en un servidor, o desde un dispositivo móvil de trabajo, es vital para la continuidad del negocio y organización que el usuario pueda acceder desde cualquier lugar.
En el nuevo mundo del trabajo híbrido, los empleadores necesitan habilitar los flujos de trabajo de impresión y escaneado para los escenarios de los trabajadores de oficina, remotos o rotativos. Esto significa que necesitan estrategias inteligentes para la gestión simplificada de salida para apoyar los documentos y la impresión en un entorno de trabajo en evolución. El acceso lo es todo en el nuevo panorama empresarial, en el que los beneficios reducidos, o paralizados, por la pandemia deben reconstruirse lo más rápidamente posible. La buena noticia es que se pueden ahorrar costos con el enfoque adecuado.
Simplificar desde cualquier lugar a través de la nube
Las soluciones de impresión a través de internet no sólo abordan los retos de cómo imprimir cuando se trabaja de forma remota desde una oficina, en casa, en cualquier otro lugar o incluso mientras se está en movimiento, sino que también ayudan a reducir los costos a través de una estrategia de gestión de salida holística.
El primer paso es simplificar el servicio y la infraestructura de TI para administrar con éxito toda la producción, especialmente los documentos críticos. Una única solución de gestión de la impresión basada en la nube permite a las organizaciones descargar la infraestructura física necesaria para soportar el entorno de impresión, reducir las demandas del departamento de TI interno y proporcionar un entorno de impresión estable, escalable y flexible.
En este escenario, en lugar de enviar los documentos a través de un servidor de impresión a un dispositivo de impresión designado, donde las páginas quedan a la vista del público, se transfieren a la nube, donde se mantienen retenidos hasta que el usuario lleva a cabo la liberación de estos en la impresora, autenticándose como propietario de los trabajos. Esto permite a los usuarios liberar documentos desde cualquier dispositivo autorizado en toda la flota de impresión, dondequiera que se encuentren.
Otra manera en la que sucede es un esquema en el que el trabajo es retenido por un equipo en la red local y la nube se utiliza exclusivamente para consultar la liberación del trabajo y almacenar las características de lo que fue impreso para futuros reportes.
El ahorro sigue manteniéndose ya que no se requieren servidores. Para obtener lo último en movilidad, es recomendable buscar una solución de gestión de impresión basada en la nube que ofrezca compatibilidad total con otros dispositivos Mac, Windows y Chromebook, de modo que los empleados puedan iniciar fácilmente los trabajos de impresión desde un iPhone, iPad o smartphone o tableta Android.
El acceso a opciones de salida a través de la nube permite un control global sencillo para las grandes empresas y también facilita el análisis centralizado de datos de los hábitos de impresión de la organización y de los individuos. Esto significa que se puede utilizar información basada en datos para mejorar los dispositivos y la producción, así como el impacto medioambiental, sin necesidad de hardware adicional ni de involucrar al personal.
Además, la reducción de desperdicios es importante. Los trabajos que se acumulan en una impresora y acaban siendo desechados no sólo son perjudiciales para el medio ambiente, sino que también pueden suponer un riesgo para la seguridad si contienen información confidencial o privada.
Cuando la impresión se aloja en la nube, hay más control sobre la salida, lo que reduce tanto los residuos como los riesgos de seguridad. También es posible ahorrar costos al establecer cuotas a usuarios y grupos o limitar la capacidad de salida. Por ejemplo, deshabilitando la impresión en color para que no se utilice innecesariamente o reduciendo el número de empleados con acceso a dispositivos de gama alta en la red.
Control de procesos e integración de aplicaciones
A medida que las organizaciones responden a los cambios en los patrones de trabajo, tienen la oportunidad de mejorar los procesos de negocio, lo que a su vez puede conducir a una reducción de costos.
La gestión de la impresión basada en la nube ahorra en gastos de hardware, ya que elimina la necesidad de servidores de impresión. La escalabilidad también es más rentable: basta con añadir más dispositivos y usuarios sin necesidad de aumentar la capacidad del servidor físico. También se puede ahorrar gracias a las útiles integraciones empresariales. Por ejemplo, la posibilidad de imprimir directamente desde una aplicación como una solución de gestión empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) o un software de facturación y gestión financiera supone un importante ahorro de tiempo.
La posibilidad de escanear y capturar la información de los recibos y extractos directamente en una aplicación significa que los usuarios pueden acelerar considerablemente el proceso. Un gran ejemplo de integración de aplicaciones es el que se da entre Lexmark y la empresa de software de aplicaciones empresariales SAP, en el que el distribuidor de documentos de Lexmark puede interceptar los datos de los documentos en papel que entran en un proceso empresarial, intercambiar esos datos con el sistema SAP e iniciar el flujo de trabajo adecuado.
Además, los sistemas de Lexmark pueden optimizar la impresión desde SAP proporcionando control sobre el formato de los datos para la salida y la seguridad que implica la entrega de documentos, ayudando a eliminar una cantidad significativa de residuos. Si es rentable, ayuda, y en el cambiante mundo del trabajo actual, las soluciones de impresión con acceso a internet y un enfoque integral de gestión de la salida pueden ayudar a las empresas y organizaciones a recuperar el terreno perdido al dar soporte a una fuerza de trabajo híbrida, al tiempo que ayudan a reducir los costos.
Por: Isaac Bessudo, director general y de ventas de Lexmark en México Ciudad de México
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