Lo que no se mide, no se puede mejorar dice el dicho empresarial; un tema fundamental cuando se trata de un negocio es la reducción de gastos, que permite una estabilidad económica y el rendimiento financiero, lo que se convierte a través del tiempo en una cultura al interior de las empresas.
Aunque parezca sencillo, no siempre resulta fácil prescindir de compras, egresos y consumos, por lo cual la firma Rindegastos comparte los siguientes gastos que impactan en las PyMEs
1. Gastos duplicados: además de ser altamente susceptibles de generar un fraude, proyectan una mala regulación de los recursos y se presentan por una falta de orden administrativo. Suelen comprometer cantidades importantes de dinero por descuidos u omisiones y sus riesgos incluyen pérdidas parciales o totales. Digitalizar los procesos contables a través de herramientas como Rindegastos, elimina de tajo los gastos duplicados y otros errores manuales que surgen de manera recurrente con el manejo de plantillas, soportes y facturas.
2. Recursos provenientes de un uso indiscriminado de la caja chica: las sumas que se toman de la caja chica suelen estar destinadas para emergencias como pagos inmediatos o cumplimiento de abonos, por lo que recurrir a este dinero para compromisos con una implicación contable pueden dar lugar a imprecisiones en los resultados financieros mensuales y provocar confusiones en el manejo del capital.
3. Multas económicas: además de dedicar una parte del presupuesto que no estaba contemplada, las sanciones afectan la reputación de una compañía y suelen conducir a imposiciones de carácter legal, generalmente provenientes de instituciones bancarias, gubernamentales y de seguridad pública, que resultan en más aportes imprevistos a corto y mediano plazo.
4. Comisiones innecesarias: Los intereses corrientes o por morosidad son el mejor ejemplo de este tipo de gastos y se les atribuye a amortizaciones generadas por servicios crediticios. Lo ideal en este caso no es prescindir del endeudamiento, el cual es necesario para el crecimiento de muchas empresas, sino saber identificar los montos extra que surgirán producto de una amortización poco conveniente para evitarlos e incluso recuperar o compensar los fondos invertidos.
5. Pagos excesivos a proveedores o servicios: es importante reconocer cuando el pago a proveedores, intermediarios o servicios dejan de ser egresos indispensables para convertirse en gastos sobrantes o redundantes. Por ello, es clave recurrir a los balances generales para evaluar si esos gastos se pueden recortar, o bien, hacer una selección justa entre distintos precios del mercado, tipos de servicio y proveedores que sean más rentables a largo plazo.
Una de las herramientas infalibles para mantener los gastos innecesarios bajo control es la digitalización. “Prevenir las salidas de dinero indeseables es hoy más fácil para cualquier empresa gracias al despliegue de plataformas y aplicaciones que reducen ese trabajo a través de tecnología contable que pueden reconocer errores, limitar compras, automatizar pagos, pero sobre todo ayudar a diseñar y llevar presupuestos de acuerdo a las necesidades exclusivas y el contexto financiero de cada empresa”, comenta Puga.
De acuerdo con Ariel Puga, Vicepresidente de ventas corporativas en Rindegastos para Latinoamérica, “los gastos innecesarios se pueden identificar porque se ven como una opción para satisfacer necesidades vacías, a través de una mala regulación y calendarización en los balances de consumo, extendiéndose gradualmente por todas las áreas de una empresa hasta que se hace difícil erradicarlos”.
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