Controla la impresión indiscriminada de documentos

Mediante una herramienta de software Lexmark garantiza la disminución del desperdicio y la reducción de costos en la impresión de documentos

La aplicación PolicyPrint permite a las empresas de cualquier tamaño, definir y aplicar políticas de impresión específicas que limiten y regulen la actividad de impresión de cada empleado en aspectos tales como uso del color, cantidad de páginas y la naturaleza del documento a imprimir.

Con este software se garantiza el uso de las mejores prácticas así como la eliminación inmediata de cualquier tipo de desperdicio y perjuicio para el ambiente.

El software se encuentra disponible para los equipos de impresión láser de Lexmark con conectividad en red. Una de sus características importantes es su capacidad de informar a los empelados mediante avisos o alertas el costo de sus trabajos de impresión y les sugiere mejores prácticas tales como imprimir por ambos lados o descartar el uso del color cuando se trata de un documento borrador, así, cada vez que un empleado envía una orden de trabajo a la impresora, PolicyPrint actuará de inmediato para cuantificar su costo y comprobar si los parámetros seleccionados le son permitidos. 

De acuerdo con cálculos de Lexmark, esto permite reducir el gasto total de impresión en 750 dólares per cápita al año.

Para contar con esta aplicación el usuario no requiere realizar ningún tipo de cambio a nivel de hardware pues consiste en un agente invisible que se instala en cada computadora para registrar y evaluar el comportamiento de impresión de cada empleado a partir de normas predefinidas a criterio de la gerencia.

El sistema permite bloquear cualquier tipo de trabajo que sea incompatible con las reglas de impresión e indica al empleado las  modificaciones que deberá implementar para poder continuar con su impresión. Asimismo, puede incorporar lineamientos más precisos como la utilización de color en presentaciones sólo cuando se trata de la versión final, o bien, desaprobar la opción de color cuando se utilice fuera del horario normal de oficina.

Con PolicyPrint es posible por ejemplo, restringir el uso de color o limitar el la utilización de impresoras locales a empleados de áreas como manufactura o recursos humanos, a diferencia de los de mercadotecnia que si tienen permitido utilizar color aunque sólo en sus impresoras locales; en tanto que los directivos tienen autorización para utilizar ambos recursos. 

Elvira Mayén-Lugo