Independientemente del tipo de empresa que tengas (o quieras tener) es necesario que pongas especial atención al área de contabilidad, ya que se trata de la columna vertebral del negocio. Si tus números no están bien, ningún otro aspecto lo estará. Así que pon mucha atención, porque hoy te compartiremos algunas recomendaciones que debes tomar en cuenta para llevar tus registros contables de la mejor forma. Pero primero lo primero, ¿qué es un registro contable?
Registros contables: ¿qué son?
Los registros contables, también llamados libros contables, fungen como el soporte de contabilidad de una empresa. Es ahí donde se recopila, almacena y organiza toda la información de carácter financiero (durante un periodo de tiempo determinado) con el objetivo de tener un balance general de la compañía y así conocer su salud financiera. Existen diferentes tipos de registros contables, hay unos obligatorios y otros no obligatorios.
Registros obligatorios (exigidos por la ley):
- Libro diario: donde se registran las operaciones del día a día.
- Libro de inventarios y balances: donde se registra la actividad empresarial desde el principio hasta el final.
Registros no obligatorios (no exigidos por la ley, se realizan según las necesidades de cada empresa:
- Flujos de efectivo: donde se registran las entradas y salidas de capital de la empresa.
- Estado de resultados: donde se registran todo tipo de ingreso y egreso, contemplando facturas no pagadas, gastos fijos y deudas.
¿Cuáles son los beneficios de llevar un registro contable?
- Se tiene por escrito y de manera precisa todo tipo de movimiento financiero para evitar malentendidos, dudas y hasta juicios.
- Conoces a la perfección el dinero que entra y sale de la compañía, y así saber qué tan rentable es el negocio.
- Justifica decisiones como reinversión, apertura de nuevas sucursales y otro tipo de proyecto de crecimiento.
¿Qué debo tomar en cuenta al llevar mis registros contables?
Ser organizado
Quizás suene como un primer paso demasiado obvio, pero la mayor parte de los errores de contabilidad tienen que ver con una mala organización de la documentación. Así que recuerda que resulta imprescindible que reúnas todos tus documentos y empieces a separarlos en carpetas según su naturaleza (ya sea física o digitalmente). Haz carpetas de facturas, notas de crédito, pagos de servicios, recibos, etc. Otro consejo es que tengas una base de datos bien estructurada con la información de tus clientes y proveedores, esto te ayudará a tener más a la mano los datos y podrás cotejar todo mucho más rápido.
Implementar un software especializado
Ahora bien, no importa qué tan organizado seas tú o tu contador, la realidad es que de cualquier forma pueden beneficiarse de tener un sistema contable. Estos softwares te ayudan a automatizar todas las tareas de índole financiera, ahorrándote tiempo y recursos. Son programas que funcionan en la nube, lo cual significa que puedes acceder a la información desde cualquier lugar.
No dejarlo para después
Te sorprendería el margen de error que puedes llegar a tener por el simple hecho de olvidar ingresos y egresos “informales”. No importa qué tan pequeño o insignificante haya sido el movimiento, si pagaste un garrafón de agua, si tu tía te compró un producto en una comida familiar o si tu proveedor te hizo un descuento, ¡no procrastines y ve a registrar el movimiento de inmediato en tu sistema!
Cumplir con las obligaciones fiscales
Otro punto muy importante es estar al día con todas los requerimientos del SRI. Sin importar si tu empresa es grande o chica, nueva o antigua, vive en un espacio digital o físico, todas aquellas personas morales o físicas con actividad empresarial tienen que declarar sus impuestos. La buena noticia es que no tienes que ser un experto fiscal para cumplir con todo, los softwares contables como Contífico te generan facturas y reportes especiales para el SRI.
Dedicar tiempo a analizar tu balance
Es importante mencionar que ninguno de estos esfuerzos habrán valido la pena, el tiempo ni el esfuerzo si no sabes leer y mejorar tus registros contables. Al final de cada mes debes tomarte el tiempo de analizar tus libros y detenerte en los balances. Solo así sabrás de qué pata cojeas y podrás adoptar medidas para mejorar el siguiente mes.
¡Prueba un sistema contable y ve lo fácil que es tener tus registros contables en orden!
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