En tiempos de economía estancada uno de los principales desafíos dentro de las empresas, en especial de las áreas administrativas, es generar valor para el negocio manteniendo el control de sus costos.
Este es un ejercicio que necesita ser realizado por buena parte de las compañías latinoamericanas para que ellas sigan competitivas en el mercado en el que actúan. Sin embargo, en muchas ocasiones, más que minimizar gastos el punto de giro es identificar ganancias ocultas en la operación, evitando desperdicio innecesario de recursos financieros. En este punto, ¿usted sabe decir si su empresa está gastando más dinero del que necesita en su gestión?
Internamente, áreas como Cuentas a Pagar, Cuentas por Cobrar y el Departamento de Recursos Humanos (RRHH), son responsables de procesar buena parte de las transacciones con fuerte impacto financiero en las empresas y, por eso, merecen mucha atención por parte de los gestores.
Para suavizar los gastos innecesarios es fundamental un control detallado para lograr identificar por donde la empresa puede estar perdiendo el dinero. En este proceso, las causas pueden ser diversas: como la falta de conocimiento de las reglas, posibles errores en el procesamiento de informaciones, cobros indebidos, datos obsoletos o controles ineficientes.
Es muy común encontrar pérdidas financieras vinculadas al Departamento de RRHH, por ejemplo, derivadas de pagos indebidos o fallas en la aplicación de las leyes laborales y acuerdos sindicales. Dicha situación puede ser más común en compañías que focalizan en el procesamiento de las rutinas administrativas y no analizan los datos generados. Dependiendo del tamaño de la empresa y del nivel de madurez de sus procesos, hay posibilidad de identificar ganancias ocultas de hasta US$ 250.000 dólares por año.
Hacer una gestión más eficiente de los gastos administrativos significa un aumento potencial en la generación de valor para las empresas. El alto volumen de transacciones financieras soportadas por procesos manuales y sin los debidos controles, genera mucho desperdicio financiero. Para identificar estos costos innecesarios es necesario hacer un trabajo profundo de investigación, involucrando todos los procesos administrativos y financieros, pero en general, hay tres pasos que las empresas pueden intentar hacer para encontrar las ganancias ocultas:
- Cree una rutina de gestión de valor
Es necesario que la empresa establezca criterios de evaluación de los datos generados por sus diferentes departamentos. Este trabajo necesita un equipo preparado para identificar patrones de análisis, encontrando los puntos que a menudo generan costos innecesarios.
El objetivo es corregir las fallas recurrentes y evitar que se repitan. Es fundamental que los datos generados sean transformados en informaciones relevantes para todas las áreas de la compañía.
- Revise sus procesos
No basta con hacer un análisis puntual para la reducción de costos. Es importante utilizar los inputs identificados para retroalimentar los procesos, haciendo el seguimiento sistemático de los datos para que estos costos no vuelvan a aumentar. Esta revisión debe centrarse en cuatro puntos: identificar errores en procesos, verificar posibles riesgos de fraudes, revisar políticas y normas de la empresa y crear mecanismos de control para medir la efectividad de las acciones tomadas.
- Identifique oportunidades de automatización
Por más que los procesos estén estandarizados, algunos análisis son muy difíciles de realizar en el día a día, ya que el volumen de datos trabajados en algunas empresas es muy alto. Imagine, por ejemplo, el esfuerzo de conferir una factura de plan de salud de una empresa con 10 mil empleados.
En estos casos, vale la pena invertir en tecnologías para realizar análisis rutinarios. Entre ellas, se puede pensar en una herramienta de Analytics, que permite crear paneles de indicadores para ayudar a monitorear los costos involucrados. Además, muchas empresas utilizan herramientas de RPA (Robotic Process Automation), que utilizan software de robotización para automatizar las actividades de análisis y consolidación de datos. Este recurso se muestra muy eficaz en las rutinas operativas, liberando a los profesionales para ser más consultivos al negocio de la compañía.
Con estas acciones enfocadas en la identificación de posibles fugas de recursos y reducción de costos, las áreas administrativas dejan de actuar apenas como áreas operativas, pasando a tener un papel más estratégico y proactivo en el análisis de datos, trayendo insights que permitan optimizar ganancias – hasta entonces ocultos – que benefician, además del propio departamento, a la empresa como un todo.
Jorge Fernando Bayá, Director Regional General para Mercado Internacional de TOTVS
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