Las reuniones de trabajo son una oportunidad para conocer el status de las operaciones de la empresa, identificar conflictos y poder solucionarlos antes de que alteren los proyectos; sin embargo, las juntas pueden llegar a convertirse en una pesadilla si no se cuenta con una estrategia adecuada.
Según Atlassian, la firma de software, los gerentes a menudo utilizan las juntas para sentirse ocupados, sin obtener nada en concreto al finalizarlas. Incluso, el 47% de los trabajadores se quejan de que las reuniones son una pérdida de tiempo.
Datos de la empresa Expandiendo confirman que los llamados ‘updates’ improductivos pueden costarle a las empresas hasta 700 mil pesos anuales, debido a que en ellos intervienen directores, gerentes y empleados de alto rango.
“Las empresas deben comenzar a pensar en la mejor manera de optimizar el tiempo, hoy en día se pueden apoyar de miles de herramientas tecnológicas y técnicas para acortar las juntas. Por lo que el uso de minutas es una manera tradicional muy efectiva de eliminar los tiempos ‘muertos’ y visualizar todos los temas”, explica Karina Navarro, Quality Assurance Manager de Kokatu.com, plataforma dedicada a encontrar espacios de trabajo, con más de 1700 opciones en 44 ciudades.
Hacer una minuta sobre los temas que se hablaron, los problemas que se trataron o los resultados que se comunicaron, asegurará que el personal se entere y realice sus deberes, aunque no hayan estado presentes en la junta.
De acuerdo con Kokatu.com, estos son cuatro puntos esenciales para hacer una minuta exitosa para la reunión:
- Cuidar los datos
Si el propósito de la minuta es mantener el orden, se debe de elaborar un registro de la fecha, hora, lugar, tipo de reunión, área, participantes, nombre de la persona que moderó o dirigió la reunión, si es mensual, semanal, si se trata de un tema en específico o la continuación de algún proyecto; de esta manera se evitará sesgos de información y el documento será fácil de retomar.
Si asiste a la reunión un gran número de personas, se puede utilizar formularios para que todos los participantes firmen y luego se adjunten a la versión final de las actas de la reunión.
- Proponer una agenda
Previo a la junta, es necesario que se reúnan los responsables para desarrollar los puntos que se tocaran los tiempos indicados para ésta. Es recomendable nombrar a una persona responsable de la minuta que registre los avances y tome el tiempo para cada parte tema, de esta manera fungirá como moderador y evitará que los involucrados caigan en repeticiones o retrasen otros asuntos.
El moderador debe tener un perfil extrovertido que se atreva a interrumpir y a silenciar a los participantes cuando el tiempo se termine entre cada tema.
- Seleccionar temas puntuales a discutir
Este punto trata de describir las acciones que se van a discutir dentro de la reunión. Si se incluyen temas que no son del todo imprescindibles o que se vuelvan repetitivos las juntas no avanzarán.
En este punto es crucial concentrar en el problema principal, colocar en la minuta si se llegó a un acuerdo con respecto al tema en cuestión, sino se pudo discutir en su totalidad se debe registrar, con el fin de que sea documentado para la próxima junta.
- Elaborar un plan con base en las conclusiones
Se debe registrar los procedimientos que se van a llevar a cabo, asignar responsabilidades y delegar como sea cada caso. Recordar el tiempo establecido para la ejecución de cada tarea y concluir el final de la reunión anotando la hora.
“Para esta parte existen muchas herramientas que pueden digitalizar la minuta, aplicaciones como Monday o Asana permiten registrar todas esas tareas. Incluso Google Calendar puede beneficiar a la planeación estableciendo recordatorios o asignando la fecha para la siguiente junta”, indica Navarro.
Finalmente, es de gran utilidad incluir un listado o esquema de las actividades pendientes que se hayan derivado de la reunión y que permita identificar claramente quién será el responsable de las mismas, sus plazos de entrega y sus avances.
De esta forma, la minuta servirá no sólo como un instrumento de registro de la reunión, sino también para darle el seguimiento adecuado en un futuro.
Redacción
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