Uno de los principales sectores importantes en PyMEs y autónomos es sin duda, la facturación. Llevar las cuentas sin errores y al día, es crucial para que el negocio funcione. Los fallos no están permitidos y estar al tanto de las novedades que el 2020 trae consigo en contabilidad es crucial para buenos resultados.
La contabilidad de pymes y autónomos es muy distinta a la que hace un particular, tanto mes a mes como en la presentación de impuesto. Esto ha generado muchos dolores de cabeza a muchos pequeños y medianos empresarios. Es más, por el simple hecho de ser autónomo se está obligado, no solo a presentar los impuestos trimestrales, sino también la renta anual, aun si no alcanzas el mínimo exigido por la Agencia Tributaria.
Es por ello que mantener actualizados los libros contables es primordial. En ellos hay que recopilar toda la información financiera de tu negocio y conservarlos a mano en caso de que se presente alguna inspección.
A partir de enero de 2020 llegan unas novedades que hay que conocer y que tienen como fin reforzar y concretar la posibilidad de que tanto los libros del IVA como los del IRPF sean claramente compatibles.
Pero ¿qué pasa si se comete algún error? Para hacer una modificación, porque errar es humano, solo tienes que hacer una anotación que permita reajustar el periodo trimestral de liquidación y así se presente todo actualizado.
Si eres un nuevo autónomo es posible que hayas conseguido algunos modelos de facturas con los que facturar a tus clientes, pero sentimos comunicarte que esto de la contabilidad de los pequeños empresarios va más allá.
Conceptos contables que todo autónomo debe conocer
Lo primero es estar familiarizado con los conceptosrelacionados con la contabilidad de empresas.
Hoy existen diversas herramientas que facilitan llevar la contabilidad de una pyme o un autónomo, y muchos se han aventurado a hacerlo por ellos mismos en lugar de contratar los servicios de un gestor o contable profesional.
Este es uno de los factores que con más motivo nos obligan a estar familiarizados con términos contables que vamos a necesitar en cualquier momento o que alguna de estas herramientas puede hablar de ellos. No importa si eres un nuevo autónomo o si llevas tiempo y has decidido hacerte cargo de tus libros contables. Estos términos deben formar parte de tu vocabulario:
– Activo. Este término se refiere a los bienes que posee la empresa. Por ejemplo, maquinarias, herramientas o inversiones varias.
– Pasivo. La financiación de la empresa. Puede ser una inversión que se ha financiado de alguna manera.
– Fondos propios.La parte que hayas financiado con tu propio dinero, sin necesidad de ayudas externas, es lo que se conoce como fondos propios.
– Patrimonio neto.Aunque muchos lo confunden con el de fondos propios, este concepto es más amplio pues engloba subvenciones, donaciones, legados y otros ajustes contables.
– Financiación ajena.Las deudas contraídas bien sean a los bancos, a Hacienda, a la Seguridad Social o a los proveedores.
– Ingresos.
– Gastos.
– Pérdidas y ganancias.Suele englobar todo un ejercicio recogiendo todas las entradas y salidas de dinero.
– Memoria. Un documento en el que se anotan aclaraciones y detalles para comprender la situación financiera de la empresa.
– Cuentas anuales.
– Fondo de maniobra.Es la parte de financiación de la empresa a largo plazo y una proporción de las de corto plazo. De este modo se pretende no desprenderse de dinero de inversiones a largo plazo para solventar deudas de corto plazo.
– Balance de situación y de comprobación.El primero es útil para determinar la situación del patrimonio de la empresa en un momento determinado y cómo se ha financiado. El segundo balance, el de comprobación, tan solo es un documento con el que tener datos fieles y reales que te den garantía de que el registro de hechos económicos que se ha llevado a cabo durante todo el año se ha hecho correctamente.
– Flujos de efectivo.Un estado para llevar control de dónde viene el dinero y hacia dónde se destina.
Aunque hay más términos relacionados con la contabilidad de un profesional o empresa, con que conozcas estos estarás más que preparado para llevar las cuentas de tu negocio por ti mismo.
Las claves a tener en cuenta con la contabilidad del 2020
No hay duda de que el 2020 se ha presentado un tanto extraño, con situaciones inesperadas que han afectado a la economía. No obstante, las novedades en contabilidad siguen llegando como si nada hubiera pasado. Por ello, debes conocer las 5 claves más importantes en contabilidad para el año 2020. ¡Los errores no están permitidos!
Clave 1. Contabilidad sí o sí
Cuando éramos trabajadores por cuenta ajena queríamos serlo por propia, sin recordar lo tedioso de llevar nuestra contabilidad. Gracias a Internet, hoy día contamos con herramientas como Holded que nos facilitan mucho la vida.
La clave número 1 es que debes llevar tu contabilidad sí o sí. Tienes que hacerlo de manera ordenada de modo que se pueda seguir el orden cronológico de todas tus operaciones y efectuar balances e inventarios. Y por supuesto, siempre tienes que conservar estos datos, pues nunca sabes cuándo Agencia Tributaria o el Ministerio de Trabajo puede sorprenderte.
Clave 2. Libros de IRPF y libros contables
Una de las novedades y claves de contabilidad del 2020 es que tienes que incluir el NIF de la contraparte en todas las operaciones que realices. Tanto en los libros de ventas e ingresos como en el de compras y gastos.
También tendrás que anotar el importe que corresponde al IRPF en los libros contables y en el de ventas e ingresos.
En el libro de compras y gastos ahora hay que añadir el precio total, el gasto deducible y la información sobre retenciones si procede.
Clave 3. Plazos
Tras el primer año de los autónomos, hay plazos en los que realizar las anotaciones ya que antes de que venza el plazo de presentación de pagos fraccionados es necesario que todas las anotaciones registrales estén hechas.
Y si hablamos de operaciones sin factura, hay 7 días para reflejarlas en la contabilidad. Y en lo que tiene que ver con facturas recibidas siempre se anotarán por orden de fecha y en el periodo en el que se vayan a deducir.
Clave 4. La estimación
Dependiendo del tipo de estimación en el que estés, tendrás que tener en cuenta unos u otros factores.
Por ejemplo, en la estimación directa simplificada, tienes la obligación de llevar los libros de ventas e ingresos, de compras y gastos y los de bienes de inversión.
En el caso de que tributes en estimación objetiva, tendrás que tener actualizado el libro de registro de bienes de inversión siempre que vayas a hacer deducciones sobre alguna amortización y el de ventas e ingresos al calcular el rendimiento neto de tu actividad.
Clave 5. Sistema de tributación IRPF
Estas novedades no afectarán del mismo modo a todos los autónomos, pues dependiendo del sistema de tributación del IRPF en el que tribute cada uno de ellos, contará con un sistema u otro. Pues bien, en el Régimen de Estimación Directa, bien sea normal o simplificada, todas estas novedades afectarán sin importar si tu actividad es profesional o empresarial.
En el caso del Régimen de Estimación Objetiva, estos cambios solo afectarán si deduces amortizaciones y deberán quedar reflejadas en el libro de registro de bienes de inversión.
Estar al tanto de todos los cambios y modificaciones en la contabilidad de los autónomos es crucial para mantener nuestros libros al día y tener las cuentas claras con Hacienda. ¿Cómo puedes lograrlo?
- Usa herramientas que te faciliten la contabilidad. En la red podemos encontrar herramientas muy útiles, sencillas de usar y de bajo coste que llevarán nuestra contabilidad de manera casi automática en cuanto nosotros introduzcamos datos.
- No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.Dejar para el último momento la introducción de datos, ya sean gastos o ingresos nunca es buena idea. Podemos obviar detalles que luego nos ocasionarían problemas. Lo mejor es introducir cada dato en el momento en que se realiza, así siempre se mantendrá todo al día.
- Contar con ayuda. Si crees que lo de llevar la contabilidad de tu negocio te queda muy grande, siempre puedes contar con la ayuda de profesionales que te tengan al día tus libros y tus presentaciones de impuestos.
Los profesionales del sector auguran que las pequeñas modificaciones llevadas a cabo no son más que el principio de algunas otras que están por venir. No bajes la guardia y mantente al día con todas ellas.
Autor: Italo Viale es Co-fundador de Outreach Humans, agencia especializada en performance SEO para compañías de software B2B. También co-fundador de Topagencias – un marketplace B2B que une a las mejores agencias con los mejores proyectos.
Contacto: Linkedin
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