Comunicaciones unificadas: ¿qué deben contemplar?

Las comunicaciones son fundamentales para el éxito de las empresas. En los negocios, el éxito depende de la información rápida, precisa y confiable, ya que un mensaje perdido puede significar errores, retrasos, o peor, la pérdida de un cliente.
Mucho del éxito de un negocio consiste en poner las piezas correctas para tener un rompecabezas eficiente, en el que cada parte juegue su papel en la obtención de ganancias. Las comunicaciones, por ejemplo, son la piedra angular de la relación con clientes, proveedores y empleados. Con el sistema de teléfono adecuado para cada negocio  las operaciones se hacen ágiles, se  aumenta la productividad y se ahorra tiempo y dinero.
Un sistema telefónico de oficina normal no cumplirá con las demandas de los profesionales ocupados que se comunican desde varias ubicaciones a través de teléfono fijo, teléfono móvil, correo de voz, correo electrónico, mensajería instantánea y conferencias web. En estos casos, lo que se necesita es un sistema que unifica estas comunicaciones; así, la información crítica puede fluir sin problemas en todos los medios, (teléfonos, computadoras, ubicaciones y dispositivos digitales), sin importar en qué parte del mundo estén.
Un sistema de teléfono empresarial que unifica los medios por los que la empresa se comunica, elegido de manera errónea, puede minar el ingreso de la compañía y ser complicado de implementar. La ventaja de un sistema de comunicaciones unificadas (CU) es la facilidad de administración y el  uso intuitivo sin importar cuántas oficinas o empleados se tenga, ni cuán grandes o limitados sean sus recursos de TI.
Estas son las principales características que debe tener todo sistema de CU  para ser un verdadero factor de productividad en su empresa:

Movilidad: la flexibilidad en los espacios de trabajo puede ayudar a la productividad, si tienes el sistema de comunicación adecuado. El sistema de CU deberá ser una extensión de los teléfonos inteligentes y tabletas, para que los empleados puedan hacer transferencias de documentos, teleconferencias y llamadas de video sin importar dónde estén.
Bajo impacto en la infraestructura TI: las CU no deben consumir una gran cantidad de recursos. Ni tener una plantilla de ingenieros altamente especializados que den mantenimiento constante. En ocasiones, los sistemas requieren grandes inversiones al necesitar más hardware y uno o dos ingenieros con cientos de certificaciones que son necesarias para tareas que deben ser tan simples en la práctica, como dar de alta a un nuevo cliente.
Bussines inteligence integrado: en la práctica, los sistemas de CU deben tener una comprensión más amplia del negocio para ayudar a tomar las mejores decisiones en el menor tiempo. Una integración de software Customer Relationship Management (CRM) o Enterprise Resource Planer (ERP) puede ayudar a lograr estas decisiones en beneficio del negocio.
Transcripción y grabado de llamadas y fax: la captura y procesamiento de la información son aspectos clave de las empresas. Los sistemas de CU deben tener capacidades de grabación de llamadas, así como la transcripción automática de mensajes de voz integrados con el correo electrónico del usuario.
Múltiples locaciones: los sistemas deben estar listos para unir un número ilimitado de ubicaciones, sitios remotos, trabajadores y dispositivos móviles ¿Lo mejor de todo?: todos estos puntos de presencia aparecen dentro de una única interfaz de gestión como un sistema unificado.
Ya sea que se elija una instalación en el sitio o alojado en la nube, los sistemas de comunicaciones unificadas le ayudarán a disminuir gastos de instalación y mantenimiento, mientras permiten una comunicación efectiva con sus proveedores, clientes y empleados, sin importar dónde estén.
Por Rafael Fernández Corro, gerente regional de ShoreTel para América Latina
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