En noviembre pasado, la Comisión Nacional para la Defensa de los Usuarios de los Servicios Financieros (Condusef) publicó una lista de los errores más comunes entre los empresarios de las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs).
A continuación te presentamos los 10 errores más comunes que terminan con la vida de las PYMES:
AUSENCIA DE UNA CULTURA EMPRESARIAL: La mayoría de las PYMES pocas veces se plantean cuál es su misión, visión y valores. Son empresas que no se cuestionan ¿por qué existen como organización?, ¿por qué nos compran los clientes?, ¿cuál es nuestro propósito?, ¿cuáles son nuestros valores? El no plantearse lo anterior y mucho menos, no tener una respuesta al respecto, envía mensajes confusos a clientes, proveedores y empleados sobre quién eres como empresa y hacia dónde te diriges.
FALTA DE ANÁLISIS ESTRATÉGICO: Muchas PYMES inician actividades o abordan el mercado con lo que creen que necesitan y no con lo que requieren en realidad. Ignoran oportunidades que pueden aprovechar, como por ejemplo simplificación de trámites o eliminación de aranceles, y pasar por alto aspectos que pueden acabar con ellos como, mayor competencia, productos innovadores, escasez de mano de obra calificada o dificultades para hacerse de materias primas.
Un buen ejercicio consiste en cuestionarte cosas como ¿qué necesidad satisface mi producto o servicio?, ¿qué ofrece mi producto o servicio?, ¿es único o especial?, ¿qué hará mi producto o servicio por mis clientes?, ¿qué no hará?, ¿qué podrá hacer después, que no está haciendo ahora?
También es importante investigar el perfil de tu mercado y de tus consumidores con preguntas como ¿dónde están mis clientes?, ¿de dónde vienen?, ¿cuál es su ingreso?, ¿cómo compran?, ¿a qué precio?, ¿en qué cantidad?, ¿cuándo compran?, ¿quiénes son mis competidores?, ¿en dónde están?, ¿qué tan fuertes son? y ¿hay lugar para más competidores?, sin olvidar el tema de los riesgos que puede enfrentar tu empresa.
MALA ADMINISTRACIÓN: La mala administración del negocio es una de las causas principales del fracaso de las Pymes. Muchas empresas surgen de una corazonada más que de un conocimiento significativo del negocio y sus características.
Además, también es común que los propietarios se sientan con los conocimientos suficientes en todas las áreas del negocio, y eviten cualquier insinuación de asesoría o apoyo.
Ante este panorama, la capacitación en administración se presenta como esa plataforma que requieren muchas Pymes para competir no sólo en el mercado doméstico, sino también para mirar hacia el exterior.
INCOMPETENCIA PERSONAL: Son muchas las empresas que fracasan debido a la incompetencia del dueño para llevar las riendas de un negocio. Para evitarlo un buen consejo es recurrir a los famosos simuladores de negocios que te ayudarán a evaluar qué tan preparada estás para dar el gran salto de empleada a empresaria.
La Secretaría de Economía en su página web, www.economia.gob.mx , a través de Contacto PYME www.contactopyme.gob.mx e instituciones como Nacional Financiera cuentan con información interesante, “nuevos emprendedores”. Es recomendable capacitarte, conocer a fondo tu producto, estar siempre al pendiente de tus clientes y mantenerte alerta a los cambios del mercado. Sólo así lograrás sobresalir en un entorno de negocios.
CREERSE TODÓLOGO: Otro error común de quien incursiona en los negocios es jugar a ser “todólogo” por demasiado tiempo, ya que resta a la empresa la oportunidad de crecer a partir de una falta o ausencia de pensamiento estratégico de su dueño o director general.
Por supuesto que muchas empresas empiezan así, siendo empresas de un solo hombre, pero el error está en seguir así al paso del tiempo. “Lo barato sale caro” el no contar con la gente adecuada y asumir que todo lo haces tú puede ocasionar más problemas que ahorros.
Lo ideal es que en la primera oportunidad contrates al personal que necesitas para contabilidad, producción, ventas, recepción, logística, etcétera, lo que te ayudará a enfocar tus energías a la memoria de tu negocio, detectar las oportunidades y aprovecharlas en su momento.
MALA PREVISIÓN FINANCIERA: Con más frecuencia de lo que se cree, los empresarios caen en la trampa de la mala planeación financiera porque no determinaron con anticipación los fondos necesarios para poner en marcha la empresa y cómo van a obtener el capital. Por ello, hay que definir previamente la estructura financiera de la empresa y hacer una previsión de su rentabilidad a mediano plazo.
No es aconsejable centrarse solamente en anticipar las inversiones de activo fijo. Contempla también los gastos de capital de trabajo y posibles gastos derivados de oportunidades que te brinda el mercado, como un descuento especial por pago anticipado o la compra de una remesa a precio de oferta.
ADQUIRIR DEUDA SIN PREVISIÓN: Es importante tener en cuenta que el crédito no siempre es la solución para la PYME. Es importante definir cuál es nuestro objetivo, cómo lo podemos lograr y si es con crédito o no, como lo vamos a lograr. Es necesario realizar y con disciplina dar seguimiento al presupuesto que realicemos.
Es aconsejable también definir si no hay otros mecanismos de financiamiento porque a veces lo que se requiere es capital (socios) y no crédito y si ésta es la opción, debe estar bien definido cómo se aprovechara y qué consecuencias tendrá, en cada caso.
CENTRALIZAR EL PODER: Se estima que por cada seis empresas que se crean en primera generación, sólo una llegará a la tercera generación, es decir que difícilmente una empresa creada ahora, va a ser administrada al paso del tiempo por los nietos.
Es aconsejable tomar en cuenta conflictos relacionados con la autoridad, el manejo de los recursos, los planes de compensación, el valor del trabajo y la sucesión que, sumados a cuestiones emocionales, hacen que la empresa familiar que no se administre adecuadamente pueda convertirse en un problema.
Se recomienda establecer reglas jurídicas y morales, para descentralizar el poder y buscar la profesionalización de la institución. Conseguir que la empresa tenga vida propia, que no dependa de una o dos personas y esto significa construir órganos de gobierno que garanticen la capacidad de los nuevos dueños conforme se vayan incorporando y la disposición de esos dueños a cuidar la empresa tanto como lo hizo el fundador.
AUSENCIA DE CONTROLES: Es importante tener medidas de control, de lo contrario tendrás fallas en la operación de tu organización. Hay que tener control de gastos, control de ventas, control de inventarios, control de producción etcétera. Así como tener al día los manuales de operación (por aquello de que se vaya un empleado llevándose consigo el capital intelectual) y toda la documentación de la empresa en regla.
FALTA DE PLANEACIÓN: Con frecuencia las PYMES no contemplan el tema de la planeación. Van solucionando las cosas según se presentan sin comprender que esta forma de trabajar limita por mucho el crecimiento de la empresa.
Las actividades de planeación indican qué se desea lograr en la empresa, y cómo se plantea alcanzarlo. Para ello debes contestar con sinceridad: ¿por qué creo que habrán de darse las ventas?, ¿qué elementos tengo para que esas ventas se den?, ¿la situación del mercado es ideal para lograrlo?, ¿es el momento adecuado para vender u ofrecer esos productos o servicios?
En caso de que te dediques a la manufactura también debes tener control de la producción: ¿de qué tamaño debe ser mi planta?, ¿cómo deberá estar distribuida?, ¿qué maquinaria y equipo requiero?, ¿cómo voy a afectar el medio ambiente, controlar los desperdicios, cuáles serán mis controles de calidad, qué manejo daré a los inventarios?
Cómo último punto, cabe añadir que los empresarios también deben adoptar una cultura más contemporánea en términos de tecnología. En el pasado las empresas utilizaba volantes para dar a conocer sus servicios, sin embargo hoy la gente, incluso el consumidor más simple en el sector más sencillo, también está buscando servicios y productos en Internet.
La adopción de una página en Internet; creación de cuentas en redes sociales como Twitter y Facebook; facturación digital; recepción de pagos en línea; publicidad en Internet; software para la administración del negocio como manejadores de clientes (CMR), contabilidad y otros más, son parte de la gama de opciones a considerar con el fin de recortar gastos en materia de personal y la unificación de servicios.
A pesar de que México es un país rezagado en términos de cultura digital, existen nuevos emprendedores que han comenzado a adoptar estas prácticas en sus negocios.
¿Por qué rezagado?
Existe una mayoría de PyMEs que no creen en Internet. Se mantienen trabajando bajo un viejo sistema de promoción y cultura empresarial. Esto no significa que no funcione, sin embargo, al funcionar y rechazar la incursión de nuevos modelos, se ve reflejado en un círculo vicioso que es un obstáculo para el desarrollo de otros sectores de los cuales requiere México para crecer a nivel internacional.
El conocer lo que la red ofrece es vital. Las tendencias de nuevas prácticas, negocios, productos y precios son compartidas día con día a través de la red, dotando de ventaja a aquellos que tienen acceso a ella.
Rogelio Arredondo
This article is copyrighted by International Business Times.
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