Antes de mencionar algunos puntos del por qué es importante utilizar documentos en PDF para las empresas, recordemos un poco de su historia. El formato de documento portátil (PDF), fue inventado por Adobe Systems y ha sido perfeccionado durante 17 años; entre otras cosas, permite capturar y revisar información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, así como compartirla con prácticamente cualquier persona en cualquier sitio.
Al comprimir un archivo en PDF, se disminuye su tamaño además de que nos ayuda a realizar revisiones casi en línea con otros compañeros de trabajo. A continuación, algunos puntos importantes de por qué es bueno usar archivos en formato PDF:
Revisiones de proyectos agilizadas
• Se acelera el intercambio de información mediante las revisiones de documentos interactivas en línea que permiten a los revisores responder a los comentarios según se vayan realizando.
• Los equipos de trabajo pueden acelerar los ciclos de revisión de los proyectos hasta en un 95%. Como resultado, se puede llegar al mercado con más rapidez, ofrecer un mejor servicio de atención al cliente y aumentar la calidad del servicio y la satisfacción del mismo.
• Para las organizaciones internacionales que operan en distintas zonas horarias, un PDF ofrece capacidades de colaboración documental para los equipos distribuidos, que les ayudan a trabajar de una manera más eficaz y a producir resultados de alta calidad.
Aumento de la eficacia empresarial
• Su empresa puede ahorrar cientos de miles de dólares, así como tiempo valioso de los empleados si posee un software con lo último en tecnología, incluso manteniendo registros completos, incluidos correos electrónicos, dibujos, imágenes, páginas web y documentos digitalizados, en archivos electrónicos que utilicen el estándar PDF/A para la conservación a largo plazo.
• Se pueden insertar o eliminar páginas, retocar textos e imágenes sin necesidad de tener que acceder a los documentos originales o ejecutar la aplicación de origen. O bien, convertir archivos PDF al formato Microsoft Word o Excel para comenzar un nuevo proyecto.
• Al permitir a los empleados crear archivos PDF con función de búsqueda se digitalizan los documentos en papel y se reconoce el texto automáticamente gracias al reconocimiento óptico de caracteres. Se pueden convertir de forma sencilla formularios de papel en formularios PDF rellenables y activar la función de firma electrónica.
Protección de información
• Es importante asegurarse de que los documentos están protegidos, incluso cuando estos se compartan con socios, proveedores y clientes. Hay que reducir el riesgo de filtración de información confidencial para mantener la ventaja competitiva y la confianza de sus clientes y socios.
• Con los archivos PDF se puede proteger la información con una contraseña para controlar el acceso y evitar la edición, impresión y copia del contenido.
• También un archivo PDF nos puede permitir eliminar cualquier tipo de información confidencial de los documentos antes de compartirlos con otros usuarios. Al utilizar la herramienta de esterilización se puede eliminar con sólo un click la información privada, incluidos todos aquellos metadatos, anotaciones, archivos adjuntos, campos de formularios, capas y marcadores que estén ocultos. O bien, puede utilizar las herramientas de censura para eliminar de forma permanente el texto y las ilustraciones seleccionados.
Estas son sólo algunos de los beneficios que las empresas podrían tener utilizando documentos en PDF.
Por Enrique Perches. Consultor certificado de Adobe Systems México
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