Cuando se tiene un pequeño negocio no siempre se cuenta con las posibilidades para abrir una oficina, sin embargo, ello no quiere decir que a los ojos de aquellos con los que hagas negocios tengas que ser menos profesional, las herramientas de comunicación van evolucionando y pueden ayudarte a cerrar los tratos.
Aunque la comunicación por mail o teléfono no ha desaparecido no hay nada como tener a la persona delante para ver sus reacciones y poder hacer las propuesta con base en su respuesta física, pero esos medios no dan esa oportunidad, entonces es la videoconferencia una opción para lograr negociaciones más completas.
Pero para sacar provecho de una solución de este tipo hay que seguir algunos lineamientos, estos son algunos que te proponemos:
– Sé un profesional. Puede que el espacio donde trabajas sea pequeño y el resto esté lleno de objetos de uso personal, pero cuando actives una videoconferencia de trabajo, a cuadro sólo tiene que verse la parte empresarial, desde tu vestimenta hasta los accesorios disponibles en el escritorio.
– Realiza pruebas. Antes de proponer una videoconferencia verifica que la cámara está en el lugar correcto y que enfoque bien, pon atención a detalles como el rango de movimiento que tendrás pues no se trata de que te veas enorme o muy lejano, además toma en cuenta la luz alrededor que podría afectar la calidad de imagen.
– Sonido. Parte de las pruebas incluye verificar que hay buena audición, será muy molesto para tu interlocutor escuchar ecos, chirridos, ruidos e interferencia, de hecho, cuando no tengas que hablar es mejor que silencies tu altavoz.
– Respeto de la familia. Si mientras estás en una conversación entra tu familia, por ejemplo tus hijos o incluso tu mascota demandando tu atención no mostrarás una imagen profesional, por el contrario parecerá que tu negocio es improvisado y no puedes concentrarte en los asuntos relacionados con él, por ello pídeles que respeten tu espacio.
– Comunicación entre compañeros. Este medio de comunicación no tiene que verse sólo como una herramienta para estar en contacto con clientes, tú y tu equipo de trabajo también pueden comunicarse, cuando no se tiene una oficina y los distintos colaboradoras trabajan en diversos puntos las reuniones por esta vía son una buena opción.
También, si tienes empleados de campo, puedes utilizar esta herramienta en sus móviles para hacerte partícipe de una reunión, resolver dudas o para que puedas conocer las condiciones de trabajo de tu cliente. Esta incluso es una opción para brindar capacitación.
– Locales y foráneos. Si bien esta herramienta te permitirá estar en contacto directo con personas fuera de tu localidad, no tienes que limitarte a ello, en ocasiones es mejor concretar una reunión en video en un horario cómodo que cruzar la ciudad en hora pico.
– Altos ejecutivos. Si has estado en contacto con algún miembro de una empresa y siempre te argumenta no cerrar el trato porque su jefe nunca tiempo de hacer una reunión, puedes proponerle este modelo, pacta un día con ellos y deja todos tus pendientes urgentes para otro día, la idea es que en el momento en que tu cliente potencial esté disponible inicies la conversación, ninguno tendrá que trasladarse y ambos podrán trabajar de forma normal.
– Piensa en el cliente. Hay organizaciones o personas que no tienen las capacidad tecnológica para realizar una videoconferencia, y otros que ven en este modelo un grado de informalidad, así que no quieras utilizarla en cada oportunidad, evalúa a tu cliente y examina su reacción cuando le hagas la propuesta, este canal no es para todos.
– Aprovecha el potencial. Nunca olvides que no tienes que limitarte a una conversación entre dos, puedes incluir a más de tus colaboradores, o sugerir a tu cliente que invite a los suyos de forma que tengas el panorama completo y puedan tomar decisiones.
– Opciones empresariales. No está mal que utilices herramientas de video que normalmente son para los consumidores sociales, sin embargo considera la posibilidad de invertir en un sistema para empresas que te brinde mejor calidad, pero cuida que la instalación y el manejo sean de fácil manejo, de lo contrario tendrás que invertir todo el tiempo en alguien que te conecte. También verifica que sea compatible con otros sistemas pues no todos tendrán lo mismo que tú y perderás la inversión.
– No es sólo una imagen. Por supuesto el mayor valor de las videoconferencias es la posibilidad de ver al interlocutor pero no estás hablando con tu primo en otro país, esto se trata de negocios por ello ten listas algunos documentos que apoyen tus propuesta de valor, pero ten cuidado de no incluir información confidencial, especialmente si no estás utilizando una herramienta que encripte el contenido mientras viaja por la red.
Ariadna Cruz
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