Nos quejamos de ellas, pero las reuniones tienen un propósito… O al menos deberían.
Hemos escrito antes sobre cómo prepararse exitosamente para una reunión, planificándola con antelación, asegurándose de que cada participante entienda su rol. Pero cuando llega el momento, una discusión productiva dependerá de lo que
suceda cuando todos estén juntos, sentados en la misma mesa o conectados de forma remota, desde sus dispositivos móviles.
Es responsabilidad del líder de la reunión marcar el tono y mantener la conversación fluyendo en la dirección correcta. Con las siguientes tácticas, es posible garantizar la mayor productividad del tiempo de todos los participantes:
- Crea una agenda y apégate a ella.
Antes de que la reunión empiece, escribe una lista de los temas a abordar, priorizando los más importantes, determinando el tiempo que se dedicará a cada uno y quién será el vocero. Apégate a este plan, te ayudará a mantener el ritmo de la reunión y a evitar las distracciones. Con ShoreTel Connect puedes crear la agenda, compartirla con los participantes y monitorear cada ítem en tiempo real durante la reunión.
- Fomenta la participación cerca y lejos.
Cuando una sola persona habla todo el tiempo, no es una reunión, es un sermón. Es necesario involucrar a las personas, llamándolas por su nombre y evitando que solo una domine la discusión. Presta especial atención a quienes participan de forma remota. Mientras que servicios como ShoreTel Connect proveen sonido y video de alta calidad, lo participantes necesitan seguir fácilmente lo que se está hablando, e incluso un poco más de motivación para participar activamente. Al final de la reunión, suma un espacio de preguntas y respuestas donde se puedan repasar los temas y abordar algo que haya quedado fuera de agenda.
- Sacude un poco las cosas.
Si las reuniones siempre son iguales, las personas se ajustan a la rutina. Para evitarlo, introduce algo fuera de lo común, como noticias de último momento –si alguno de los participantes consiguió un nuevo cliente, o si se alcanzó una meta importante- o cambia el orden en el que las personas participan. Muchas veces los que se integran de manera remota esperan hasta que todos los presentes físicamente hablen para participar, así que motívalos a intercambiar ideas en orden aleatorio.
- Diviértete. Sí, ¡diviértete!
Aunque quieras mantener las cosas en un nivel profesional, las reuniones no tienen que ser sobrias y aburridas. Mientras esperan para comenzar, pueden hablar sobre sus series favoritas o planes de fin de semana y, si la reunión es completamente presencial, pueden considerar traer algo de comer -como pizza- siempre que no se convierta en una distracción. Este tipo de gestos muestran consideración por el tiempo que los demás se han tomado para participar y hacen el ambiente más agradable. Reconocer el aspecto humano de las reuniones es la clave para tener asistentes enfocados y motivados y, en consecuencia, una reunión exitosa.
Por Rafael Fernández Corro. Director para Latinoamérica, ShoreTel
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