Las tecnologías de la información y la transformación digital están ayudando a las pequeñas y medianas empresas a desarrollar nuevas y mejores competencias. Dentro de las más importantes, está la posibilidad de construir una cultura basada en datos ya que, con ella, además de ganar mayor visibilidad y comprensión de lo que sucede en áreas elementales como finanzas, administración u operaciones, también les permite tomar decisiones de negocio de manera segura para crecer de manera inteligente, estratégica y sostenible.
La recopilación, almacenamiento, administración y análisis de datos, cada vez se posicionan con más fuerza dentro de los factores de éxito de las organizaciones; hoy se estima que ocho de cada diez compañías consideran a los datos como uno de sus activos más valiosos, mientras que aquellas instauradas en una cultura data-based, tienen 19 veces más probabilidades de alcanzar una rentabilidad superior al promedio de su industria.
Sin embargo, instaurar una cultura de datos es un reto complejo y abrumador: es posible perder hasta un 20% de ingresos. De acuerdo con Matt Cole, CEO de Suma SaaS, existen tres razones principales: “La primera de ellas es que la gestión de datos a menudo se asocia con un trabajo tedioso y manual por lo que generalmente se evita la segunda, es porque por lo general la data está en muchas fuentes diferentes (muchas de ellas incluso en papel) que lo hace muy difícil tener toda la información disponible en un mismo lugar. Por último, muchas veces las PyMEs consideran que el trabajo asociado a la toma de decisiones basadas en datos debe ser realizado por un experto científico de datos, estadístico o ingeniero de software, sin embargo, pasan por alto que, con la ayuda de la tecnología de software de administración para PyMEs, esta es una cultura que se puede adoptar desde cualquier background, y por supuesto desde sus roles de emprendedores.”
Hoy en día, las PYMES ingresan manualmente todos sus datos contables y financieros en hojas de cálculo, lo que genera errores, inconsistencias y mucho trabajo adicional. Suma SaaS, pone a disposición de las pequeñas empresas softwares que les permiten tener toda su información en un solo lugar, y, por lo tanto, desarrollar una cultura data based sostenida en la visibilidad, control y ahorro de tiempo en tareas administrativas.
Cuando una PyME logra hacer esto, gana una nueva capacidad para administrar el negocio, tomar decisiones y más tiempo para sus clientes (y sus familias).
Matt Cole destaca 5 buenas prácticas para el uso y aprovechamiento de los datos en la toma de decisiones:
- Opta por la digitalización: primero, se debe entender que la capacidad de recopilar, organizar y analizar datos hoy solo puede lograrse de forma digitalizada, pues el número de datos a analizar es inmenso. En este sentido, lo mejor es optar por una plataforma de gestión y trackeo en tiempo real basado en la nube, pues esta permite conectar todas y cada una de las fuentes para evitar datos aislados (silos) en cada departamento, al tiempo que facilita el acceso a ellos a cada equipo de la organización.
- La participación de todas las áreas es importante: en una cultura empresarial basada en datos, recopilar los datos arrojados de toda la organización te será de gran utilidad porque, al fin de cuentas, el capital humano tiene una perspectiva de lo que hace falta afinar y cómo hacerlo.
- Identifica objetivos: El análisis de datos adquiere un inmenso valor en las compañías cuando ésta disciplina atiende un objetivo: ya sea incrementar las ventas, brindar una mejor atención al cliente, subir el tráfico de tu sitio web u optimizar un proceso. En la medida que avancen estos proyectos, se puede evaluar su curso de acuerdo a los datos arrojados, y brindar una visión más clara de si seguir por el mismo camino o es necesario replantear la estrategia.
- Facilita su análisis y visualización: Las métricas pueden resultar abrumadoras para aquellos que no están familiarizados con el análisis de datos, lo que a veces puede hacer difícil la tarea de analizar información o se genera una resistencia al cambio; El uso de dashboards, infografías, mapas, gráficos de barras, comparaciones o cualquier elemento visual hará que el personal sea más receptivo y tome mejores decisiones.
- Contempla riesgos y oportunidades: Para que una cultura de datos tenga éxito es necesario aprovechar la información estratégica que arroja cada parte de la organización. Por tanto, lo mejor es almacenar todo e ir descubriendo el mejor momento para sacar el máximo provecho a la data.
Ahora las PyMEs, se enfrentan a un nuevo desafío: la inflación y una potencial crisis económica. Es aquí donde la visibilidad financiera es clave para poder tomar buenas decisiones. “En ese contexto, un software de administración es ideal para este cometido, pues además del manejo de datos, integra soluciones que van desde facturación simplificada hasta informes personalizables y determinación de impuestos que deben ser abonados, que sin duda permitirán llevar una correcta gestión de las empresas”, sostuvo Cole.
“Nuestras soluciones están enfocadas en empoderar a emprendedores, contadores y PyMES, para que pasen menos tiempo gestionando y más tiempo enfocado en hacer crecer su negocio. Tener un software de administración no solo digitaliza muchos procesos y te ahorra tiempo, sino que te permite tener toda la información actualizada y disponible en un mismo lugar para poder tomar buenas decisiones”, dijo el CEO de Suma SaaS.
“Reitero el compromiso con los emprendedores de la región. Me siento muy orgulloso de poder contribuir, a través de mi trabajo con Suma SaaS, a la misión de impulsar el éxito de los 26 millones de PyMEs en Latinoamérica, y, a través de su crecimiento, fomentar el desarrollo de la región. SUMA entrega herramientas para que las pequeñas y medianas empresas puedan gestionar su negocio en cualquier momento y desde cualquier lugar de forma rápida y sencilla”, concluyó Matt Cole.
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