Antes de dar una respuesta a esta pregunta, que aparentemente, es sencilla de responder, habría que mencionar algunos conceptos aplicados a este tema, todo ello para iniciar la búsqueda de la respuesta a la presente interrogante con las mismas ideas sobre lo qué es la tecnología y la aplicación de ésta en la PyME.
En primer lugar hay que asegurarse de ¿A qué nos referimos al hablar de tecnología?, el mencionar la inversión en tecnología, no es solamente la imagen y el concepto de sistemas de información, computadoras y maquinaría. La tecnología incluye todo ello y además involucra: El recurso humano, procesos, herramientas, conocimientos, habilidades, esto da como resultado la siguiente definición, tecnología es el conjunto de recursos materiales e inmateriales utilizados para la realización de cualquier actividad, buscando con ello la satisfacción de necesidades.
Ahora bien, una vez que se ha aclarado el concepto que se manejará de tecnología a lo largo de ésta temática, solo falta saber a qué nos referimos con “éxito PyME”. Una PyME es un todo, la cual se encuentra constituida por sus instalaciones, empleados, productos, servicios, tecnología, conocimientos. Éste todo a su vez necesita mantener una interrelación equilibrada de todos sus elementos para obtener la armonía PyME que se necesita para llegar al éxito.
Pero, lo anterior es una parte del camino entonces, ¿Qué es lo que hace que una PyME tenga éxito?, ¿acaso sus empleados, sus productos, la tecnología que utiliza?, muy bien, pues habrá que analizar, ¿A caso no se tendrá éxito si se despide a los empleados y se contratan nuevos, y que tal si éstos tienen mayor conocimiento que los anteriores?, o ¿Si, se cambia de lugar la PyME perderá su éxito?, muchas organizaciones lo han hecho y no ha pasado nada.
Una organización es un conjunto de elementos (ya mencionados anteriormente), es un sistema en el cual sus partes interactúan entre sí para llegar a un objetivo en común. Éxito es obtener el resultado esperado, el cual se plantea en la planificación de cualquier actividad, es llegar al objetivo esperado y mantenerse ahí, gracias a estrategias PyME, tecnológicas, personales, departamentales, etc.
La tecnología es TODO, sí, ya que esta tiene cabida hoy en la actualidad hasta en la más mínima actividad que se realice en la PyME e incluye los procesos, gente, insumos, conocimientos, herramientas, etc. La tecnología está presente en la organización desde la impresión de un reporte de ventas, hasta la interconexión de información con los proveedores de la PyME.
Se tienen 3 tipos diferentes de tecnologías las cuales se aplican a la organización según su necesidad:
1) Tecnologías básicas: Son las que brindan a la PyME lo mínimo necesario para su funcionamiento, puede ser: luz, agua, personal, local, etc.
2) Tecnologías claves: Ésta es la tecnología que permite brindar al cliente un mejor servicio y muchas sino es que todas se pueden encontrar en la cadena de valor de la organización. Ejemplo: Teléfono, equipo de oficina, fax, etc.
3) Tecnologías Emergentes: Si se quiere ser competitivo ésta es la tecnología adecuada ya que permite ofrecer un agregado que los competidores no podrán proporcionar, ejemplo: Internet, video conferencia, bases de datos distribuidas, etc.
Junto con la tecnología viene de la mano la innovación, su concepto es mejorar todo con un valor agregado para lograr competitividad. Hay 4 tipos de innovación:
1) Innovación Radical: Aquí se realizan muchos cambios a los componentes y su estructura, ejemplo: tomar un archivo por un sistema de información (digitalizar).
2) Innovación Arquitectural: las partes de un sistema cambian en menos medida que la radical puede ser su tamaño, por ejemplo: el teléfono celular que cambio a ser un poco más pequeño, pero aún tiene los mismo componentes.
3) Innovación Incremental: En esta se agrega algo al sistema, sigue siendo el mismo y su funcionamiento es igual sólo que ahora tendrá un agregado más.
4) Innovación Modular: Sólo una pequeña parte o un módulo del sistema sufre cambios.
La tecnología se ve involucrada en gran parte de la organización, en sus actividades y funciones, por lo tanto al realizar mejoras incrementales, arquitecturales o radicales a estas actividades se puede ser causante de cambios muy drásticos en el entorno de la PyME, sus políticas, su gestión, el recurso humano…
Los recursos tecnológicos dentro de una entidad contribuyen a su competitividad, tomando en cuenta que éstos requieren una planeación tecnológica previa a su aplicación en las actividades claves de la misma. Si esta planeación es la adecuadamente correcta se puede llegar a obtener ventajas muy provechosas sobre la competencia.
El uso correcto de la tecnología en la PyME puede llegar a dar frutos favorecedores en la entidad como son:
- La disminución de recurso humano y por ende reducción de pagos de sueldos, lo cual es un ahorro para la PyME.
- Las operaciones se realizan de una manera más rápida gracias a la maquinaria tecnológica aplicada no sólo en los procesos de producción.
- Se reduce el ciclo de vida de los productos, su fase de diseño y la de producción.
- Disminución de tiempo de producción y costos.
- Un mejor servicio al cliente, y de mayor calidad.
- Ahorro en materiales y su reutilización.
- Mejora general de la calidad tanto de productos como servicios, provocando con esto el mayor tiempo de duración de los productos y su mejora continua.
Para darle el mejor manejo y aprovechar las ventajas de la tecnología es necesario la organización de recursos, saber cómo se van a manejar para la solución de problemas y realizar un plan de tecnología, que indique de manera objetiva con qué cuenta la PyME, cuanto está dispuesta a invertir y todo lo requerido para la realización de cada actividad clave dentro de la organización, ya que si esto no se realiza correctamente, se pierde dinero y recursos.
La tecnología no trabaja por sí sola, necesita de su actualización e innovación para seguir siendo tecnología competitiva ya que ésta es la parte del éxito de la PyME. Se requiere de inversión continúa para seguir y mantener su crecimiento en el mercado, por medio de las estrategias PYME.
Toda PyME que desea tener éxito debe mantener una visión al futuro, hay realizar preguntas diariamente, como ¿qué espera el cliente?, ¿Cuál es su necesidad?, ¿qué se puede hacer para satisfacerlo?, con el avance de las tecnologías las exigencias de éstos cada vez son mayores y hay que estar preparados para responder estratégicamente a ello.
El objetivo de toda PyME es la satisfacción de sus clientes, ya que gracias a esto se puede estar casi seguro de que ese cliente volverá, el usuario final de hoy espera obtener en un producto o servicio la solución a sus necesidades, y la PYME debe estar preparada para ofrecerle esa solución.
Toda PyME que quiera crecer, ser competitiva, debe ser sensible al entorno tan cambiante al cual se enfrentará, debe estar preparada a las necesidades cambiantes del mercado. Ello implica ser sagaz en el desarrollo de estrategias y tomar el constante cambio como una oportunidad de la cual obtener ventaja sobre los competidores. Muchas organizaciones han recaído en este agotador esfuerzo, y muchas han realizado alianzas inimaginables todo para poder soportar las necesidades cambiantes, y de ello han resultado monstruosas corporaciones.
Para poder cumplir con los requisitos de los clientes, se requiere de conocimientos profundos de los procesos de trabajo de la PyME. Todo empleado tiene que disponer de técnicas especiales y en muchos casos disponer de medios específicos como gráficas, control estadístico de procesos, diseño y otros.
Calidad, certificaciones internacionales, hoy son una necesidad PyME si se quiere llegar a ser una organización reconocida mundialmente y ser líder en el mercado, el cliente se va cada vez con mayor facilidad hacía las PyME que se encuentran con certificaciones de ISO9000 y otras. Ya que estas certificaciones no garantizan que el servicio o producto no presentará fallas, pero sí muestran que la compañía tiene la documentación necesaria, que pasó por auditorías estrictas, y por lo tanto, aumentan las probabilidades de que el producto o servicio cumpla con los requisitos de los clientes.
Es muy importante tener conocimiento sobre el sistema financiero en una PyME, realizar revisiones sobre los costes entre actividades productivas y administrativas, toda PyME sobresaliente cuenta con un sistema para calcular su precio de desperdicio. Ya que sin un sistema de esta índole la organización no se sabrá a ciencia cierta el monto de las pérdidas, ni sus causas. El conocimiento de las economías nacionales de los clientes y proveedores son imprescindibles en esta época de globalización. El desconocimiento de ello implica una toma de decisiones basada en supuestos provocando con ello fatales errores lo cual provocaría grandes costos y pérdidas para la PyME.
Cabe mencionar que nada de lo anterior podría suceder sin la gran colaboración del recurso humano, es la parte más compleja de manejar en una PyME, sin las personas ninguna tecnología, ningún recurso podría tener resultados. Hay que mantener un ambiente de respeto y apreciación en la organización por las personas que colaboran en el logro de objetivos de la entidad, impulsando a éstos en el trabajo colaborativo, inculcando siempre relaciones honestas, mejora continua y el interés en las actividades de la organización.
El mantener en circulación la información dentro de las organizaciones.
- Aumentar la productividad.
- Disminuir costes.
- Mantenerse en mejora continua.
- Calidad total.
Son sólo algunos de los objetivos de las organizaciones por las cuales se aplica la tecnología en sus procesos y actividades. La competitividad entre organizaciones día a día crece cada vez más y si no se está a la altura del contrincante, se fracasa.
La aplicación correcta de la tecnología es ineludible. En la actualidad existen muchos métodos e innovaciones tecnológicas, también hay mucha presión para utilizar lo último en telefonía, computación, robótica, administración integral, etc.
Antes de contemplar la inversión en tecnología los directivos y ejecutivos, deben de realizar y planear un análisis exhaustivo de ventajas, desventajas, necesidades, costes, recursos a incorporar en la organización.
Para que la tecnología pueda ofrecer oportunidades de competitividad en la PyME, se necesita reconocer el grado de madurez del sector donde se pretenda aplicar. El éxito de la industria no sólo depende de que la tecnología que se maneje sea emergente, ya que esto puede resultar contraproducente, aunque la tecnología de un pequeño impacto en la organización, si no se maneja adecuadamente puede cambiar totalmente el rendimiento de los procesos y las actividades, causando con ello pérdidas que la PyME nunca se imaginó.
Es por ello que existen diversas metodologías para la incorporación de la tecnología en las PYME.
Conclusión
¿Qué si la inversión en tecnología asegura el éxito PyME?, NO, la tecnología es un recurso que se conjuga con los demás para llegar a obtener resultados favorables en la organización.
Es cierto, que la tecnología hoy en día es muy importante, pero más importante es aún la estrategia a la cuál esta apoyará. Los recursos tecnológicos contribuyen a la competitividad y también ofrecen muchas ventajas, pero no lo son todo. En una organización sana la presencia de una cultura PyME positiva y pro-activa tiene mejores resultados que la PyME mejor especializada en tecnología y con falta de cultura PyME.
Mantener una buena dirección, adaptarse a los cambios, saber distinguir las oportunidades de desarrollo, la tecnología, el recurso humano, dialogar, trabajar en equipo, son solo algunas cosas que involucran el éxito PyME.
La actualización e innovación de la tecnología en el recurso humano, en los procesos, en las funciones, tecnología de información, de comunicación, de entrenamiento, investigación de motivaciones (por mencionar algunas tecnologías), debe de ser constante para mantenerse en la competencia, ello requiere de un gran esfuerzo por parte de toda la organización. El éxito PyME debe de ser diario, debe ser personal, grupal, familiar, y todo lo que involucre un esfuerzo para lograr un propósito.
Manuel Ballester
Socio Director Área de Consultoría, Auren
Vicepresidente Academia Mexicana Ciencia Sistemas
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