Mucho se ha hablado de Transformación digital y de los procesos por los cuales las compañías atraviesan a la hora de volverse “más digitales”. Sin embargo, está claro que aún para muchas empresas el término digitalización hace más referencia a “escanear” documentos a través de un multifuncional, sin estar asociado necesariamente a una mejora en procesos e impacto comercial, razón por la cual a la hora de invertir en tecnología muchos negocios aún se retraen por su desconocimiento o por el temor de que la inversión que van a realizar será muy costosa.
Bajo este contexto y de cara a las tendencias tecnológicas de 2019, es sencillo resaltar algunas razones por las cuales se torna viable e impostergable poner manos a la obra sobre la digitalización:
- Incremento exponencial de Datos. Las organizaciones hoy interactúan con cantidades exponenciales de información que llega al negocio en muchos y diferentes formatos, así como de diferentes fuentes: correo electrónico, video, audio, chat web, mensajes de redes sociales, etc. que resultan en datos desestructurados y la mayoría de las veces desaprovechados. De acuerdo con IDC se estima que tan solo para el 2021 el aumento de datos
- Competitividad. Contar con la información digitalizada es el primer paso ineludible en la transformación digital, al digitalizar datos que impulsan procesos empresariales logrando con ello que nuestros documentos ahora formen parte de flujos de trabajo y por lo tanto la empresa se vuelva más competitiva, eficiente y amigable con el medio ambiente al reducir el uso de papel.
- Colaboración y Productividad. Un estudio reciente de IDC revela que las empresas que decidieron migrar a la digitalización para transformar un documento físico en digital experimentaron mejoras en búsquedas de datos al interior de la organización hasta en un 35%, eliminando así barreras de productividad, errores y tiempos de ejecución de tareas diarias.
- Seguridad de Información. Con la digitalización de documentos, la administración, captura y extracción de la información se vuelve una labor más fácil que permite a los equipos de trabajo ser más eficientes en su labor diaria, además de que las empresas pueden establecer e implementar niveles de seguridad para el acceso a los datos dependiendo de la jerarquía del personal al interior de la misma.
- Gobiernos Digitales. Para el sector gubernamental, por su parte, será un tema de primer orden dada la publicación de la Ley General de Archivos y que entrará en vigor en Junio de 2019, la cual establece el uso y aprovechamiento de tecnologías para organizar y regular el funcionamiento de los sistemas institucionales de archivos a fin de que actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos; y de aquella que por su contenido sea de interés público.
Si tomamos en cuenta que el activo más valioso de una empresa es la información y los datos que de ella se generan, podemos entender entonces el alto valor que tiene para una compañía pensar en un proceso de digitalización no como una compra de software y hardware, sino más bien como una inversión estratégica que aportará valor y diferenciadores en el trabajo diario.
Los proyectos de transformación digital han demostrado que inevitablemente brindan ventajas en la automatización y optimización de flujos de trabajo a todos aquellos negocios que los implementan, lo que resulta en una mayor eficiencia y productividad de las transacciones comerciales.
De acuerdo con el Estudio de Transformación Digital de Quocirca, los principales impulsores para la captura de información son la capacidad de búsqueda mejorada, el almacenamiento físico reducido y la capacidad de compartir mejorada. El documento también agrega que las organizaciones que han digitalizado varios procesos comerciales ya están cosechando beneficios de productividad y ahorro de costos, además de disfrutar de una mejor retención de clientes y mejores niveles de compromiso de los empleados.
Bajo esto argumentos, las empresas pueden empezar a considerar entrar en la 4a revolución llamada Transformación Digital y no morir en el intento, ya que vemos importantes razones por las cuales pueden estar seguros que si inversión retornará en grandes beneficios.
Con la transformación digital, nunca se sabe lo que viene a continuación. El éxito requiere flexibilidad, imaginación y socios de negocio especializados en este tema que brinden soluciones a las necesidades de cada cliente y acordes al tipo de empresa de la que se trate para así lograr transformar flujos de trabajo de papel a digital.
Fernando Aldana, Director de ventas Alaris México.
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